人事檔案實行計算機管理的意義研究

鄭會文

摘 要：近年來計算機技術快速發展，計算機技術也應用到我們生活中的各個領域，在人事檔案的存檔方面也是用到了計算機管理系統，人事資料的存檔對應用人才的人才調動起到了便捷的效果。如今社會發展是千變萬化的，人事調動也成了經常發生的情況。在人事調動的過程中，資料的提取、檔案的調動都需要使用到計算機管理，人事資料的管理也隨著調動頻繁而變得越來越重要，對檔案資料的管理也有了越來越高的要求。由此，在計算機技術發展相當快速的現在，為了滿足社會發展的需求，為了保證人事檔案的準確性，將計算機管理應用到人事檔案的管理中，既可以提高管理人事檔案人員的工作效率，又可以為人事調動單位提供到準確的資料服務。

關鍵詞：人事檔案；計算機管理；意義

工作人員的檔案是對人事的姓名、年齡、性別、學歷、畢業院校、社會經歷和社會面貌等信息都包含在內的資料，工作人員的人事檔案可以讓企業基本的了解人事的能力和優勢，可以方便企業對人事有一個初步的了解，來給工作人員安排合適合理的工作崗位。在人事調動過程中應用到了計算機管理，可以對檔案進行快速的劃分，并且計算機檔案一但生成很難再進行更改，所以計算機管理檔案可以給企業選擇人才提供較為準確的科學依據，人事檔案更具有真實性。為了應現代社會發展的要求，計算機管理應用到人事檔案的管理中是必然結果。

1 檔案信息化是現代人事工作的必要要求

自打我國成立以來，社會形勢發生了根本的改變。在加上后來的改革開放，也促進了國企、私企等人事制度做出了相應的完善和創新。一些企業人事調動變得越來越頻繁，這就使得公司人事的信息變得越來越豐富，檔案內容也在快速的變化更新，如果仍然堅持原始的人工管理要想滿足企業調動人事的檔案資料準確快捷的形成會有困難，所以對人事檔案的管理迫切的需要創新出新的檔案管理手段，將人事檔案信息化是如今最好的選擇。

我國的發展需要創新，發展速度需要加快，數字信息化已經在這個社會中快速的興起，在我國的發展和企業的管理中應用到數字信息化技術符合現代國家和社會的發展方向。國家對檔案信息化也已經表示出了很大的支持，并且也制定了相對完善成熟的法律法規來對人事檔案做出了保護。隨著計算機信息技術的盛行，各個行業中一套流行的管理理念也相應的誕生，其中最耀眼的當屬人事檔案的計算機信息化管理，它的流行不但為人事檔案管理節省了大量的人力資源，而且也給檔案的調動和查看提供了方便。

在之前傳統的人力管理人事檔案的過程中，不但效率提不上去，人員條件人數也不是很充足，這就導致了缺員的情況也比較嚴重。與此同時，人們對檔案資料的認知意識越來越強，檔案管方式也在一直不斷的改進和完善，為了彌補傳統的人力管理人事檔案資料的過程繁瑣、操作速度慢、并且檔案資料整理方面也會比較亂的不足之處，需要引進能跟得上社會發展步伐的快節奏的檔案管理方式。其中企業的人事檔案管理部門的工作繁重，而且檔案資料的可變動性幾乎沒有，靈活性較低，這也就會給檔案管理部門的工作人員帶來了情緒消極，工作枯燥乏味的感受，對工作失去應有的激情和興趣，要處理檔案的接收、分類、整理、歸檔這些種類繁多的工作就變的更加困難。因此在人事檔案管理方面需要有計算機數字化的支持，將如今社會社會中已經具有了得先進設備充分應用到人事檔案管理部門的工作中，來對工作質量有一個顯著的提高，工作效率要提高也會變得不在話下。為我國的經濟治國發展戰略提供了必要的保證。

2 信息化管理可以保證人事檔案資料的規范性

檔案是對一個人的經歷和能力有比較客觀的解釋，檔案資料也會需要具有一定的規范性。應用計算機管理人事檔案資料可以非常便捷的就能完成檔案規范化的要求。對人事資料的檔案信息可以很及時的進行記錄，并且記錄過程也比傳統的檔案管理方便很多，通過計算機的智能輸入、保存、檢索所具有的功能，來更加直觀、方便的查看干部的基本信息。一旦遇到需要查找某個特定人的檔案基本信息的情況，通過計算機的的智能處理系統只需要輸入員工編號或者姓名就能將想要查找的個人資料快速的篩選出來，這就省去了大部分的人力，將原來幾個人才能共同完成的工作，一個人就可以非常方便快速的完成，計算機管理應用到人事檔案為檔案管理人員的工作提高了效率。

對人事的檔案資料應用計算機數字化管理，將計算機先進的技術應用到企業的管理中，能夠相對全面的把人事的基本情況和經歷展現出來，這就又利于企業高層對人事人才進行了解，有利于對人才的選拔和任用，讓人事的能力都用在最能發揮作用的領域。對人事檔案應用計算機管理也具有很強的實用價值。就最近的社會的發展形勢而言，社會造假現象越來越嚴重，山寨品牌層出不窮，商品質量日益下降，大多數人對這個社會的誠信度已經發出了很質疑。同時也有很多不良人事利用紙質檔案的弊端來對檔案進行涂改，甚至造假來掩飾自己不足和弊端，已經有好多地區新聞曾經報道過人事檔案造假的現象。曾經有高層人士不惜花費重金來更改自己的資料，其中山西太原質量協會原秘書長就曾經因為想要將檔案資料中年齡改小兩歲而遭到媒體的曝光，也有一些高層篡改工作履歷來獲得本來自己沒有資格競選的職位。針對上述的社會現象，對人事檔案的重視度務必要有所提高，計算機管理應用到人事檔案的管理中之后，對人事直接建立個人的電子檔案，并且將電子檔案和紙質檔案分離保存，相互獨立的存在，并且電子檔案一旦生成就不允許人為的對其進行更改，保證了人士資料中的出生日期、學歷、就業經歷等信息的真實性，從而來實現人事檔案的可靠性，為人事選舉過程中的人事資料公布提供強有力的真實性和權威性，用檔案資料說話，用自身能力來證明自己適合哪些職位。再者，紙質檔案容易受損，很難對人事的原始檔案保存幾十年甚至更長時間，一旦檔案出現破損，就很難進行修復，所以建立電子檔案，不但可以完整的保存人事檔案資料，而且可以保證長時間檔案不受損，為人事檔案的完整性提供了有利的基礎。

3 結語

社會的進步是無邊界的，在高科技發展迅速的今天，計算機技術已經普及應用到各個領域，原始的人事檔案管理已經不在適應如今的社會時代需要，為了緊跟時代的發展步伐，需要將計算機技術應用到人事檔案的管理中，為人事檔案的管理水平提供行之有效的發展空間。

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