計算機信息技術在檔案管理中的應用之我見

郭鵬　孟鷺

摘 要：檔案工作中有一個不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發展才能適應這瞬息萬變的社會。現在，一個新的發展契機擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構和作用，并仔細比較了兩種管理方式的差異和優缺點。提出了存在的問題以及相應的解決措施。

關鍵詞：信息化；檔案管理；建設；問題應對

21世紀是一個全新的信息時代，隨著信息時代的到來，計算機成為人們在日常的工作和學習中日益重要的工具。計算機技術運用到檔案管理中，對于實現現代化的檔案管理具有非常重要的作用。伴隨著社會化大生產時代的到來，計算機信息技術背景下檔案管理工作的特點在發生著變化。檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內容的內容日趨復雜化；社會化的生產也使得傳統的勞動密集型逐步向知識密集型方向轉化，為檔案管理實現自動化和程序化提出了現實需要和必要挑戰。

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

1 計算機信息技術集成有效促進檔案管理載體發生重大變化

與傳統的檔案管理載體不同，信息技術更多的是將檔案內容轉換成信息化數字內容通過計算機技術和網絡技術、借助相關軟件作為載體予以保存，實現了檔案管理儲存的數據化、虛擬化和數字化。例如在高校中計算機信息技術就得到了很好的應用。 隨著信息技術中硬技術的不斷應用，大部分學校檔案管理工作部門均配備了相應的多媒體電腦、資料掃描儀、打印機以及相機等硬件設備。工作人員可以根據每一階段利用計算機從互聯網等多個方面獲取資料信息，對于收集的資料可以利用掃描儀全部轉換為電子版，從而實現資料數字化。電子文件不同于傳統紙質文件，其更易于保管，并且方便，所占空間大大縮小。因為電子文件屬于一類新型信息載體，近年來以光學材料及磁性材料作為信息載體的電子檔案逐漸取代了以紙質作為信息載體的紙質檔案。針對學校獲得個人中獎旗、獎杯以及各種紀念品，由于是屬于立體物品傳統保管工中很難確保其經過長時間之后不會出現變色、損壞等。傳統的檔案管理往往是以實物保存為主要的載體形式，受保存空間和時間影響較大，檔案儲存內容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術集成條件下的檔案管理載體有效實現了計算機的全程操控，有效實現了檔案數據處理與交換的效能，有效避免了受傳統檔案管理時間和空間約束的限制。

2 計算機信息技術中軟技術的應用

檔案信息管理系統的軟件功能越來越完善。隨著信息技術的不斷發展，為了進一步提高電子文檔的管理工作數據庫逐漸被應用在檔案管理工作中。信息技術的不斷發展為檔案信息化管理提供了技術支撐。數據庫技術的運用早期文件系統也可以實現電子文檔的存儲工作，但是因為早期文件系統在數據信息冗余、數據共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用。數據可技術的應用可以很容易的完成數據信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作。一旦建立了用于管理檔案信息的統一數據庫，可以使其充分發揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能，不僅能進一步提高高校檔案信息的保密性，還能大大提高檔案管理工作效率。網絡系統功能越來越完善，互聯網技術的運用其中為檔案管理信息管理平臺的運行提供了重要的保障。例如依托云技術構建檔案信息資源共享平臺。基于云計算的檔案信息化管理系統主要由基礎硬件設施和云管理平臺以及云檔案管理應用程序所構成。檔案管理云應用程序主要是面向檔案信息用戶，對檔案進行相關操作管理的軟件。通過構建云計算檔案管理平臺可以實現檔案信息資源的共享，提高不同部門檔案信息封閉的缺陷，有效的避免重復構建信息管理系統的弊端，降低檔案信息化建設成本支出而互聯網技術屬于一種全球性的計算機網絡，其由不同中規模大小、不同類型的計算機網絡組合而成。由于計算機網絡的出現，使資源共享變成了可能，而隨著互聯網技術的不斷發展，互聯網技術在設備及技術上都能達到檔案的網絡化管理相關要求。互聯網技術不僅能實現數據檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實現網上信息資源數據的共享，從而大大提高檔案管理工作質量，節省了人力、財力。

3 計算機信息技術在檔案管理的應用中存在一些問題

首先，從現實生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計算機當做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象不是現有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質材料。在具體的檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發揮，尤其是在檔案數據庫管理上面。因此，計算機在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態，其功能并不能得到最大化的發揮。其次，不夠重視這方面的專業人才的培養及培訓。有些用人單位并沒有積極的招聘一些在計算機操作和應用方面具有專業水平的人員和重視對員工的培訓，加大培訓力度，以提高計算機信息技術的使用效率。沒有認識到通過培訓可以轉變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務價值觀，以便更好的指導自身的工作與此同時重視對相關人員操作能力的培訓，讓他們充分的掌握計算機的操作能力，能夠熟練的運用計算機來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。

在信息化社會，利用計算機信息技術管理檔案已成為現代檔案管理不可或缺的重要組成部分。檔案資源管理的重心也逐步從傳統載體檔案實體向各類電子文件轉移。而在信息化環境下檔案管理工作也將面臨著全新的挑戰。將計算機技術應用到檔案管理中，它是根據國家有關標準，對檔案內容進行分析、加工和組織以及處理，并最終轉入到計算機存儲的形式和過程。信息化時代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。計算機技術是實現檔案管理標準化、現代、網絡化得重要工具。加快檔案管理的現代化建設，努力實現計算機技術在各個檔案管理環節中的應用，是當前各檔案館的最主要的任務和目標更具有重要的現實意義。

參考文獻

[1] 劉洪峰，陳江波.網絡開發技術大全[M].人民郵電出版社，2005：119-143.

[2] 程成，陳霞.軟件工程[M].機械工業出版社，2003：46-80.

[3] 舒紅平.Web 數據庫編程-Java[M].西安電子科技大學出版社，2005：97-143.

[4] 徐擁軍.從檔案收集到知識積累[M].是由工業出版社，2008：6-24.

[5] 紀新.轉型期大型企業集團檔案管理模式研究[D].天津師范大學，2008：46-57.

作者簡介

郭鵬（1984-），男，河北唐山人，主要從事檔案管理工作。

孟鷺（1978-），男，河北唐山人，主要從事電子商務，信息技術研究。