精細化管理在辦公室工作中的應用

劉杜建

【摘 要】針對辦公室工作中存在的問題進行分析，并提出精細化管理在辦公室工作中應用的對策，旨在全面改善當前辦公室管理中存在的問題，營造良好的辦公室工作環(huán)境。

【關鍵詞】精細化管理；辦公室工作

精細化管理是一項社會分工細致、服務較佳的管理模式，具有科學性、明確性等特點。辦公室工作紛繁復雜、職能較多，大至輔助出臺方針決策，小至采購桌椅板凳，對工作效率、工作質(zhì)量等要求較高。在當前辦公室管理工作中，存在著管理方式不當、管理制度匱乏、職責混亂等問題，對辦公室工作的有序開展產(chǎn)生了一定的阻礙性影響。

一、辦公室管理工作中存在的問題分析

1.辦公室崗位職責清晰性差，缺乏積極溝通

明確的辦公室崗位職責，是辦公室管理工作全面有序開展的良好基礎。但是當前辦公室管理工作中，普遍存在著崗位職責不夠清晰的問題，員工與員工、部門與部門之間的聯(lián)系相對比較匱乏。在這種辦公室管理模式下，時常出現(xiàn)重復性工作、崗位空白、溝通不暢、信息不對稱等問題。而辦公室各項管理工作均需要密切配合，在積極的溝通與交流模式下，相互協(xié)助、共同努力。

2.辦公室工作人員技能不足，影響工作效率

辦公室崗位能力不僅僅包含專業(yè)理論、操作技能等，還要求每一位辦公室相關工作人員均需要具備一定的崗位責任感，具有豐富的工作經(jīng)驗。辦公室職責重要，工作任務繁重，工作內(nèi)容較多，崗位具有精細化發(fā)展要求。在辦公室工作中，工作人員必須堅持細致、認真的工作態(tài)度，具備較高的業(yè)務技能，還要有較強的職業(yè)道德感。但是實際工作中，卻存在著工作人員態(tài)度散漫、工作拖沓、互相推諉以及能力不足等問題，影響著整體的辦公室工作效率，也給精細化管理帶來了諸多影響。

3.辦公室管理制度不夠健全，工作秩序較差

辦公室工作具有復雜性、突發(fā)性等特點，各類工作任務可能隨時“降臨”。然而很多單位實際的辦公室管理中，存在著相關管理制度匱乏的問題，實際的辦公室管理處于雜亂無章的狀態(tài)下。遇到各類突發(fā)問題，便會手忙腳亂，辦公室管理的價值難以得到充分彰顯。

二、精細化管理在辦公室工作中的應用對策

1.健全精細化管理工作制度，保證各項管理工作井然有序

健全的辦公室管理制度能夠改善當前辦公室管理中職責不夠清晰、分工不夠明確等問題。精細化管理理念下，以基于實際的辦公室管理實際要求制定明確的管理制度，建立專業(yè)性、細致性的崗位職責劃分體系，明確每一位工作人員的工作內(nèi)容、工作項目等，并且對每一項崗位進行工作權(quán)責、考核指標的制定。基于指標評價相關人員是否能夠勝任工作，保證各項工作的有序開展。

同時，還需要健全辦公室工作制度，基于辦公室管理目標以及工作計劃等開展各項工作，培養(yǎng)辦公室人員能夠按照相關規(guī)章制度實施工作，保證辦公室各項工作能夠井然有序，在面對各類突發(fā)問題的情況下，也能夠從容處理。比如可以建立工作日志制度或者是AB崗制度。工作日志制度，即通過建立工作日志的方式，調(diào)節(jié)員工的工作時間，通過日常事務記錄、個人工作日志的記錄等，保證各項工作的開展效果。對領導交辦或其他科室、相關部門請求協(xié)助的臨時性工作建立臺帳。AB崗制度指辦公室在合理設置工作崗位、完善工作職責的基礎上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度，防止出現(xiàn)“缺位”。

2.強化辦公室工作服務意識，將被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?/p>

強化辦公室工作人員的責任意識與服務意識，是開展辦公室精細化管理工作的重要基礎。精細化管理理念下，辦公室管理工作需要基于實際的管理要求，樹立“細節(jié)決定一切”的管理理念。

在實際的工作中，每一位相關管理人員、工作人員均需要從細節(jié)處入手，增強自身的服務意識，提高個人的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力，將被動型的服務模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有偷姆漳Ｊ健Ｍ瑫r，辦公室管理人員需要從思想深處全面認識到精細化管理的重要價值，對外做好綜合協(xié)調(diào)，對內(nèi)與各位領導、各基層單位及各個部門之間做好服務與交流溝通工作，不斷提升辦公室管理的綜合效果。

在此基礎上，基于精細化管理要求，建立調(diào)查研究、公文運轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理等工作細則，做好“三個協(xié)調(diào)” ：一為協(xié)調(diào)上下級管理，積極合作；二為注重部門之間交流，爭取配合；三為協(xié)調(diào)人員之間關系，加強合作與監(jiān)督等。

3.構(gòu)建精細化管理考核體系，發(fā)揮信息反饋的價值與意義

建立健全辦公室精細化管理考核標準，是辦公室精細化管理的重要組成部分。考核體系的建立，可以對辦公室工作人員進行績效考評，精確檢驗工作結(jié)果。

考核的項目可以基于實際工作需要予以確定，可以分為綜合基礎和業(yè)務工作等類別，再根據(jù)崗位責任書精細設定內(nèi)容，比如業(yè)務工作部分，重點考察網(wǎng)上辦公能力、組織重要會議的能力以及檔案工作質(zhì)量等，科學分配所占的分數(shù)比例，每個月考察一次，將考核的結(jié)果與辦公室管理人員的薪資相互關聯(lián)。

實踐中，要堅持精細化的管理理念，明確制定考評體系，并保證考核的公平性與全面性。考評結(jié)束后可以基于考評的結(jié)果，將員工的崗位、薪資等相互關聯(lián)，發(fā)揮信息反饋的價值與意義。行政管理中需要基于工作流程進行設計，建立工作責任問責制度，將細節(jié)性管理貫穿于各個環(huán)節(jié)中，明確完成時限、工作程序和具體要求，量化考核，辦公室人員按月填報《工作完成情況統(tǒng)計表》，融入激勵機制，月統(tǒng)計季通報，年終匯總，按考核情況進行評先評優(yōu)，通過上述方式使細節(jié)成為推進辦公室精細化管理、提高行政效能的基本理念。

三、結(jié)束語

精細化管理理念是一種全新的管理形式，辦公室工作應用精細化管理，建立健全辦公室精細化管理考核標準，能夠更加全面發(fā)揮管理的價值，推進完善細節(jié)管理，提高行政效能，為現(xiàn)代辦公室管理質(zhì)量的提升奠定良好的基礎。

參考文獻：

王大本.項目管理軟件Microsoft Project在辦公室工作中的應用[J].張家口職業(yè)技術學院學報，2011，02（17）：46-48.