信息社會檔案管理員的價值實現

陳帥

摘 要：現代社會的發展具有重要的信息化特征，社會發展的基礎要素是信息和知識，信息經濟和信息技術的發展更是極大的促進了社會的文明進步，改變了人們傳統的生活方式和生產模式。在此過程中，關于社會發展和經濟活動中產生的重要信息檔案資料需要通過一定的形式予以物化和保管，這其中檔案管理員的地位和作用突出。本篇文章在此基礎上，主要對信息社會檔案管理員價值實現的方法和要求進行研究與分析。

關鍵詞：信息社會；檔案管理員；價值實現；方法；分析

社會不斷發展與進步過程中信息資源與一般的能源資源和物質資源的作用要更加明顯，人們在一系類的生產、生活實踐活動中產生的重要信息需要以檔案的形式留存下來，奠定歷史資料參照基礎。信息社會背景下，實現檔案管理員的價值能夠更好的促進社會檔案的保管工作進行。

一、信息社會檔案管理員價值實現方法

1.增強信息檔案管理意識

信息社會檔案管理工作中一些單位領導不夠重視檔案管理工作，認為信息檔案只要保存好即可，不需要進行再開發，這就導致信息檔案管理資源利用率難以提高。針對這種情況，信息社會檔案管理員在工作實踐中要將實際的工作內容和工作流程等及時上報，讓單位領導認識到信息社會檔案管理工作存在的重要性。信息社會檔案管理人員要實現自身的工作價值就要在工作實踐中不斷加強專業學習和技能鍛煉，強化自己的工作責任意識。[1]

2.基本素質提升

信息社會檔案管理工作對管理人員的基本素質有一定的要求，這里的工作素質主要包括兩方面內容，一方面是管理人員的職業道德素質，另一方面則是管理人員的工作技能水平。信息社會檔案管理內容較多，信息檔案類型多樣，針對不同的信息內容和檔案形式，管理人員要有足夠的工作耐性。從業人員的責任心和工作態度直接決定信息社會檔案管理質量，因而信息社會檔案管理部門應該積極組建不同的學習交流會，對員工的職業道德和政治素養進行集中教育。[2]而在職業能力方面，信息社會檔案管理人員需要不斷加強專業學習，更加充分的掌握職業領域內的知識，配合單位或部門內部的職業培訓活動，綜合學習不同學科的知識，全面提升自己的工作素質。

3.掌握先進技能水平

信息社會檔案管理工作具有重要的社會管理意義，社會在發展，社會檔案信息管理方法和管理模式也應該在原有的基礎上不斷突破傳統理念和模式，實現技術革新，提高管理水平和管理質量?，F代信息技術的發展為人們的生活和工作帶來巨大便利，尤其是計算機互聯網技術在信息社會檔案管理中發揮的作用明顯。因而檔案管理人員在工作實踐中應該學習自動化辦公技術，掌握檔案管理不同系統的使用方法和使用效用，提高工作效率。現代互聯網技術發達，檔案管理系統中存儲大量的數據信息，一旦遭到網絡病毒感染或黑客侵襲，將導致信息被竊取，后果嚴重。針對這些，信息社會檔案管理人員不僅要學習基本的計算機網絡知識，同時要有一定的網絡安全意識，在系統操作中實現外網和辦公網之間的物理隔離。

二、信息社會檔案管理員價值實現要求

1.歸檔合理

信息社會檔案管理中最重要的一項內容就是檔案資料的分類和歸檔，不同信息資料的來源、形式和使用作用均不同，在信息檔案整理中，管理員要能夠明確不同檔案屬性，實現科學分類、合理歸檔。以往的檔案整理中大多是采用紙質版，由于信息載體的使用特性，紙質檔案資料的保存年限較短，重復整理、返工頻次較多，工作量加大。[3]信息時代下，檔案管理員可以充分使用電子檔案，將資料、文件等通過電子存檔的形式方便后期整理。實踐工作中，信息社會檔案管理人員要整理、分類和歸檔好相關檔案資料，做到一年歸檔以此，充分發揮出管理員的工作價值。

2.保證文件管理效用

傳統的檔案管理多是采用文字資料的形式，但是現代信息技術和互聯網技術的應用與發展促進辦公自動化的發展，對于信息社會檔案管理工作能夠大量的收集、整理和保管相關資料，使用電子文件能夠實現信息檔案的大容量保管，同時保存期限也較長。信息社會檔案管理人員在工作實踐中要選擇合理的電子載體，常見的DVD、VCD、U盤、光盤和移動硬盤等均是讀取檔案資料的不同載體，管理人員要在文件格式分析的基礎上選擇適用的電子文件讀取載體，保證自動化辦公條件下電子文件保管的有效性和靈活性。

3.提高文件管理的安全性與流通性

信息社會檔案管理員在實地操作中要保證電子文件檔案管理的安全性和流通性，文件傳遞過程中會受到空間和時間等因素影響，存在文件傳輸延誤和文件丟失的風險，為后期的檔案資料歸檔帶來不便。[4]因而管理人員在實際操作中應該積極做好文件備份，仔細核對文件傳輸的路徑，在信息共享等同時，將文件資料及時上傳導數據庫，提高公共信息檔案資源的利用率。

三、結語

檔案管理工作并不是單一性的資料保管工作，而是要在實踐中確定信息資源的來源渠道，在歸檔的基礎上重新分類、編纂，為以后的資料調用做好準備。信息社會檔案管理工作中要更好的發揮管理員作用，就要做好信息文件的歸檔、整理、傳輸和備份工作，提高實際管理水平。

參考文獻：

[1]楊貴剛.淺談怎樣做好新時期的檔案管理員的管理工作[J].經營管理者，2016，03：275.

[2]魯紀紅.淺談新時期如何做好檔案管理工作[J].現代物業（中旬刊），2012，07：30-31.

[3]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012，23：124.

[4]陳黎.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2013，01：191+194.endprint