《EPC總包模式下對承包商文檔管理的監督和檢查》

吳瓊子

摘要：某項目工程采用EPC總承包模式，目前該模式已成為核電工程建設的主流模式，總承包模式下業主在委托總承包商承擔設計、土建、安裝等工作，但絲毫不能減輕業主的核安全責任，因此如何來加強對總承包商及各級分包商的文檔管理監督成為我們當前重要任務。

關鍵詞：總承包商；文檔管理監督；

1. 引言

文檔管理的質量決定著工程建設的質量，承包商在項目準備階段、項目建設階段以及項目最終竣工驗收階段會產生大量的文件、記錄，并且承擔著向業主移交完整且高質量竣工文件的任務，也承擔著在合同執行階段對設備供應商及建安承包商的指導，培訓及監督任務，以及確保整個工程期間的文件受控、文件圖紙流轉順暢等大量工作，因此對承包商的文檔管理體系和實際工作進行監督和檢查是迫切且必要的。

2. 監督對象

2.1 總承包商

總承包商承擔著該項目工程設計、土建、安裝、土建、調試等工作。按總承包合同要求，需建立完整的文檔管理體系，完成合同范圍內項目文件在產生、傳遞、檢查、保管、利用、歸檔、移交等方面全過程的管理工作；負責對分包商的文檔管理進行監督、檢查和指導。

2.2 監理公司

監理公司按照監理規范和監理合同的要求，需完成合同范圍內項目監理相關文件在產生、傳遞、檢查、保管、利用、移交等方面全過程的管理工作。需接收和配合業主組織的監理單位文檔管理的監督和檢查，對開展的監督和檢查活動提供必要的支持。

2.3 自建項目承包商

自建項目承包商是由業主直接管理的電站附屬設施工程項目承包商，承擔著自建項目的土建、安裝及裝飾裝修施工的任務。

2.4 自建項目承包商監理公司

業主在監督自建項目施工承包商的同時也需對其監理公司進行監督和檢查。

3. 監督體系

3.1 組織體系

示范工程承包商的文檔管理監督工作一般由業主文檔管理部門牽頭，監理公司和業主各相關部門參加，一起完成對承包商的監督和檢查。監督分為兩個層級，第一個層級是業主對工程總承包商和自建項目承包商的監督；第二個層級業主參與總承包商對其分包商的文檔監督；第三個層級是業主參與監理公司對承包商的檢查。

3.2 文件體系

為規范監督行為，有效指導監督活動需制定相應的文件體系：第一級別應該是大綱級的文件，即《文檔管理大綱》，為實現文檔管理提供綱領性文件。第二級別是公司級管理程序，即《承包商文檔管理監督》程序，作為大綱的支持性文件，對大綱進一步細化，落實規定了承包商文檔管理監督范疇的計劃、內容、以及實施細則。第三級別應為工作具體的細則，即《承包商文檔管理監督檢查計劃》，作為具體工作的實施文件，詳細描述了一項具體工作的流程及依據、要求和規范。

4. 監督內容

4.1 組織機構和人員資質的監督

對于承包商文檔管理機構和崗位的設置進行檢查，文檔管理組織機構職責是否明確，接口是否清晰。對文檔人員的到崗情況和運轉效果進行檢查，人員的數量是否滿足工程的需要，并著重檢查文檔管理人員是否具有上崗取證資質及相應的培訓授權，并查看相關培訓記錄。

4.2 管理體系的檢查

檢查承包商文檔管理體系的建設情況，查看其編制的程序是否覆蓋文檔管理的所有范圍，管理程序內容是否與上游文件相符合；是否建立程序適用性審查、評估機制，是否按計劃進行升版；是否對接收到的業主管理程序進行梳理，整理，并將相關重要要求落實到自己的程序要求當中。

4.3 文檔管理設施的監督

文檔庫房、辦公室、閱覽室必須實行三分開制度；文檔庫房是否有管理辦法，庫房的保管條件如何，是否具備“八防”措施，實施情況怎么樣；文檔設備如打印機、復印機、掃描機、除濕機等的配備情況；

4.4 文檔工作運作的檢查

與業主之間、或與分包商之間文件的傳遞、分發、利用、保管等環節是否嚴格按照程序執行，往來信函的傳遞是否規范，定期核對機制是否執行；圖紙的接收、分發是否及時，設計文件的變更、升版、作廢是否及時，對分包商的定期檢查是否有記錄，效果如何。必須保證文件使用受控和版本有效。無論是從源頭上的設計院、還是跟下游承包商之間接口的文件傳遞都需通暢、及時，需要時做好協調工作。

4.5 竣工文件移交進度監督

按照總承包商提供的竣工文件移交計劃，業主根據節點對移交進度進行監督和檢查，從而保證竣工文件的及時歸檔。文檔管理部門嚴格要求工程竣工驗收后一定時間內，各項目管理部門及各承包商要將竣工文件提交文檔管理部門，以保證竣工文件的及時歸檔。在提交前，總承包商作為統一管理、歸口管理竣工文件移交的單位，應組織各相關部門對竣工文件進行現場審核，查看，發現問題按程序提出審查意見單，要求其整改，整改后發出通知請業主文檔管理部門及業主工程相關部門進行聯合檢查，再次審查需移交的竣工文件的內容、格式、組卷等問題，如仍有發現問題，繼續整改，直到符合要求。最后總承包商將歸檔審查單提交移交單位負責人、監理公司、業主工程、業主文檔部門簽字后，最終完成移交。

5. 監督實施

5.1 監督方式

監督方式分為兩種，一種是計劃性監督，一種是專項監督。計劃性監督是指針對一定時期內文檔管理工作的重點和實際情況制定監督計劃并實施的工作，一般為年度計劃，對各個單位開展有計劃的監督檢查。專項監督是針對某一專項業務，例如重要工作的開工與承包商進場、項目竣工驗收、文檔管理工作中存在的薄弱點等進行深入、細致的調查，檢查，分析的工作。

5.2 監督歷程

從一開始文檔部門并沒有實施針對承包商的文檔管理監督和檢查，所有的對文檔管理的檢查都是由安全質保部牽頭的質保監查來實現的。文檔部門的人員參與安全質保部組織的對承包商的質保監查，其中很重要的一個領域就是文件、記錄的檢查，所有領域最終形成質保監查報告， 針對文件記錄領域出現的問題文檔部門的參加人員可以根據問題的重要程度提出發現問題或者觀察意見。由安全質保部牽頭發送正式函件傳遞報告給被監查單位，讓其在收到報告后十個工作日內將糾正行動計劃進行反饋并整改，并須在三個月內關閉發現問題單和觀察意見單，以發現問題單和觀察意見單上糾正措施落實簽字為準。后來由于上級單位對示范電站進行檢查時提出了應組織專門的對承包商文檔管理的監督和檢查，文檔管理部門立即編制了程序《承包商文檔管理監督和檢查》來明確業主對承包商文檔管理監督的主要內容與實施要求，并明確項目參建各方的職責分工，保證項目文件的有效流轉和利用。編制完成后將該程序釋放給總承包商，監理公司，自建項目承包商，自建項目監理公司等單位。業主文檔管理部門每年制定年度監督計劃后，發布給各承包商，并根據項目、內容的不同邀請相關部門人員參加，示范項目監理單位參加對總承包商的監督檢查工作。檢查組和被監督方通過正式信函確定好具體時間、地點，并依據監督檢查清單實施監督活動。檢查方式包括聽取報告、文件抽查、現場參觀等，做好檢查記錄，檢查完成后編寫“文檔管理監督檢查報告”，同時也要記錄良好實踐。被監督方收到“文檔管理監督檢查報告”后需在十個工作日內就整改措施和完成期限進行回復，須立即安排人員進行整改，并按期完成整改。

6. 總結

嚴、慎、細、實是我們工作中必須堅守的原則，也是核安全文化理念的基本要求，把每一次監督落實到計劃中，落實到制度中，再落實到每一個最終的行動中。發揮各方優勢和主觀能動性，將文檔管理各個環節把好質量關。

參考文獻：

[1]《核電廠質量保證安全規定》（HAF003：1991）

[2]《企業檔案工作規范》（2010）李和平

[3]《核電文件檔案管理》-顧健

[4]《把好“三端”加強工程竣工文件管理》-高艷萍