淺談如何做好檔案管理工作

閆薇薇

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，以及產(chǎn)業(yè)化進程的逐步加快，檔案的管理模式及利用方式方法也發(fā)生了巨大的變革。作為單位管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞，決定著工作質量和效率，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作。因此，加強檔案管理工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范性、完整性，加強資源共享，已經(jīng)成為今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

加強檔案管理工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范性、完整性，加強資源共享，從而提高檔案工作的效率與質量，可以給領導的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，作為檔案管理工作人員，務必認真做好、完善檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作。

1 對檔案管理工作要有正確的認識

檔案管理工作人員對檔案管理工作是否有正確的認識，直接決定著檔案管理工作的質量和水平。很多人在開始接手檔案工作時，會遇到很多問題，很多人對檔案管理工作的認識不夠全面，感覺無非是把上級來的文件和本單位下發(fā)的文件歸類封存而已，以為是一個特簡單的工作，這樣的人不在少數(shù)。正是由于有這種看法，所以開始整理時毫無頭緒，無從下手，文件堆滿桌子，手忙腳亂。直到這時才會真正認識到檔案管理工作其實是一項非常重要的工作。從宏觀上講，檔案是在各項社會活動中逐步形成的文件轉化物，是歷史憑據(jù)也是人類發(fā)展歷程中的寶貴財富，對人類文明進步具有重要的參考價值和憑證作用。從小處講，小到各單位，檔案資料是單位發(fā)展過程的經(jīng)歷紀錄，記錄著單位經(jīng)濟、政治、文明等方面不斷發(fā)展完善的過程。這個過程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以說，做好檔案管理工作，對單位發(fā)展具有非常重要的意義。

2 要了解檔案的重要作用

檔案資料的重要性具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、機關工作的查考憑據(jù)

檔案記錄了各種機關、單位過去活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據(jù)，處理行政事務的過程與結果以及管理活動的經(jīng)驗，它是任何一人政府、任何一個機關單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)我們黨和國家歷來強調辦事要實事求是，各種機關單位為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機關、企事業(yè)等單位的領導工作和業(yè)務管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔日久的事務難免被人遺忘。事實證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機關單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。

2、生產(chǎn)建設的參考依據(jù)

檔案中記載了各種生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟管理的科學依據(jù)和參考材料。當今日益增多的科學技術檔案，更是進行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學技術管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學技術等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟活動的情況，都能為以經(jīng)濟建設為中心的現(xiàn)代化建設提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂經(jīng)濟計劃，檢查和總結生產(chǎn)情況，推廣先進生產(chǎn)技術和管理經(jīng)驗以及防止災害等等，都是重要的參考材料。大量的實踐證明，充分利用有關的檔案，對加強經(jīng)濟管理，促進生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟效益，具有直接的作用。

3、政治斗爭的必要工具

檔案中記載了社會、階級、經(jīng)濟、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級統(tǒng)治和進行各種政治斗爭的工具。我們黨和國家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可靠根據(jù)和銳利武器。在國際斗爭中，檔案也是維護我國主權、同霸權主義進行斗爭的一種有力工具。今后，政治斗爭還將在一定范圍內長期存在，仍須正確發(fā)揮檔案的政治作用。

4、科學研究的可靠資料

無論是自然科學，還是社會科學、思維科學的研究，都必須詳細地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進行科學研究的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經(jīng)驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料。所以，檔案是科學研究的必要條件。

5、宣傳教育的生動素材

檔案所以成為宣傳教育的生動素材，因為它以歷史性、直觀性和原始性等而見長。由此可見，檔案在生活中具有多么重要的作用。

3 檔案管理人員必須具備基本的專業(yè)素質

檔案工作是整個單位發(fā)展過程中的重要組成部分。檔案工作人員要具備專業(yè)知識，勇于開拓創(chuàng)新。

1、檔案管理人員要具備較強的組織文字材料的寫作能力。文字處理也是檔案管理工作的一部分。檔案管理者要有一定的文學修養(yǎng)、扎實的文字功底、較強的文字書寫能力和概括能力，這樣才可以將零散的文件材料編纂成黨政管理、科技管理文件及匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為各項工作服務。

2、檔案管理人員一定要把好公文形成關。公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基石。而公文的擬制，是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。

4 檔案管理人員應具備應用現(xiàn)代化手段的管理能力

隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理的工具選擇也極大地豐富起來，使檔案管理工作面臨更多考驗。為適應新時期對檔案管理工作提出的各類要求，在檔案管理部門加強檔案管理的信息化建設的同時，檔案管理人員首先要積極學習掌握計算機基礎知識，加速檔案信息的電子化和數(shù)字化進程，在提高工作效率的同時，注重檔案信息的完整性，為使用者提供快捷、高效的檔案查詢服務。

參考文獻

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