航天科技產業背景下固定資產投資項目檔案管理模式分析與探討

劉曼

摘 要：針對航天科技產業背景下固定資產投資項目檔案管理中存在問題，結合實際工作中的體會和思考，提出了相應問題的解決措施，探討最優管理模式，以期提高項目檔案管理水平，使項目檔案更好地服務于航天科研生產。

關鍵詞：航天科技產業；固定資產投資；檔案管理；科研生產

中圖分類號：F562.6 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.12.080

近年來，航天科技企事業單位為了拓展科研生產業務領域，提升本單位的科研生產能力和水平，加大了固定資產投資項目建設，新建、擴建和改建了許多科研、生產基地，由此產生了大量的固定資產投資項目檔案。而在航天科技產業背景下產生的這些固定資產投資項目檔案又與傳統的項目檔案有所不同，有其獨特的建設和歸檔方式。如何更好地管理這些檔案，使其發揮最大的效用，更好地服務于航天科研生產，是每一個航天檔案管理人員應該深入思考的問題。

1 癥結所在以及成因

要想解決工作中存在的問題，并逐漸向最優管理模式靠攏，必須先了解出現問題的原因。在航天產業背景下固定資產投資項目實施的過程中，由于投資規模大、實施進度緊、技術難點多、協調難度大、相關手續辦理過程復雜、項目驗收要求高等，導致項目檔案收集過程中存在以下問題。

1.1 重視項目建設，忽視項目檔案管理

項目檔案在項目立項階段就已經存在，它貫穿整個項目建設過程。但是，由于項目檔案不直接產生經濟效益，因此，項目立項后，項目主管單位一般會把全部的人手和精力集中到項目建設和實施中去，而忽視項目檔案管理工作的進行。往往項目已經開始實施，檔案部門還沒有得到項目建議書、初步設計和批復等相關前期文件，導致檔案人員在文件資料收集過程中無據可依，無法很好地履行監督、檢查和業務指導的職能。另外，項目管理人員和建設人員也不重視項目檔案管理，他們認為項目檔案可有可無的思想反映在行動中，就是忽視項目建設過程中的原始記錄、文件資料的收集、整理和歸檔，不僅使項目檔案的完整性、準確性和系統性受到影響，也使得項目檔案工作與項目建設不同步，相對滯后。

1.2 缺乏專業知識，業務水平不一

在工作過程中，檔案管理人員缺乏航天專業技術知識，項目歸檔人員缺乏基本的檔案知識，業務水平不一，導致資料收集不完整，歸檔質量低。

航天產業背景下產生的固定資產投資項目檔案是航天檔案的一種，具有很強的專業技術性。因此，除了檔案管理學知識以外，還要求檔案人員要掌握航天專業技術的一般知識，歸檔

購置過程。建設單位購置儀器設備，尤其是非標儀器設備之前，擬定的合同、技術協議等文件并不征求檔案部門的意見，常常會忽略對參建單位提出設計、調試類文件資料歸檔方面的要求，或是籠統地套用模板，并未根據項目的實施和建設情況提出符合實際情況的歸檔要求，使這些重要的約束性文件流于形式，無法發揮它的真正效用。項目參建單位更是只管趕進度，忽視或無視技術文件資料的收集和歸檔工作，臨到驗收前才匆忙歸檔，且其中有大量的無效文件，不僅給檔案人員的資料審查工作帶來了一定的困難，也嚴重影響了項目檔案工作進度。

2 構建項目檔案管理模式

隨著我國航天事業的飛速發展，航天科研生產能力和水平的不斷提高，給固定資產投資項目的檔案管理工作帶來了新的挑戰。針對當前形勢下暴露出的這些問題，結合筆者在實際工作中的經驗和體會，拋磚引玉，提出相應的解決措施，供同業者參考、交流，以便共同探索出最優的管理模式，使項目檔案更好地為航天科研生產服務。

2.1 加強溝通與交流，互相學習

要想贏得有關部門對項目檔案工作的重視，除了加大單位內部宣傳工作的力度，大力宣傳普及項目檔案工作各種規章制度外，還應該加強檔案人員與項目人員之間的溝通和交流。檔案人員應主動向項目人員了解項目建設內容、技術難點、技術成果，熟悉項目各階段招投標、評審、調試和驗收等相關要求，主動提供項目實施各階段需要歸檔的相關內容，定期了解資料收集情況；項目人員則應該將資料收集、積累過程中遇到的問題和困難通過項目例會等方式及時向檔案人員反應，共同尋求解決問題的最佳方法。在這個過程中，檔案人員逐步掌握了一定的航天專業技術知識，項目人員則對項目檔案工作有了更深的了解。只有這樣，項目檔案工作才能少走彎路，在和諧的工作氛圍中持續發展。

2.2 與實際情況相結合，力爭實現“四同步”

在實際工作中，項目檔案工作提前介入，注重檔案驗收標準與項目建設實際相結合，力爭項目檔案工作實現“四同步”。

為了改變項目檔案工作相對滯后的局面，檔案人員應轉變工作方式，提前介入項目檔案的收集、整理工作，通過向項目人員了解情況、查閱初步設計等前期文件、分析項目各部分之間的關系等方式，制訂項目歸檔清單。清單中對前期文件、“三同時”文件、物資管理、合同管理、工藝系統建設、設備儀器歸檔提出了具體的歸檔要求，并且明確項目歸檔單位、主管領導、歸檔責任人、歸檔時間節點，避免在歸檔過程中發生推諉扯皮的現象。將清單下發給相關單位及人員后，要及時跟蹤項目建設情況，了解歸檔工作難點，進行現場業務指導和培訓，并在規定的時間節點結合項目建設實際情況檢查、控制和考核文件資料的收集情況，力爭達到“項目計劃任務與提出項目歸檔要求同步”“檢查項目計劃進度與檢查項目檔案資料收集情況同步”“驗收、檢查項目成果與驗收檢定項目歸檔情況同步”“項目總結與項目歸檔資料齊備同步”的標準和要求。

2.3 將合同管理納入檔案管理

在落實具體工作時，要將項目設備儀器合同管理納入項目檔案管理中，在合同中明確列出儀器設備的歸檔條款，使其成為參建單位的“緊箍咒”。

為了保證項目資料完整、系統、翔實，項目建設單位與參建單位在設備儀器招投標和簽訂合同時，應結合檔案部門的意見，根據該設備儀器的具體技術要求、設計方案等相關內容，在合同或附件中設立專門條款，將參建單位在設備儀器交付驗收時需要提供的文件資料清單納入合同或附件中，并對文件資料的收集、整理、移交和歸檔提出具體的要求，從而明確參建單位在項目檔案工作中應承擔的責任。在項目建設過程中，項目人員也應定期監督和檢查參建單位的資料收集情況，發現問題及時與檔案部門解決，以確保原始記錄、文件資料的準確性、有效性和系統性。在設備儀器交付驗收階段，要嚴格按照雙方在合同或附件中約定的資料清單與檔案部門一起現場驗收，使這一“緊箍咒”充分發揮對參建單位的約束、規范作用，從而提高歸檔工作的效率和歸檔文件的質量。

2.4 推進預立卷信息化管理

在工作中，相關部門要大力推進預立卷信息化管理，加速項目檔案信息化建設，架起檔案人員與項目人員互通的“橋梁”。

檔案信息化建設是航天檔案工作適應社會信息化發展的必然選擇，也是全面提升航天檔案為航天科研生產以至社會服務能力不可或缺的手段。當前檔案信息化建設的主要內容包括檔案館數字化建設、文檔一體化管理、構建檔案工作信息網3個部分，而預立卷信息化管理既是檔案館數字化建設工作的一部分，也是構建檔案工作信息網工作的一部分。項目檔案人員應將預立卷文件信息實時錄入檔案管理系統，讓項目人員通過檔案信息網絡及時了解檔案工作的進度，同時，也為他們的資料收集、整理工作提供了示范。除此之外，這些信息化后的項目文件資料、信息也可以及時提供給有需要的科研人員，做到項目建設與文件資料收集、文件資料信息的同步、共享。

3 結束語

航天科技產業背景下的固定資產投資項目檔案是航天檔案的重要組成部分，它從一個側面反映了我國航天科技產業的現狀和發展歷程，對國家和航天科技企事業單位有非常重要的參考使用價值，同時，在項目投產后運行、維修、管理、改擴建等工作中發揮著舉足輕重的作用。因此，各航天科技企事業單位應適時轉變思想和管理模式，結合項目建設特點，探索出一條既與項目建設特點相適應，又適合本單位實際情況的固定資產投資項目檔案管理模式，并不斷優化，使項目檔案這一無形資產的效用最大化，更好地為航天科技產業服務。

參考文獻

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〔編輯：白潔〕