供電公司檔案管理的問題與對策

隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作的社會作用和地位也在不斷地發(fā)展。本文闡述了供電公司檔案管理的意義與存在的主要問題，探討了如何通過對檔案工作管理模式和管理機制的創(chuàng)新來解決問題。

1 供電公司檔案管理的意義

“檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。”檔案的作用體現(xiàn)在兩個方面：一為憑證。因為它記錄了人們實踐活動的原始的真實情況。如，一份文件在形成過程中保留著作者的筆跡，聲音或圖象，保留著領(lǐng)導(dǎo)者的簽字，單位或個人的印章等，這些原始的真跡，顯示出它無可替代的權(quán)威性。二為參考。檔案的原始性、真實性，使它在人們總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、制定行動綱領(lǐng)和工作計劃，進行科學(xué)研究和經(jīng)營活動中，有重要的參考價值。近年來，隨著用電量的逐年增加，電力企業(yè)體制改革的步步推進，迫使檔案管理工作的現(xiàn)代化及標準化，可實際上因為各種主觀或客觀的原因，供電公司的檔案管理還存在種種問題。

2 供電公司檔案管理中存在的問題

筆者在供電公司檔案工作中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在以下問題：

（一）檔案管理機構(gòu)不完善

各科室的檔案工作都由本科室自行安排，這樣造成人員輪換頻繁，各科室之間缺乏溝通，給部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動帶來了極大的不便。

（二）檔案管理制度不健全

尚未制定獨立完善的檔案管理制度，檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求還從屬于其他規(guī)章制度，存在職責(zé)不夠明確，規(guī)定不夠詳細等問題。

（三）檔案資料管理不規(guī)范

1、門類單一。文書檔案所占比重過大，占總數(shù)的65%以上。科技檔案、合同檔案、會計檔案、案件檔案比重極小。

2、載體單一。絕大部分是紙質(zhì)檔案，而照片、底片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體的檔案卻寥寥無幾。

3、內(nèi)容單一。翻開文書檔案的案卷目錄，我們可以看到這些檔案的內(nèi)容是：黨政會議記錄、綜合報表、工作簡報、調(diào)查報告、請示批復(fù)、干部的任免等，從這些材料中只能了解梗概，而想要更深入、更詳細的記錄只能從這項工作開展時所形成的科技檔案或?qū)ｉT檔案中找到。

4、管理混亂。檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多。

5、信息陳舊。如相當部分的會議紀要檔案、重要事件記錄、客戶往來帳目文件檔案、質(zhì)量陳述文件檔案等還是在電力體制改革前的保留，已無保存價值。

面對上述種種不問題，面對當今競爭社會對檔案室提出的挑戰(zhàn)，筆者認為必須對檔案工作進行創(chuàng)新管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，使它適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

三、供電公司加強與完善檔案管理的對策

（一）加強公司檔案工作的行政管理

第一，建立檔案管理機構(gòu)。成立公司檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由辦公室、生技部、財務(wù)部、用電部等職責(zé)人員組成。設(shè)立檔案庫房和閱檔室，配備所需的一切硬件和軟件。第二，理順檔案工作流程。由辦公室負責(zé)本公司檔案工作的綜合管理，對各部室檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，建立起“領(lǐng)導(dǎo)分管、辦公室主管、部室兼管”的檔案三級管理網(wǎng)絡(luò)。第三，建立健全檔案管理制度。部門應(yīng)逐步建立健全各門類檔案管理制度，包括檔案員崗位責(zé)任制、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度等。第四，有計劃的開展檔案工作，把檔案工作納入公司的年度計劃。

（二）檔案立卷工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的規(guī)范和創(chuàng)新

加強對檔案資料的管理，按照檔案管理的規(guī)范程序和要求加強檔案立卷管理工作。具體從以下方面著手：第一，對現(xiàn)有檔案進行鑒定，剔除無保存價值的案卷。剔除工作應(yīng)與計算機錄入的前處理工作同步進行，即在對案卷做分類標引或主題詞標引的同時，分析其價值的有無及高低。應(yīng)在公司分管檔案負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由行政部負責(zé)人以及檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，對檔案進行鑒定。經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案必須登記《銷毀檔案清冊》，由單位領(lǐng)導(dǎo)審查批準后進行監(jiān)銷。第二，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)，把保管期限劃定不準確以及重復(fù)歸檔等問題杜絕在歸檔前。不同年度的文件，應(yīng)分開排列。“年度”的確定，應(yīng)遵循以下辦法：一般的文件材料，放在其形成的年度；計劃、預(yù)決算、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等，應(yīng)放在文件針對的年度；長遠規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的頭一年；多年的總結(jié)、報告，應(yīng)放在文件針對的最后一年；跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。將同一年度的收文和發(fā)文分開，收文按不同保管期限排序即：年度——保管期限——文件序號（件號）。發(fā)文首先分機構(gòu)，同一機構(gòu)下發(fā)文分不同保管期限排序，即：年度——機構(gòu)——保管期限——文件序號（件號）。第三，加強檔案信息資源的開發(fā)。通過編研工作把散落在不同卷宗，不同案卷的有價值的信息，分門別類編寫成系統(tǒng)的參考資料。這使那些因先天不足如：立卷不科學(xué)，收集不齊全等后天又難以彌補的案卷質(zhì)量得到“升華”，根據(jù)不同的利用需求編制的檢索工具，從不同角度揭示著檔案信息資源，建立起一整套館藏檔案檢索體系，有助于檔案信息的開發(fā)和利用。

（三）在檔案載體上更新，實現(xiàn)檔案信息電子化

在企業(yè)各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。其益處有：①可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前許多檔案部門都將計算機應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。②縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式時間長、效率低，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。③檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。④檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。⑤檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國已越來越完善，檔案事業(yè)也應(yīng)注意這方面的發(fā)展動向，超前拿出對策，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

在工作中，筆者一直嘗試著把以上的創(chuàng)新應(yīng)用到檔案管理工作中，發(fā)現(xiàn)檔案資料豐富多了，有序多了，服務(wù)功能更加強大了。近年來，我公司充分利用檔案信息資源，在修編電力志、地方志電力篇、組織沿革、大事記、經(jīng)濟活動分析、事故分析、電網(wǎng)效益分析、多經(jīng)效益分析以及對220 kV變電站、線路，110 kV變電站、線路，200 MW機組，科研成果形成簡介、匯編等多種編研成果，用于指導(dǎo)生產(chǎn)、經(jīng)營和各項管理工作，取得了顯著的成績。直接利用檔案在土地產(chǎn)權(quán)的界定、解決土地糾紛、處理設(shè)備故障、縮短機組大修時間、設(shè)備改造、優(yōu)化電網(wǎng)調(diào)度方式、編制工程招標書、節(jié)省投資、維護企業(yè)的合法權(quán)益和職工個人的正當權(quán)益等實際方面取得的效果更為明顯。

參考文獻

[1]《檔案基礎(chǔ)工作理論與方法》，主編：楊友秀，檔案出版社。

[2]《南方電網(wǎng)公司檔案管理制度》辦公室。

[3]《檔案與建設(shè)》2014年第5期。譚培：《對我國檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研究的研究》

作者簡介

肖金鳳（1980-），女，江西省于都縣，本科，江西師范大學(xué)，檔案專業(yè)館員（中級專業(yè)技術(shù)資格）。