高校檔案管理信息化建設

孫偉娜

摘 要：在信息化高速發展的當今社會，高校檔案管理事業的未來發展被推向了一個全新階段。這種大背景下，檔案工作要想適應學校和社會發展的需要，就必須推進高校檔案管理信息化建設。文章圍繞高校檔案信息化管理的發展現狀及問題、信息化建設的建議措施以及對其新思考存在的意義等展開探析。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化建設；專業化人才；意義

隨著現代信息技術的飛速發展，社會中的各行各業都逐步展開了相應的信息化大改革。而作為培養社會各界精英人才的高校，更應順應網絡信息化的時代潮流，本著提高工作效率和專業化服務水平的目的，對高校的檔案管理工作進行信息化建設改革，以便為學校師生等檔案用戶提供更好的服務。

1 高校檔案管理信息化建設的發展現狀及存在問題

1.1 高校不夠重視檔案管理信息化，檔案信息化意識有待強化

高校檔案的信息化管理工作，在高校檔案管理事業的發展過程中已逐漸規范化；隨著檔案管理在高校教學、科研中作用的凸顯，其工作人員的檔案管理意識也隨之逐步加強。

但在實際的操作過程中，人們也僅僅只是對檔案管理工作引起關注，對其系統的認識還是較為缺乏，仍停留在傳統認識上，缺乏創新意識，不敢進行創新實踐，忽視了檔案信息資源的開發和利用。

1.2 高校檔案信息化管理的資金投入不足，基礎設施配備缺乏

高校檔案信息管理工作的內容形式等必須不斷創新，以適應信息時代飛速發展的需要。因此，高校必須對其檔案進行工作的有效管理和資源的合理分配。然而目前多數高校對檔案管理的信息化建設難以取得實質性進展，主要原因就是配套建設資金的缺乏，使得其檔案管理的信息化過程中出現種種問題，制約其進一步的發展。

同時，信息化建設還需要配套的硬件設備和專業軟件，這是檔案管理信息化建設的前提和基礎。然而，缺乏硬件設備、沒有專用服務器等是目前我國很多高校檔案館所面臨的一大問題。高校檔案機構沒有能生產和接受電子文件的工具和網絡，其檔案的信息化建設就十分棘手。

1.3 檔案信息化管理缺乏專業化人才，專業水平和素質有待提高

目前很多高校檔案信息化管理的條件都已具備，然而由于現在化管理要求的不斷提高，對高校檔案信息化管理的要求也就更高。相比之下，高校檔案管理工作人員的檔案管理意識不明確、專業化程度較低、創新意識缺乏等，使得整體工作素質偏低，制約其檔案管理信息化建設的發展。

同時，目前檔案管理信息化工作中缺乏一支素質優良、結構合理、科學高效的復合型檔案管理隊伍。第一，高校檔案信息化管理的工作人員中缺少全面性人才：熟悉檔案管理相關業務知識的人，對現代化的信息技術缺乏相應認識；專業化的信息技術人員對相關檔案管理業務又不熟悉。第二，當前，高校檔案信息化管理的人才培養，并不屬于學校的工作重心，缺乏相應的工作重視。

2 高校檔案管理信息化建設的建議和舉措

2.1 增強檔案管理重視度，強化檔案信息化意識

學校高層領導要充分認識到高校檔案管理信息化的必要性和重要性，對其檔案管理要足夠重視；同時，高校內部參與檔案管理的工作人員要轉變傳統思想，加強網絡時代下檔案管理的信息化意識，根據實際調整工作規劃，以此來推動高校檔案管理信息化的建設和發展。

2.2 加強資金投入力度，完善基礎設施配備

高校檔案管理信息化建設要有充足的物質保證。增加對其建設的資金投入力度，積極引進現代化的信息技術，建立和完善高校的電子化檔案信息。

數據庫服務器、存儲器、數碼攝像及圖文影像掃描儀等硬件設備，和具備檔案信息收集、整理、歸檔、存儲等功能的檔案信息管理軟件設施是高校必須配備的，必須盡快統一完善。

2.3 培養全面性專業化人才，提高檔案管理的專業素質

當前社會，信息化、網絡化已逐步占據主導地位。為順應檔案信息化網絡化發展的需要，參與高校檔案管理的工作人員就必須提高其業務水平和專業化水平。高校要加大對其檔案管理工作人員的培訓力度，充分利用多種教育培訓途徑，來加強對工作人員的網絡技術知識、現代管理技術、高新科技等的教育和培訓，來增強工作人員的技術水平和專業素質，培養既精通檔案業務又具備熟練運用現代化技術技能的復合型人才。

3 高校檔案管理信息化新思考的意義

3.1 開發建立高校檔案數據庫及高校檔案管理在線服務平臺，提高效率

通過建立高校檔案管理數據庫和開設高校檔案信息管理服務平臺，切實提高了高校檔案管理工作的效率。

其一，它們的建立和開設縮減了紙質檔案管理的工作量，簡化了對于檔案管理的工作流程，降低了檔案管理工作人員的工作成本；其二，簡化了對檔案利用的手續，節約了檔案使用的時間成本；其三，檔案網絡服務平臺的開設，方便了高校對應檔案用戶的使用和操作，其檔案信息的利用效率大大提高，社會成本的投入明顯降低。

3.2 高校檔案管理信息化服務變被動為主動，立足長遠

高校檔案管理信息化的建設，使其在信息化服務過程中由原先的被動轉變為積極向高校檔案用戶提供服務的主動導向型。

這一服務導向的變化，為高校檔案信息資源的開發利用提供了進一步的導向指引和技術支持；能不同方位的將檔案服務對象所需的檔案資料快速準確的展現，最大化滿足用戶的各種需求，真正實現高校檔案管理的實際價值；這一服務導向的變化，真正體現了高校立足于長遠打算，逐步提高檔案信息利用率的大方向。

3.3 實現高校檔案管理信息化的平臺是校園網，切合實際

校內網的存在和利用對學校的教學，學生的管理等多方面均做出了不同程度的貢獻。

當今高校，利用現代化網絡信息技術，建立學校專門化的網絡服務平臺，對學校的相關情況進行信息錄入，實現了資源共享，切實達到高校服務的最大化水準，切合了高校發展實際。

4 總結

高校檔案管理信息化建設，即通過運用現代網絡技術、信息化技術以及通訊技術等，對高校內的學校信息、教師信息、教學科研信息及學生信息等資料進行信息錄入、管理及運用的過程。通過對高校檔案管理的信息化建設，能夠在更廣范圍內實現資源的共享。因此，高校檔案管理信息化建設是其檔案管理工作發展的必然趨勢。

參考文獻

[1]陳海英. 加強高校檔案管理工作思考[J].現代商貿工業，2009，21（16）：44-45.

[2]王常虹. 淺談信息公開條件下的高校檔案管理[J].中國校外教育，2010（3）：8.

[3]夏文. 新時期高校檔案管理模式的電子信息化[J].湖北師范學院學報：哲學社會科學版，2010（2）：151-152.