關于企業檔案管理的現代化思考

劉曉娟

摘 要：檔案的現代化管理能夠提高企業檔案利用率和綜合實力，企業檔案現代化管理能夠改善當前企業檔案管理工作混亂的現狀，為企業事業的發展提供幫助。本文就企業檔案管理現代化有關問題加以探討。

關鍵詞：企業；檔案管理；現代化

在企業不斷發展的過程中，加強檔案的科學化管理，不斷提高企業的市場競爭力，才能滿足新時期檔案管理工作的各種需求，最終推動我國檔案管理科學化發展。企業必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現企業檔案的有效管理。

一、企業檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏對實現檔案現代化管理的正確認識。目前在許多企業中，管理部門對于檔案缺乏足夠的重視，也沒有對實現管理的現代化形成正確的認識，導致了整個檔案管理工作長期以來一直處于一個低效率、低水平的模式運行。例如一些企業片面地認為檔案的管理就等同于人員信息的管理，只要將員工的基本信息錄入系統就算實現了管理的現代化，而這一觀念使得企業的檔案管理系統從形式到內容上都過于簡單，根本無法發揮信息資源應有的價值，從而影響了企業的發展。

2.檔案管理人員的職業素質還有待提高。從目前的市場競爭情況來看，企業檔案管理人員不僅要具備基本的檔案管理理論知識，還要懂得與相關的工程技術方面的知識，更要懂得利用相應的檔案管理軟件建立并維護檔案信息的技術，然而從企業目前的檔案現代化管理實際來看，多數人員的素質不夠全面，還有很大的提升空間。

3.檔案管理體制與企業的改革不同步。在改革的過程中，許多企業都會將目光集中在與經濟利益直接相關的部門，而對于檔案管理部門這種無法直接產生經濟利益，甚至會增加企業的投入成本的部門，通常會采取“暫緩”的態度，而這種觀念必然使得企業檔案管理的改革與經濟改革相脫節，進而造成了信息、文件收集歸檔工作的不及時、不認真，甚至關鍵的信息資料流失等現象，而這勢必會對企業的長遠發展造成損失。

二、加強企業檔案現代化管理的措施

1.完善制度建設。隨著經濟社會的發展，企業文件資料也呈現出數量龐雜、形式多樣的特點，因此企業應根據這一情況，對企業內部的管理結構進行重新調整，以盡快梳理、制定出與檔案的現代化管理相適應的規章制度。例如企業應該重新劃定檔案管理的內容，明確電子文件的收集、歸檔方法；重新規劃檔案管理人員的責任，并利用責任追究、績效考核等方式實現管理責任的有效落實；利用相關制度推動部門之間的協同工作，以提高檔案信息收集的效率；利用現代化手段優化檔案的存儲工作，以保證緊急情況下檔案的完整安全。

2.提高思想認識。現代企業檔案現代化管理的基礎就是信息管理平臺的建設，而要想建設完善的信息管理平臺，企業的管理層首先要對檔案的重要性以及信息化環境下檔案管理工作的重點有一個清醒的認識，只有這樣，才能夠保證管理層將信息平臺的建設納入到企業的未來發展規劃中，并實現企業內部體制的改革與檔案管理模式的改革協調一致。在推動企業檔案管理的信息化進程的過程中，我們一方面可以利用數字化的掃描設備，對企業資料中關鍵的檔案內容進行建檔管理，并形成數據庫；另一方面，可以根據對紙質檔案的積累，加大開發電子檔案的力度，以提高檔案管理工作的水平。

3.開發檔案資源。檔案管理的最終目的是實現知識的有效利用，因此企業的檔案管理人員在完成信息的收集、整理等基礎性工作之后，相關人員還應該對其進行編輯和研究，以提高檔案資源的利用效率。編研人員在挖掘檔案資源價值，提高管理服務水平的過程中，首先要從企業的發展歷程出發，將企業發展的大事記、組織結構、企業文化、年度照片等信息進行整理，以體現企業的發展軌跡；然后要根據企業發展的實際需求以及相關資料信息，制定企業發展的文化專題，為檔案內容的利用做好準備；最后要結合互聯網信息，對企業的檔案內容進行補充，以建立科學高效的信息服務體系。

4.加強人才隊伍建設。在人才隊伍建設中，企業首先要嚴格人才的任用制度，努力吸收具有專業管理能力和現代管理意識的人才進入檔案管理部門，并根據崗位以及人才的實際情況進行編制；其次，根據現代化檔案管理的需求，要建立完善的人才培訓制度，以不斷優化管理人員的知識結構；再次，要利用講座、研討會等形式，加強企業內外人才之間的信息交流，以實現資源共享；最后，要重視檔案管理人員的未來發展，并幫助其做好職業生涯規劃，從而讓他們在實現自身價值的基礎上，增加對崗位、對企業的責任心。

5.實行企業檔案管理的信息化和科技化。第一，實現檔案信息化管理的基礎是建設檔案的資源網絡管理體制，因此企業應加強檔案的資源網絡管理體制建設。首先，對企業檔案進行分類管理，對不同的檔案進行整理，可以使以后的檔案查詢更加方便；其次，對管理流程進行重組，完善管理程序，使管理流程合理化，使企業資源達到高科技水平；再次，對員工進行績效考核，績效考核可以使員工明確自身的責任，使企業能夠有效的對員工進行管理，以使員工在企業中發揮最大作用。第二，在科技高速發展的今天，企業的檔案管理也要跟緊時代的步伐，只有這樣才能使企業得到長遠的發展，才能更有效的利用企業的檔案資源，使檔案資源更好的為企業服務，促進企業的發展以及經濟效益的提高，在新形勢下，運用計算機網絡對企業的檔案管理非常重要，有利于促進企業的長遠發展。

6.通過合同的形式強化企業檔案的現代化管理。首先，在個人與單位之間，利用合同明確個人與單位之間的義務和責任，有利于企業對員工更好的管理，同時也使員工的權利得到了保障；其次，在企業與企業之間，利用合同使企業與企業之間的權利和義務得以明確，這就使得企業之間的交易的合法性有了保證，同時也使相關檔案的統一性、權威性及準確性得到了保證；再次，在企業內部也應該利用合同。只有有效的利用合同，才能使企業的權利得到保證，同時使企業朝著更好的方向發展。

三、結語

企業領導要認識到檔案管理在企業未來發展中的重要性，注重對高學歷專業人才的引入，創新檔案管理制度，將傳統的管理方式與現代科技化的管理方法有效的結合起來，逐漸推動管理體制的改革，強化企業領導檔案管理的認識。

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