從人力資源角度出發，淺析秘書的勸諫工作

郝婉琪??

摘要：勸諫是秘書的一項重要職能，作為一名合格的秘書，應該正確認識自己的職責，提高工作能力。在完成基本工作的同時也應該將勸諫視為自己的職責，幫助領導科學決策，完善工作，避免失誤。

關鍵詞：秘書 勸諫 人力資源

中圖分類號：C931文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）11-0181-01

一、秘書與勸諫

中國自古就有諫官制度，諫官以匡諫為己任，不計較個人利益，忠諫直言，剛直不阿。歷史上有名的諫臣有魏征、晏子。在現代社會中，作為服務領導的秘書，我們仍然要履行勸諫這一基本職能，積極發揮參謀作用。

（一）勸諫的原因

1.秘書有勸諫的責任

首先“勸諫是秘書的重要職責”。秘書的職責決定了秘書在工作中發現領導的工作出現失誤但領導自己沒有發現時，要秉著負責任的態度指出來，并告訴領導，避免產生不良后果。其次，一個稱職的、優秀的秘書，杰出的秘書，應該具有強烈的職業精神。不僅體現在平時的工作中，更要在領導的決策出現失誤和缺漏時，及時勸諫。爭取在最短的時間內、最小的范圍內，避免、控制和減小決策帶來的危害。

2.秘書有勸諫的條件

首先，秘書長期與領導共事。對領導的各項工作都十分了解，包括每項工作的內容、細節和進展情況。其次，秘書對領導的性格和脾氣、工作作風和習慣，思考問題的邏輯和角度，處理時間的態度和手法等十分了解和熟悉。

（二）勸諫的作用

秘書的勸諫可以預防失誤的發生。爭取在最短的時間內、最小的范圍內，避免、控制和減小決策帶來的危害。秘書的勸諫可以幫助領導在決策制訂時更加科學；在決策執行遇到問題時能及時調整，避免負面影響的擴大；決策反饋時能歸納總結，為下一步工作提供依據。總之，秘書的勸諫可以完善領導的工作。

二、當前秘書勸諫工作中存在的問題

（一）秘書對勸諫工作不夠重視，缺乏責任感

很多秘書對勸諫工作的認識不太清晰，認為自己做好領導的日常服務工作就好，對于給領導的工作提建議以及矯正領導的錯誤決策等更深層次的工作沒有概念，沒有對勸諫工作引起重視。

當前部分秘書人員缺乏高度的責任感和敬業精神，工作中沒有盡心盡力，對工作沒有更高的追求，所以對各項工作不上心，不能主動發現工作中的問題。

還有一些秘書即使發現了領導的失誤和不足，但因為各種原因而沒有履行勸諫職能。有的秘書擔心自己人微言輕，提出的建議無人采納；有的秘書不想掃了領導的面子，引起領導的不滿，害怕得罪領導；有的秘書一味崇拜領導，追隨領導的決定，沒有自己的思想，對于領導的各項安排，盲目服從。

（二）秘書缺乏正確的勸諫方法

勸諫成功需要講究天時地利人和。秘書勸諫時既要選取合適的場合、恰當的時機，還要講究方法。很多秘書在公開的場合向領導勸諫，這時如果反駁領導的意見，勸諫成功的幾率很低。還有的秘書在領導繁忙時進行勸諫，顯然這不是一個勸諫的好時機。部分秘書在勸諫領導時，不會采用戰術，不會婉轉進言，喜歡直來直往，不加修飾，和領導硬碰硬，如果領導不同意，還會強諫，往往會使得雙方爭執不休，勸諫遇到困難。

三、對秘書勸諫工作的建議

（一）講究時間

秘書勸諫要掌握時機。時機準確恰當，領導會從諫如流；時機背謬，勸諫則如對牛彈琴。一些緊急的重大的事，應立即進言，不要因為顧慮而耽誤事情轉危為安的最好時機；領導特別關注的重點、疑點和難點問題，也應及時提出。領導心情愉悅時進行勸諫，則容易成功；領導工作興頭特別高時，秘書可以抓住這個時機，趁機勸諫；盡量避免在領導心情煩躁和工作繁忙時勸諫；領導情緒低落，也不是進諫的好時機。

（二）講究地點

秘書勸諫，要選準場合。不同的勸諫內容要選擇不同的場合。重要的工作事項要選擇正式、嚴肅的場合進行勸諫。比如在辦公室，環境干凈、沒有閑雜人員等的場合。對領導個人的勸諫，應選取氛圍輕松的場合進行，比如茶館。對于緊急事件的處理建議可以選擇人少的地方進行勸諫，比如車上。

（三）講究對象

不同的領導有不同的性格，秘書要分清領導是平易近人型還是嚴肅型、民主開放型還是固執型等。

面對民主型領導，秘書可以采取直接諫法，直截了當地向領導提出建議，唐朝的魏征面對樂于采納意見的唐太宗采用的就是這種方法。面對固執型領導應該選擇曲諫法。這類型領導堅持己見，不太容易接受建議，這時候秘書就應該側面突擊，由問題點的側面進入到問題的正面，迂回勸諫。還可以讓不同的人對領導進行勸諫。

（四）講究方法

秘書勸諫是講究方法的，勸諫的方法直接影響著勸諫的效果。方法正確的話勸諫容易成功，方法不得當的話則不僅導致勸諫失敗還會弄僵關系。勸諫方法有直諫法、強諫法、曲諫法等。面對民主型領導，可以采取直接勸諫的方法。面對固執的領導，秘書根據領導的特征，針對領導的顧慮，講究勸諫的策略，對癥下藥，步步為營。

根據事情的輕重緩急和事情的性質來進行勸諫。當遇到重大緊急事件時，秘書必須及時進諫；對領導而言重要的事情也要及時進諫；當領導者堅持己見但對工作有影響的時候，秘書也應該從領導的角度出發進行勸諫。

參考文獻：

[1] 曹立冬.勸諫——秘書的重要職責[J].秘書之友，2001（7）.

責任編輯：孫瑤