檔案管理工作中存在的積壓問題和解決對策

稅敏

摘 要：檔案管理工作在我國開展的時間并不久，但是在實際進行管理的過程中發現，無論是哪種檔案類型，哪個行業領域，在檔案的存儲收集過程中都存在積壓問題，積壓問題的存在在很大程度上增加了檔案管理工作的難度，并且不利于檔案資源的利用。本文主要對于檔案管理工作中存在的積壓問題進行了分析，并且對其解決策略進行了簡單研究。

關鍵詞：檔案 管理工作 積壓問題

檔案管理工作中的一個難點就是檔案積壓問題，這些問題的存在，導致檔案在進行查找以及整理的時候十分不便，而且在很大程度上影響了檔案管理工作的順利進行，并不利于檔案資料的利用。在檔案資料的管理中，積壓問題已經成為了需要首要解決的問題，減少檔案積壓的條件，努力做好檔案資料積壓的防范工作。

1、檔案積壓問題出現的主觀因素分析

1.1檔案管理領導對于管理工作重視度不足

檔案管理部門的領導是整個管理工作進行中的核心人物，如果領導對于檔案管理工作并不重視，就會導致上行下效，其他人員在進行檔案收集與整理的時候也不會很好地進行管理，也就導致了許多檔案在記性記錄的時候都是馬馬虎虎的進行，最后影響檔案的全面性，造成檔案在整理階段就出現缺失，并且沒有辦法進行彌補。在檔案的管理工作中，許多領導在選擇管理人員的時候，會選擇兼任的模式，也就導致直接管理人員對于管理工作大多都是敷衍了事，并沒有認真的對待檔案的管理工作內容，也就導致檔案出現了積壓問題。

1.2檔案直接管理人員對于檔案管理不重視

在檔案管理工作的進行中，直接的檔案管理人員對于檔案管理工作的順利開展具有重要意義。在現階段的檔案管理人員選擇上，大多數是應用兼任的模式進行，而且很多管理人員并沒有上崗證。在進行檔案管理工作的時候，會導致管理人員不能認真的對待檔案管理工作，很可能會出現對于檔案的無序整理熟視無睹的情況，極其不利于檔案工作的順利開展，而且在這些無視長期存在的過程中，就導致了檔案積壓問題的出現。

1.3檔案管理制度不完善

無規矩不成方圓，但是在檔案管理工作中，并沒有形成一套完善的管理制度，也就導致管理人員在進行管理的時候無據可依，也沒有準確的對于檔案管理人員進行考核的方法，從而影響檔案管理人員的管理效果，導致其對于檔案管理工作并不存在責任感以及使命感。在現階段的檔案管理工作進行過程中，許多的單位對于檔案管理模式并沒有進行重視以及完善，所以導致檔案在收集的時候不完整，整理的時候雜亂排列，最后就會導致檔案在管理的過程中無據可依、無法可尋，嚴重影響檔案的有序管理，最后就會出現檔案嚴重積壓問題。

2、檔案管理問題出現的客觀因素分析

2.1短時間內接收檔案資料過多

在檔案資料的收集與整理過程中，很多檔案管理部門會在進行信息收集的時候，收集之后不會對于檔案進行嚴格的整理，也就導致在檔案交接的時候，短時間內雜亂的檔案，會影響移交的效果，進而出現嚴重的積壓現象。在出現短時間內的接收資料過多問題的時候，可以應用適當放寬收集時限、增派接收人員的方式進行處理，減少移交之后造成檔案積壓的記錄，盡可能的保證對于檔案管理的預見性，減少問題的出現。

2.2檔案庫房空間不足

隨著我國經濟的快速發展，現存檔案、資料數量較以前迅速增加，入庫檔案數量徒增。庫房面積狹小，這是亟待解決問題。首先合理使用檔案庫房現有空間，應采用節約庫房空間的排架法。規范歸檔范圍，避免重復件、復印件的重復歸檔。其次，合理設置預留空間，使檔案庫房空間高效利用，不要造成浪費。再有就是移交類別的檔案要及時按計劃向上級檔案室（館）移交，減輕空間不足的壓力。同時還應開展檔案存毀鑒定工作，規范銷毀無利用價值的檔案。檔案庫房臨近飽和時通過申請經費，從有利于檔案保護的角度，對庫房建筑進行建設與改建。

3、檔案積壓的解決措施

3.1內部整理

（1）建立專項整理小組，任命組長，確定直接負責領導。而在選擇整理小組成員時，必須有中、高級職稱專業人員參與其中。他們的工作重點在組織協調、制定標準、監督檢查。針對所要整理的檔案，結合實際研究制定出切實可行的整理方案，使整理工作有據可依，有章可循。其次，集中整理能在短時間內將檔案整理完畢，人力與財力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中。

（2）相關的部門人員充分參與，共同組織進行。依據整理工作的時間要求、整理規模，核算相應的人力、財力支出，合理制定整理工作計劃。

（3）由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業能力參差不齊。當專項整理工作計劃與方案制定后，應對整體參與人員進行崗前培訓。旨在通過授課或實際操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統一整理標準與手法。

（4）全局統籌，合理分配。專項整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應全局統籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請充沛的預算應對必要的支出。

3.2業務外包

業務外包是指企業整合利用其外部最優勢的專業化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發揮自身核心競爭力和增強對環境的迅速應變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機密性、安全性特點，檔案業務外包的提法還非常謹慎。雖然說目前一些政府機關為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術含量低的輔助性業務以合約的方式委托給人力資源派遣的業務人員或外部專業中介服務機構辦理。注意要與外包業務人員簽訂保密協議。定時開展檔案法制宣傳教育，檔案職業道德教育，提高檔案從業人員的自身修養、個人評價。

4、結論

在進行檔案管理的過程中，許多檔案積壓的問題都是由于管理人員的不重視、庫房設備的空間不足以及管理人員頻繁的進行調動所造成的，這些因素都是可以在檔案管理工作中進行避免的，只要可以合理的對于檔案收集整理工作進行分配，確保在管理硬件設施上的投資，就可以減少檔案積壓問題的出現，保證檔案管理工作的有序高效進行。

參考文獻

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