高校財務檔案在數字化校園中的管理研究

莫振琳

[摘要]高校財務檔案管理作為高校日常管理的重要組成部分和財務管理的重要內容，在數字化校園的大環境下，高校財務檔案信息化管理是一種必然趨勢。目前高校檔案信息化管理存在意識缺乏、制度不健全、基礎設施落后、人員素養欠缺等現象，為提高高校檔案信息化管理水平，實現高校財務檔案服務功能，需培養人員相關意識、完善相關管理制度、加強基礎設施建設、保障信息化技術。

[關鍵詞]高校財務檔案；管理；數字化；信息化

0引言

數字化校園指的是以數字化信息和網絡為基礎，在計算機和網絡技術上建立起來的對教學、科研、管理、技術服務、生活服務等校園信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸和應用，使數字資源得到充分優化利用的一種虛擬教育環境。通過實現從環境、資源到應用（包括教、學、管理、服務、辦公等）的全部數字化，在傳統校園基礎上構建一個數字空間，以拓展現實校園的時間和空間維度，提升傳統校園的運行效率，擴展傳統校園的業務功能，最終實現教育過程的全面信息化，從而達到提高管理水平和效率的目的。可見，信息化是數字化的結果，管理水平和效率的提升是數字化的最終目標。高校財務檔案管理作為高校日常管理的重要組成部分和財務管理的重要內容，在數字化校園的大環境下，高校財務檔案信息化管理是必然趨勢。高校財務檔案管理實現信息化，能讓財務檔案得以更妥善的保管，同時也利于查詢和利用，從而實現財務檔案信息資料價值。

1高校財務檔案管理在數字化校園的現狀

1.1財務檔案信息化意識缺乏

由于思想觀念的因素，部分高校負責人沒有真正意識到高校財務檔案信息化管理的重要性，限制了部分推進財務檔案信息化管理的決策，導致高校財務檔案管理在資金、人員、設施等方面的投人不足，影響了高校財務檔案信息化管理的進程。由于財務檔案管理人員服務意識的缺乏，阻礙了財務檔案管理水平的提高。當前眾多高校因財務工作人員過少、工作量過重等因素，財務檔案管理工作并未有專人負責，導致高校財務檔案管理工作停留在應付性質上。實際上高校財務檔案管理工作是一項服務性質的工作，服務性質的工作講求的是服務水平和服務效率，因財務檔案管理人員沒有意識到其工作本質，部分高校財務檔案管理人員在工作中不關注、不重視，無作為、無追求，不根據信息時代的需求尋找、學習、更新管理技術和管理方法，一定程度上影響了高校財務檔案信息化管理的進度。

1.2財務檔案信息化管理制度不健全

在高校數字化背景下，高校財務檔案信息化管理需要有一套規范的制度作為前提和保障。目前，眾多高校財務檔案信息化管理制度尚存在一些問題，導致高校財務檔案管理工作出現部分分工不明確、操作不規范、監督不到位、獎懲不分明的現象。

1.3基礎設施落后

要適應數字化校園，要實現高校財務檔案信息化管理，需要有相應的基礎設施作為保障，否則，就會嚴重阻礙學校正常的教育、教學、科研、行政等方面的工作，由于目前多數高校對財務檔案信息化管理的重要性認識不夠，財務檔案信息化管理建設的資金投入不足，高校財務軟件對財務檔案信息化管理功能的開發和投入尚未完全成熟。行業技術指標也不規范。因此，財務軟件檔案數據與財務檔案管理信息化要求的無縫對接，檔案利用的準確性和服務效率，仍未能達到信息化的要求，滿足不了實際工作的需求，基礎設施跟不上信息化時代的發展。

1.4管理人員專業素養欠缺

在信息化的時代，高校財務檔案管理人員的素質和技術必須跟上步伐，不能按照傳統的思想和標準來要求財務檔案管理人員。目前，很多管理人員并不具備高校財務檔案信息化、數字化、網絡化、電子化的專業素養和技能，對高校財務檔案工作認識簡單、隨意、粗放，沒有掌握高校財務檔案信息化管理需要的現代化信息技術、現代化管理方法和高科技管理手段，不能熟練操作各種管理軟件。

2提高高校財務檔案信息化管理的建議

2.1培養人員相關意識

（1）培養相關人員信息化意識。學校相關部門領導需要意識到高校財務檔案信息化管理的重要性，意識到高校財務檔案信息化管理是高校信息化的一個組成部分，高校財務檔案管理必須跟上校園數字化的發展，才能為學校教學、科研、行政等各方面工作可持續發展起到促進作用。在意識到高校財務檔案信息化管理的重要性后，才有可能加大人力、財力、物力的投入，從而真正落實高校財務檔案信息化管理。同時，要提高財務檔案管理人員及相關財務工作者的信息化意識，只有他們真正意識到財務檔案信息化管理的重要意義，他們在工作中才能盡職盡責、規范操作、保證工作效率，注重培養新技能、學習新技術。

（2）培養相關人員的服務意識。高校財務檔案管理的最終目的是提高檔案的利用效益，以達到促進學校可持續發展的目的。高校財務檔案管理工作實際是為高校提供關于財務方面的服務性工作，這要求財務檔案管理工作人員有相應的服務意識。針對目前高校財務檔案管理人員的應付性思想，學校相關部門需要加大財務檔案管理服務功能的宣傳，糾正應付性思想，化被動應付為主動服務，實現高效財務檔案本質功能。

（3）培養相關人員與時俱進的意識。高校傳統的財務檔案管理形式是紙質檔案管理，財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、利用、銷毀等都依賴手工，但是隨著技術的發展和要求，財務檔案管理要向更為專業、便捷、高效的電子形式發展，這就要求高校財務檔案管理人員跟上時代的發展，轉變傳統的管理觀念，創新檔案管理方式，做到與時俱進，破除墨守成規。

2.2完善相關管理制度

（1）針對分工不明確現象，建立明確的責任制度。由于部分高校財務檔案管理人員非專職化，由財務部門人員兼任，加上財務檔案業務不清晰等原因導致高校檔案管理工作分工不明確，兼職人員在財務檔案管理工作中出現不重視、不負責等現象。因此要建立明確的責任制度，聘請專業人員任職，明確檔案業務，將責任落實到人，使財務檔案管理專業化、專職化，避免分工不明確而推卸責任現象出現。

（2）針對操作不規范現象，需要建立規范的操作制度。《會計檔案管理辦法》《高等學校檔案管理辦法》《關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》為高校財務檔案工作的規范化和信息化提供了制度依據，但信息化進程中，高校財務檔案工作的實際操作中會出現各種各樣的新問題，這需要學校依據以上各管理辦法和意見，結合學校的具體情況，針對財務檔案工作中出現的具體問題，完善制度，規范操作，使財務檔案資料在收集、整理、歸檔、保管、查詢、利用、銷毀各環節有章可循，確保財務檔案的完整性、真實性、安全性。

如有序的收集、整理制度：收集整理檔案資料要完整、真實、及時，避免檔案資料的虛假錯漏，在將檔案電子化、數字化的過程中，同樣需要確保檔案信息的完整性、真實性、及時性；整理檔案分門別類等。規范的歸檔制度：歸檔需要嚴格執行審批手續，規范裝訂、規范存放；電子檔案規范分類、規范存檔。健全的保管制度：特別是各類電子檔案要專人保管，設立安全密碼，未經允許不復制不傳送，不篡改檔案數據，不丟失檔案信息等，需要有數據庫系統監控制度、重要數據備份制度、內外網隔離制度等；嚴格的查詢、利用制度：財務檔案的查詢利用程序要合法、手續要嚴格。合理的銷毀制度：銷毀檔案先造冊，審批后按期銷毀。

（3）針對監督不到位的現象，制定完善的監督制度。以定期與不定期檢查相結合的方式，檢查檔案有無破壞、丟失、散亂，檢查財務檔案管理工作各環節是否符合規章制度，以實現財務檔案管理的規范化。

（4）針對獎懲不明細的現象，制定明細的獎懲制度。對于違規違紀操作的人員進行嚴厲的懲罰，對于表現盡職盡責的員工實施適當的獎勵，最大限度調動財務檔案管理人員的積極性和主動性，抑制其消極被動的心理。營造一個公平、公開、良好的氛圍，培養提升財務管理人員的責任心與成就感。

2.3加強基礎設施建設

數字化環境下，高校財務檔案管理的基礎設施必須要符合時代的需求，如果基礎設施無法更新，財務檔案管理的水平就無法提高，其服務性功能就無法實現。財務檔案管理的基礎設施包括硬件基礎和軟件基礎。保證硬件基礎和軟件基礎夯實，才能提高高校財務檔案管理的信息化水平。

（1）硬件基礎。財務檔案管理的硬件基礎包括檔案庫房、計算機房、現代辦公設備（計算機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、裝訂機、碎紙機等），要加大財務檔案管理的硬件設施的投入，及時添置和更新相應的財務檔案管理的硬件設備。

（2）軟件基礎。軟件基礎包括在財務檔案管理中涉及的系統軟件和應用軟件，系統軟件包括計算機監控管理程序、數據庫管理程序、儲存和安全管理程序、操作系統等，應用軟件包括電子文檔管理軟件、檔案信息管理軟件等，在選擇使用相關財務檔案管理的軟件時，要考慮軟件的實用性、安全性、準確性，及時升級更新軟件，使其功能更強大、技術標準更規范統一，在高校財務檔案管理過程中發揮現代技術優勢。

2.4保障信息化技術

（1）技術創新。隨著檔案信息化管理、數字化的發展，高校財務檔案往以計算機硬盤、光盤、U盤為主要存儲媒介，以電子數據為存儲數據，以電子搜索為查詢方式的方向發展，這要求用新的手段、新的技術、新的方式來進行財務檔案管理。

（2）技術防范。在高校財務檔案信息化管理過程中，現代技術起到了無可替代的促進作用，但是也帶來了新的問題。最主要的就是檔案安全問題。一旦用于管理檔案的計算機或軟件遭受病毒、黑客等破壞，檔案的安全性就會遭到威脅，資料遺失、數據被盜、信息泄露都會帶來巨大損失。所以財務檔案在信息化的過程中要加強技術防范，確保檔案的安全性。同時，需要做好檔案的備份工作，避免因電子檔案丟失影響學校各項工作的進程。

（3）技術使用。檔案管理的技術需要人的操作才能實現其價值。信息化財務檔案管理是一項專業性、技術性都很強的工作，對人員的素質要求較高，除了具備專業的財務知識、管理知識外，還需要掌握現代化信息技術、信息手段和熟練操作各種管理軟件。為使財務檔案管理人員能夠熟悉掌握相關現代化技術、使用先進設備和軟件，需要加強對人員專業技能的培訓，這些技能包括專業的信息研究與分析、網絡建設與維護、信息維護、數據庫維護、數字化加工與管理等。