大數據環境下檔案管理工作面臨的挑戰與對策

張桂英

摘 要：隨著現代計算機及互聯網技術發展，數據逐漸成為人們生產生活中的重要名詞，尤其是引起了信息科技相關行業的高度重視。檔案管理工作主要是對社會檔案起到保管保存的作用，并為相應群體和部門提供服務。隨著大數據時代的來臨，人們生產生活中所產生的數據越來越多，逐漸形成龐大的數據信息，繼而給檔案管理工作帶來較大的難度，但同時也是促進檔案管理提高效率和實現多樣化管理的重要機遇，即檔案管理人員需要針對大數據對檔案管理模式的變化采取相應措施。

關鍵詞：大數據時代 檔案管理模式 檔案資源

檔案管理部門承擔著對社會中存在的各種事件進行收集、整理、保存和檢索運用的任務。隨著社會的發展，信息的數量和種類不斷增加。在大數據時代，相關的管理工作者面臨著艱巨的數據管理任務。而對海量的數據進行有效的管理成為其工作的難點和重點。因此，研究者引入數字化、云服務等先進理念與技術，對數據進行處理，取得了一定的效果。研究者對其進行總結，為更好地進行大數據的檔案管理提供依據。

一、檔案數據信息化管理的優勢及面臨的問題

1.1提高檔案信息資源的檢索速度和檢索準確性

在傳統的檔案管理模式中，檔案信息資源檢索均需管理工作人員以手動方式在數量龐大的案卷目錄中進行查找。該種檢索方式需要耗費較大的人力物力，且工作時間長，工作效率低，且檢索準確性也低。對檔案信息實施數據化管理和信息化管理之后，應用現代化信息技術實施檔案資料檢索，大大加快了檢索的速度，同時提高檢索的準確性，減低工作差錯的發生率。

1.2提高檔案資源利用的便捷性

信息、互聯網技術在檔案管理中的應用促進檔案數據信息化管理體系得到不斷完善，檔案管理內容得到不斷豐富，管理理念及模式也在不斷更新。傳統檔案管理所應用的模式均較為麻煩和復雜，對工作效率和工作質量的提高存在嚴重阻礙作用，同時也嚴重制約了檔案數據信息利用功能的發揮。對檔案進行數據化、信息化管理之后，檔案資源的使用者可直接通過互聯網，利用電子通信和計算機技術來實現對檔案資料進行檢索、查閱、遠程傳輸，促進檔案資料得到更加全面、快速地使用。

1.3增加檔案管理的安全風險

對檔案資料實施數據信息化管理存在諸多優點的同時也存在一定的缺陷。在管理過程中面臨的最大挑戰為檔案數據信息的安全問題。在網絡環境中，技術問題、人為因素均會對檔案資料的安全存在一定威脅。同時，檔案管理對管理工作人員提出更高的要求。因此，加強安全保護措施和管理人才隊伍建設成為檔案數據管理與信息分析管理中急需解決的首要問題。

二、大數據時代檔案管理模式的變化

2.1大數據時代檔案管理理論體系的變化

隨著大數據在各行各業的影響，給人們的工作帶來了巨大的改變，尤其是在檔案管理方面，由于大數據的出現，會產生全新的管理理論和管理方式。在當前社會環境中，人們的工作、生活、娛樂等均可以形成數據，即檔案數據量非常龐雜，檔案管理工作人員不能夠在依據傳統檔案管理理論的基礎上開展管理工作。大數據還具有數據量龐大的特征，該數據量無法采用常規的計算方法和技術進行分析和計算。檔案管理工作在大數據時代的影響下，逐漸向著社會化、多元化方向發展，且如今檔案管理工作逐漸向服務模式傾斜。

2.2大數據時代檔案管理資源體系的變化

檔案管理部門的主要優勢是擁有大量的資源，且保管的資源越多，該檔案管理部門的價值越明顯，因此各領域檔案管理部門想要提高服務質量和館藏價值，必須做好豐富資源的工作。在當前的大數據時代下，幾乎任何資源都可以形成數據，即信息資源增長速度非常迅猛，檔案管理部門數據資源的來源更加廣泛。隨著互聯網的普及，各領域信息資源的來源主要是以互聯網數據為主，且中國作為全球網民數量做多的國家，我國網上信息增長數量較快。信息資源作為檔案管理部門工作主體，如今檔案管理內容更加豐富，因而相關管理部門加強了存量數字化、增量電子化的改造，管理內容已經逐漸實現海量規模。傳統檔案管理主要是針對紙質、實物等保管，而隨著信息化技術在各個領域的滲透，幾乎用戶的任何信息都需要保存，換言之、檔案數據類型不斷增多。而且同樣的數據也可以表達出不同的內容和價值。很多檔案在進入檔案管理部門保存后，便長期處于休眠狀態，即檔案的實際利用率非常低，所起到的作用也較低。而檔案作為真實記錄的數據和信息，應當具有非常高的價值，然而事實卻截然相反。另外在大數據時代下，檔案數據不斷縱向增加，致使檔案的整體利用率不斷下降。如今檔案管理部門加強了檔案信息管理的建設，有效提高了檔案管理工作的效率。

2.3大數據時代檔案管理服務體系的變化

檔案管理部門針對檔案開展管理工作，主要是提取歷史記錄的價值，為國家、人民提供服務。如今檔案管理工作受到大數據時代的影響，其服務體系逐漸向著社會化和多元化方向發展，即大數據時代檔案管理服務對象、服務內容和服務方式等均出現了較大的變化。與傳統檔案管理工作向政府部門和企事業單位服務不同，如今檔案管理更加傾向于為人們群眾服務，為用戶服務。而且如今檔案管理工作用戶服務也逐漸實現從線下服務延伸到線上服務，服務效率明顯提升，可以為用戶提供更多的服務，同時還能夠挖掘出一些潛在客戶。傳統檔案服務主要采用被動式服務模式，而當前大數據環境下，檔案管理資源延伸到館外，因此檔案管理可以延伸至館外，繼而實現主動服務模式，即傳統的根據用戶需求提供服務的模式逐漸被淘汰，而通過開展身份登記、查閱記錄和數據分析等，可以了解到用戶需求和習慣，繼而為用戶提供主動服務，提高服務質量。另外大數據時代還促進了檔案管理工作開啟個性化和智能化服務模式，通過數據分析了解用戶需求趨勢，智能推送用戶所需和感興趣的服務。檔案服務的主要目的是為人們提供信息需求，檔案管理部門需要以用戶需求為出發點，實現檔案信息資源管理和服務雙贏的局面。

2.4大數據時代檔案安全保障體系的變化

檔案管理工作除了需要做好檔案歸檔外，還需要保障檔案的安全，尤其是大數據環境下檔案數據數量大、種類形式多、處理速度快等，均對檔案管理工作提出了更高的要求。傳統檔案管理主要指針對紙質檔案、音像檔案等進行管理，而如今采用電子管理和數碼管理管理方式，管理人員需要確保檔案遠離磁場，尤其是硬盤需要做好防震措施。另外檔案管理部門還需要做好應急管理措施，因為檔案本身具有較高的價值，但在面對自然重大事故和社會重大突發事件時，依然會給周密的檔案防護造成漏洞，繼而造成檔案丟失和損毀。檔案管理部門需要針對各類事件制定精細化管理模式和應急方案，減少檔案出現的不可預知損失。另外檔案管理人員還需要利用技術手段進行網絡防護，加強身份認證，避免操作控制和數據泄密等情況，保證檔案的安全。

綜上所述，為了實現大數據時代背景下對檔案數據的有效管理，技術人員應該充分認識到大數據技術的優勢，利用先進的科技進行管理上的改革創新，提高數據和利用效率，更好地為社會建設和人民生活服務。

參考文獻

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（6）：48-50.

[2]孔銘銘.大數據時代對檔案工作影響及應對策略研究[J].黑龍江史志，2014（23）：42-43.