保密問題在檔案保管程序中的重要意義及對策淺論

孫英新

（佳木斯技師學院）

摘 要：檔案是歷史發展的重要記載，其中涵蓋的信息是國家發展的重要資源，對國家的建設具有十分重要的意義。檔案資源中蘊含著許多機密信息，在管理過程中需要進行保密處理，因此檔案的安全十分重要，加強檔案保密工作更是檔案工作的重中之重。本文將對檔案管理中的保密工作內容進行敘述，根據我國目前檔案保密管理工作中存在的問題提出相應的應對對策，為提高我國檔案管理工作的保密水平提供理論依據。

關鍵詞：保密問題；檔案保管程序；意義；對策

保密工作是檔案管理過程中的一個重要環節，是檔案管理工作的主要構成要素。保密原則是檔案管理人員工作的一項重要原則，因為檔案中往往會包含很多關乎國家和個人利益的重要信息，所以要求檔案工作嚴格遵守這一原則。做好保密工作是保護檔案安全、確保國家信息安全的基礎，對實現國家進一步發展具有重要意義，但是目前我國的檔案保密工作中還存在一些不完善的地方，如果這些問題不能妥善解決將會對我國的檔案安全造成一定的影響，阻礙我國檔案管理水平提高。

1 檔案保密工作的內容

1.1 檔案庫房管理中的保密工作

檔案庫房是進行檔案管理的基礎，是檔案存放的主要場所，因此檔案庫房安全性是影響檔案安全性的主要因素之一，做好檔案庫房的保密及管理工作是實現落實檔案保密工作的首要前提。為了增強檔案庫房管理的保密性，應該將檔案庫房設立在一個單獨的位置上，不能與辦公室或圖書室等共用一個空間，要確保檔案存放空間的絕對獨立和封閉性。在檔案庫房中也不能放置與檔案沒有關系的文件或物品，對于進入檔案庫房的人員要進行嚴格的審查，如不符合檔案庫房保密管理的相關規定者不能私自進入庫房。根據我國檔案管理保密工作的相關規定對檔案庫房進行嚴格的保密管理，加強相關管理人員對檔案庫房保密管理的重視程度，重視檔案庫房管理中容易出現問題的重點環節的處理，做好充足的預防措施，避免緊急情況發生時對檔案安全及保密效果造成的不良影響。采用科學合理的方法，增強檔案庫房的保密管理力度，提升檔案保密工作的質量。

1.2 檔案的管理和保密

作為檔案保密工作的主體環節，檔案自身的管理和保密工作對檔案保管保密質量影響最大，是檔案保管程序中保密原則應用最為重要的一個步驟。在對檔案進行保管時要注意按期對檔案管理情況進行檢查，這樣做能夠及時發現檔案保密工作中的不安全因素，做好保密工作中存在的安全隱患進行清理和排除工作。對需要保密的檔案要做好標記，對于這類檔案的管理和查詢使用都應該嚴格遵照檔案保密管理規定進行，防止檔案泄密的問題出現。

1.3 計算機系統的管理和保密

涉密機與普通計算機應當明確被分開，涉密機一定要始終處于脫機工作狀態，不能連接因特網等網絡設備和終端對于計算機系統應該采取相應的措施，例如采用身份認證，加設防泄密干擾器、傳輸存儲加密等措施在做好保密工作的基礎上，嚴格培訓確保工作人員切實遵守保密紀律和制度，將保密的責任細分開，落實到個人通過網絡進行信息傳遞，一定明件明傳，明問明答；密件密傳，密問密答，嚴禁明密混用凡秘密數據的傳輸和存貯均應采取相應的保密措施；錄有文件的軟盤信息要妥善保管，嚴防丟失。

1.4 檔案日常管理工作要加強

對檔案的日常管理工作要重視、在借閱檔案管理工作中、要做到不私自拍照、復印，不得在檔案中做標記，更不能破壞或丟失檔案，保證檔案的完整無損，對檔案內容需保密，一經發現檔案泄密丟失，必須依法立即向安全保衛部門或保密機構報告，并采取相應防范措施個人不得保存秘密文件，閱辦完畢后應及時清退定期進行庫存檔案的清理核對工作，做到賬、檔、卡相符，對破損或載體變質的檔案要進行修補和復制，保證檔案的完整對秘密檔案資料應嚴加管理，嚴格傳遞、借閱手續如果有需要外借的書籍，在借書之前，應當上報領導，帶領導批準后方可進行閱覽檔案室里的文檔不應拿出另作他用，不得被摘抄，這樣才能保證檔案被安全保存如果檔案遭到損毀，應及時上報，并采取相應的措施，進行補救做到檔案的安全保管還應該注意檔案不丟失、遺失或者被竊取，檔案的安全性應當加強防范。最后，保存時要整整齊齊的排列，做到調理、不亂，查看方便、搜索便捷。

2 在檔案保管過程中解決保密問題的措施

做好檔案保密保管工作就要根據相關法律法規嚴格執行相關管理規范，同時還要完善檔案管理保密體系，找到科學的管理方法，加強保密效果，減少檔案丟失和損壞的情況發生，特別是對科技類檔案的管理，要做好保護工作，對其實行統一保存，確保科技信息和專利資料的安全。

2.1 加強對檔案庫房的管理

想要加強檔案庫房的管理和保密工作首先要做好檔案庫房的基礎設施建設創造獨立的檔案放置空間，規范嚴格對檔案庫房的管理制度，對檔案庫房內的各項基礎設施，如門窗、檔案架等設施進行加固，還要保證防火、防水、防盜措施的質量，引進先進的檔案管理設備，提高檔案人才的專業素質，對檔案庫房的出入制度進行規范。這樣才能保證檔案安全，對其實行有效管理。

2.2 做好檔案管理的監督工作

檔案管理的監督工作能否做好，是保密工作是優劣的一項重要指標檔案的管理監督工作就是指在檔案的使用過程，如果危害到檔案安全性及保密性，要及時發現、糾正、制止的一種工作通過監督渠道，既可以充分發揮檔案的作用，還可以保證檔案的安全與完整詳盡的來講，隊伍建設以及監督措施這幾個方面實施：檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質：一是政治素質，要有高度的責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，檔案業務熟練，謹記檔案法規；三是文化素質，要有良好的文化基礎，對于工作中出現的問題，能善于及時總結形成規律。

結束語

加強對檔案管理保密工作的重視能夠提高檔案保管保密水平，為我國檔案事業的進一步發展提供必要前提。要增強檔案管理人員的責任意識，轉變其工作理念，嚴謹工作態度，改進工作方法，才能夠增強保密效果。只有在檔案保管的各個環節都落實好保密原則才能確保檔案保密工作的質量，實現對檔案的科學管理和安全保障，為檔案資源的利用打下良好的基礎，為我國進一步發展提供動力。

參考文獻

[1]潘莉.淺談產品設計圖紙管理中存在的保密問題及其解決途徑[J].檔案，2013（03）.

[2]葛成霞.芻議檔案管理中的保密問題與優化對策[J].辦公室業務，2013（01）.