淺談如何有效做好企業的檔案管理工作

劉影

【摘 要】伴隨著時代的迅速發展，我國企業也呈現了良好的工作狀態，越來越多的企業都加大了對自身檔案管理工作的重視。想要做好完善的檔案管理，不僅需要有切實的檔案管理人員，還需要企業全體員工的共同參與。論文主要對企業的檔案管理工作進行了研究，并從員工的角度，深層次地探析了員工參與的重要性。

【Abstract】Along with the rapid development of the times， Chinese enterprises also show good working condition. More and more enterprises have stepped up to its value of archives management. In order to do a good job to improve the management of the archives， it not only need effective records management personnel， but also need the participation of the staff in our company. This paper focuses on the research of enterprise archives management work， and from the angle of employees， deeply analyses the importance of the participation of employees.

【關鍵詞】企業；檔案管理；員工；參與意識

【Keywords】enterprises； archive management； staff； sense of participation

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0009-02

1 引言

在企業的生產經營過程中，所產生的各種數據信息都需要被合理地記錄下來，這些數據信息往往具有很高的保存價值，不僅能夠切實反映企業當前的發展面貌以及一部分經營活動，還能夠展示出企業的精神文化面貌。在新時期的企業發展當中，大部分企業都加強了對自身企業檔案管理工作的重視，并且采用了多種手段，綜合提升員工的參與意識。但是對于員工而言，企業的檔案管理工作并沒有實際的關聯性，他們不知道參與到其中能夠給自己帶來什么，因而很多時候并不會積極主動地參與其中。在這樣的情況下，企業有必要逐步轉變當前的檔案管理工作形式，逐步引導員工生成正確的認識，進而全面提升員工的參與積極性。

2 企業檔案管理工作需要保持較高的說服力

為了切實提高檔案管理工作效益，企業需要在實際的檔案管理工作當中，盡可能保持宣傳內容的鮮明科學性，不斷加強其吸引力[1]。首先，企業應當重視相關的檔案法律內容。檔案法律對于人們來說，有著直接的引導作用，其對整個企業檔案管理活動的開展形成了良好的引導和規定，同時也對整個企業的宣傳行為形成了一定的約束。在時代的發展當中，檔案管理工作已然提出了全新的工作要求，為了切實加強檔案管理的有效性，需要充分結合相關的檔案法律，如企業檔案工作規范、國有企業文件材料歸檔方法等內容。在進行檔案法律宣傳的時候，還可以具體結合一部分檔案管理的相關案例進行討論，使得員工對整個檔案管理形成全新的認知。其次，企業應當注重對相關事件的有效宣傳，把當前發生的各種檔案事件進行直接的聯系，并形成鮮明的案例，使得員工可以迅速感受到案例的真實性。最后，企業在開展檔案管理工作的過程中，應當優先注重對自身檔案規章制度的合理宣傳，通過有效的宣傳，使得企業能夠明確自身的激勵機制和約束機制，進而為最終的檔案管理工作開展形成良好的基礎[2]。

3 企業檔案管理工作的開展基礎

在實際的企業檔案管理工作開展過程中，企業應當充分考慮當前不同崗位的工作內容以及具體的工作形式，并抓住時機，與企業其他工作進行合理的結合，使得宣傳工作的效益能夠綜合有效地凸顯出來，進而使宣傳工作能夠更加有效。在實際的檔案管理工作當中，企業應當將檔案管理工作與企業的一些重大活動合理地聯系在一起，宣傳工作的效用也會更加直接。相關的檔案部門也應當積極地參與進來，實時采取各種各樣的檔案管理方式，比如會議形式，抓住時機，切實做好基礎的檔案管理工作，并與企業日常管理工作進行有效結合，如各種周期性的會議和專題等，都可以開展檔案管理工作。企業可以通過日常工作的積極完善，使得檔案管理工作能夠實時利用各種辦公會議以及面談的方式，進行有效的宣傳。通過這樣的方式，不僅可以使得檔案管理變得十分完善，而且可以為檔案的完整度形成良好的保障。此外，企業還應當加強對檔案管理的重視，積極利用各種現代化的檔案信息和宣傳方式，進而與企業員工之間形成良好的溝通和交流，推動整個檔案管理工作的有效開展。

4 企業領導層的檔案意識培養

對于現代化的企業而言，領導層是員工檔案參與意識的關鍵，只有在領導層的影響下，員工才能夠形成良好的檔案意識。作為新時期企業的領導層，需要正確處理檔案管理與員工之間的關系，逐步增強員工的檔案意識，并將檔案管理工作放在公司的主要位置上。企業領導層一旦建立了明確的檔案意識，員工也會在其影響下生成良好的檔案管理觀念。企業應當將檔案管理工作實時列入領導層的規范內容當中，不同職能部門的管理人員需要負責部門內部的檔案管理以及宣傳工作。例如，財務部門的主管在對檔案進行管理和宣傳的時候，應當認識到自身的獨特性，財務部與其他部門的檔案管理有著本質的區別，如果出現了數據信息丟失的狀況，很容易使資產管理當中出現一定的缺失，因而企業需要建立完善的檔案整理體系，對財務檔案進行實時整理。企業領導層的檔案意識，將會在很大程度上影響企業的管理水平，由于領導決策與檔案工作之間有著密切的聯系，因此要盡可能保證領導決策的正確性和科學性，使得整個檔案管理宣傳工作更加切實合理。此外，在檔案管理形成一定基礎的時候，需要切實考慮當前檔案管理技術的發展狀態，如果跟不上時代的步伐，會很容易與其他企業之間形成明顯的差距。

5 檔案管理工作員工參與意識的培育

在現代化的發展當中，企業的檔案管理工作要想得到切實開展，不僅需要領導層有良好的管理能力，還需要不同部門員工的積極參與。但是現階段很多企業的員工，都認為檔案管理宣傳屬于檔案管理人員的專屬職責，而自身并沒有實際的工作要求，因而對其沒有絲毫的關注度。

在新時期的要求下，企業檔案管理工作需要著重加強自身機構和人員的合理配置。為了使得檔案管理宣傳工作更加完善可靠，需要設計專門的檔案室，對相關的檔案工作進行實時組織和管理。同時也可以通過檔案工作領導小組的建立，將檔案工作進行合理的分類管理，不同的職能部門負責人應當作為主要的小組成員，與領導建立一體化的檔案管理工作體系。為了確保檔案管理宣傳工作保持良好的發展姿態，需要設定專門的檔案管理人員，由他們負責對整個公司的檔案進行管理。而在不同的職能部門之間，需要有相關的檔案人員對本部門的一些檔案進行實時整理和收集，進而形成完善的檔案管理宣傳工作體系。

其次，企業應當加強自身的檔案管理制度建設，使檔案工作能夠得到合理地建設和執行，取得更加良好的檔案管理效果。企業應當根據自身的實際發展狀況，按照國家以及檔案管理的相關法律內容，對現存的檔案管理規定進行實時優化，進而制定最為完善的檔案管理宣傳制度。

最后，企業在開展新時期的檔案管理工作當中，需要加強對檔案管理人員的重視，積極培育員工的宣傳理念和專業素質。對于檔案管理工作而言，其工作人員的態度與最終的宣傳效果有著直接聯系。如果檔案管理人員的專業素質十分薄弱，將很難實現良好的檔案管理工作。為此，企業應當通過檔案管理的方式，將檔案信息進行深層化發展，使得員工在培訓的過程中可以實時感受到各種檔案管理效益，其行動相應地也會變得自覺。在具體的培訓方式上，企業可以著重選擇思想培育，即利用各種資料、檔案和書籍，實時開展一體化管理，對檔案信息進行深層次開發，使得員工可以在培訓的過程中全面感受到檔案管理工作的合理性，并積極地融入其中[3]。

6 結語

為了切實做好企業檔案管理工作，企業應當在新時期的變遷當中，選擇一些工作能力較強的檔案管理人員，積極優化自身的工作體系，盡可能保障員工的全員參與，使得檔案的宣傳工作可以實時開展，企業整體的效益也會更加完善。通過員工檔案管理的合理開展，可以切實提高員工的參與積極性，形成良好的參與意識，為以后企業檔案管理工作的發展奠定良好的基礎。

【參考文獻】

【1】林英娥，林英蘭.試論新常態下企業檔案管理科學化[J].企業科技與發展，2017（03）：77-78.

【2】龐瑩.企業檔案管理存在的問題和對策[J].企業導報，2015（24）：45-46.

【3】張華.中央企業檔案管理的困境與解決途徑[J].科技與企業，2016（09）：61-61.