企業檔案管理系統的分析與設計

毛莉君，張燕

（西安培華學院，陜西西安，710125）

企業檔案管理系統的分析與設計

毛莉君，張燕

（西安培華學院，陜西西安，710125）

在現代化管理體制的要求下，為了提升企業檔案管理工作的科學化和規范化。本文以JSP和JAVA BEAN技術為主要開發手段，分析并設計了一套適應企業檔案管理發展的現代化檔案管理系統，極大地提高了企業檔案管理工作和業務處理的效率。

檔案管理系統；J2EE；系統架構

0 引言

隨著計算機技術的迅速發展和廣泛應用，電子文件和電子檔案在國內外都已普遍存在，檔案資料的數字化、光盤存儲、計算機管理和網上檢索查詢利用是檔案管理發展的必然趨勢。

綜合檔案管理系統符合國家檔案管理標準規范，適用于政府機關，企事業單位的檔案管理系統。本系統的開發堅持通用化、系列化、組合化、用戶化的方針，提供完整的解決方案和完善的售后服務，協助用戶建立完備的檔案管理體系。檔案管理系統中集成了主題詞自動標引、光盤數據存儲及光盤塔（庫）入網、大幅面掃描圖像的壓縮與動態解壓、多媒體檔案存儲、與協同辦公系統無縫連接等高新技術。

1 本系統需要解決的問題

1.1 解決檔案資料查找困難的問題

將檔案掃描的電子影像保存于服務器磁盤陣列或光盤庫中，在計算機上調閱，可以使調閱時間由數分鐘、數十分鐘縮短為數秒鐘，并且模糊查找功能可以使查閱準確性大大提高。

1.2 解決日益增加的紙質檔案存儲成本問題

通過檔案數字化加工處理，實現所有檔案的數字化管理，檔案原稿可以打包到遠郊存放，極大降低中心城市的庫房空間壓力。

1.3 解決檔案文件安全性問題

電子化的檔案資料，可以多次讀取而不接觸原件，可以充分保證原件安全性，通過數據備份，可以異地保存，遇上自然或人為災害（如水災、火災）也保證檔案信息不丟失。應用加密技術對檔案電子數據進行加密存儲，保證電子數據的安全。

2 系統功能分析

檔案管理系統主要包含：個人事務、文件管理、案卷管理、檔案檢索、資料管理、檔案法規、檔案打印、檔案統計、檔案助手、檔案預約、短信管理和審計日志等功能。

2.1 系統功能結構圖

企業檔案管理系統主要有數據采集加工、數據管理、數據利用三方面功能組成，主要的核心功能如圖1所示。

圖1 功能結構圖

2.2 設計思路及優勢

2.2.1 全文檢索

基于索引的檢索機制，支持多種分詞算法；支持靈活的索引創建機制；系統自檢更新變更后的文件，自動重建索引信息；支持分類、分庫索引；支持多種流行文件格式的索引。

2.2.2 紙質檔案數字化處理

基于OCR識別技術、掃描儀應用等開發的一套可以適應多種類型掃描儀數據接口的集文件掃描處理、掃描圖片消藍，去污、圖片識別為一體的圖像處理系統，工作流程如圖2所示：

圖2 工作流程圖

2.2.3 界面元素拖拽

采用最新的界面展現技術，界面元素支持無刷新的自動排序、元素拖拽、自定義要顯示的元素、已錄數據的自動提示，搜索功能等。

2.2.4 雙層PDF處理技術

檔案原文采用雙層PDF處理技術結合加密控制技術有效保證了檔案數據的安全。

3 系統實現技術

本系統遵循J2EE架構，以JSP和JAVA BEAN技術作為主要的系統實現手段，采用當前主流的spring＋struts＋hibernate開源框架進行程序的開發。

3.1 技術路線

3.1.1 采用分布式多層體系結構和Web架構

企業檔案業務應用是一個復雜的企業級應用，其主要特點是：數據量大、用戶數量多、業務邏輯復雜，對系統的可靠性、性能、可用性都有非常高的要求。企業檔案業務應用用戶數量大、分布廣。分布式多層體系結構比傳統的客戶機/服務器結構具有更好的可升級性和靈活性。客戶端采用WEB方式，通過瀏覽器來訪問系統的功能，客戶端零安裝、易于使用、界面美觀、便于系統升級維護。

3.1.2 采用J2EE技術

目前在多層分布式體系結構領域主要存在由SUN發起的J2EE體系結構和微軟發起的.NET體系結構兩大陣營，J2EE在跨平臺、開放性、可伸縮性、事務處理能力等方面具有很大的優勢，已經成為大型企業應用系統的主流技術。

J2EE平臺提供了一個基于組件的方法，來設計、開發、裝配及部署企業應用程序。J2EE平臺提供了多層的分布式應用模型、組件重用、一致化的安全模型以及靈活的事務控制。同時保證您的平臺獨立的、基于組件的J2EE解決方案不會被束縛在任何一個廠商的產品和API上。

3.1.3 建立穩定的企業檔案數據模型

企業檔案業務應用的具體業務功能需求是多樣的、易變的，但其管理的對象是相對穩定的。只要建立一個合理的、穩定的數據模型，就可以保持系統容易適應將來的變化和不同公司的個性化需求。所以企業檔案業務應用的建設，首先要在對業務功能的認真分析的基礎上，歸納總結出系統的數據模型，然后才是軟件的功能實現設計。有了公共的企業檔案數據模型，就可以為其他業務應用提供相關數據，消除信息孤島，對數據中心的建設有很大的促進作用。

4.結語

企業檔案管理系統針對用戶單位各類檔案的收集整理、日常管理、信息開發和檔案利用等檔案業務工作，在平臺化理念指導下實現規范化管理體系，使用戶單位檔案管理業務達到一個新的高度。

[1]王緒貴．Web技術下的電子檔案管理系統設計分析[J] ．電子世界，2017（1）:19-23.

[2] 昭日格圖.現代綜合檔案管理系統的設計與實現[D].吉林大學.2016.

[3]任紀兵.基于.NET的興隆電廠檔案管理系統設計與實現[D].成都.電子科技大學2016.

毛莉君，女，1978.9，講師，碩士，研究方向：模式識別與人工智能。張燕，女，1977.4，講師，碩士，研究方向：數據庫與知識工程。

Analysis and design of enterprise archives management system

Mao Lijun，Zhang Yan
(Xi’an Peihua University，Xi’an Shaanxi,710125)

Under the requirements of the modern management system, in order to promote the scientific and standardized management of enterprise archives. In this paper, JSP and JAVA BEAN as the main development tools, analysis and design a file management system to adapt to the modern development of enterprise archives management, greatly improve the efficiency of enterprise archives management and business process.

File management system; J2EE;System architecture