供電公司檔案管理的問題與對策

隨著社會的發展，檔案管理工作的社會作用和地位也在不斷地發展。本文闡述了供電公司檔案管理的意義與存在的主要問題，探討了如何通過對檔案工作管理模式和管理機制的創新來解決問題。

1 供電公司檔案管理的意義

“檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。”檔案的作用體現在兩個方面：一為憑證。因為它記錄了人們實踐活動的原始的真實情況。如，一份文件在形成過程中保留著作者的筆跡，聲音或圖象，保留著領導者的簽字，單位或個人的印章等，這些原始的真跡，顯示出它無可替代的權威性。二為參考。檔案的原始性、真實性，使它在人們總結經驗教訓、制定行動綱領和工作計劃，進行科學研究和經營活動中，有重要的參考價值。近年來，隨著用電量的逐年增加，電力企業體制改革的步步推進，迫使檔案管理工作的現代化及標準化，可實際上因為各種主觀或客觀的原因，供電公司的檔案管理還存在種種問題。

2 供電公司檔案管理中存在的問題

筆者在供電公司檔案工作中，發現檔案管理存在以下問題：

（一）檔案管理機構不完善

各科室的檔案工作都由本科室自行安排，這樣造成人員輪換頻繁，各科室之間缺乏溝通，給部門的生產經營活動帶來了極大的不便。

（二）檔案管理制度不健全

尚未制定獨立完善的檔案管理制度，檔案管理的有關規定和要求還從屬于其他規章制度，存在職責不夠明確，規定不夠詳細等問題。

（三）檔案資料管理不規范

1、門類單一。文書檔案所占比重過大，占總數的65%以上。科技檔案、合同檔案、會計檔案、案件檔案比重極小。

2、載體單一。絕大部分是紙質檔案，而照片、底片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體的檔案卻寥寥無幾。

3、內容單一。翻開文書檔案的案卷目錄，我們可以看到這些檔案的內容是：黨政會議記錄、綜合報表、工作簡報、調查報告、請示批復、干部的任免等，從這些材料中只能了解梗概，而想要更深入、更詳細的記錄只能從這項工作開展時所形成的科技檔案或專門檔案中找到。

4、管理混亂。檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多。

5、信息陳舊。如相當部分的會議紀要檔案、重要事件記錄、客戶往來帳目文件檔案、質量陳述文件檔案等還是在電力體制改革前的保留，已無保存價值。

面對上述種種不問題，面對當今競爭社會對檔案室提出的挑戰，筆者認為必須對檔案工作進行創新管理，實現檔案管理的現代化，使它適應社會發展的需要。

三、供電公司加強與完善檔案管理的對策

（一）加強公司檔案工作的行政管理

第一，建立檔案管理機構。成立公司檔案工作領導小組，由辦公室、生技部、財務部、用電部等職責人員組成。設立檔案庫房和閱檔室，配備所需的一切硬件和軟件。第二，理順檔案工作流程。由辦公室負責本公司檔案工作的綜合管理，對各部室檔案工作進行監督指導，建立起“領導分管、辦公室主管、部室兼管”的檔案三級管理網絡。第三，建立健全檔案管理制度。部門應逐步建立健全各門類檔案管理制度，包括檔案員崗位責任制、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度等。第四，有計劃的開展檔案工作，把檔案工作納入公司的年度計劃。

（二）檔案立卷工作基礎業務的規范和創新

加強對檔案資料的管理，按照檔案管理的規范程序和要求加強檔案立卷管理工作。具體從以下方面著手：第一，對現有檔案進行鑒定，剔除無保存價值的案卷。剔除工作應與計算機錄入的前處理工作同步進行，即在對案卷做分類標引或主題詞標引的同時，分析其價值的有無及高低。應在公司分管檔案負責人的領導下，由行政部負責人以及檔案部門和有關業務部門的人員組成鑒定小組，對檔案進行鑒定。經鑒定需要銷毀的檔案必須登記《銷毀檔案清冊》，由單位領導審查批準后進行監銷。第二，嚴把檔案質量關，把保管期限劃定不準確以及重復歸檔等問題杜絕在歸檔前。不同年度的文件，應分開排列。“年度”的確定，應遵循以下辦法：一般的文件材料，放在其形成的年度；計劃、預決算、總結、報告、統計報表等，應放在文件針對的年度；長遠規劃應放在文件內容針對的頭一年；多年的總結、報告，應放在文件針對的最后一年；跨年度的案件，放在結案的一年。將同一年度的收文和發文分開，收文按不同保管期限排序即：年度——保管期限——文件序號（件號）。發文首先分機構，同一機構下發文分不同保管期限排序，即：年度——機構——保管期限——文件序號（件號）。第三，加強檔案信息資源的開發。通過編研工作把散落在不同卷宗，不同案卷的有價值的信息，分門別類編寫成系統的參考資料。這使那些因先天不足如：立卷不科學，收集不齊全等后天又難以彌補的案卷質量得到“升華”，根據不同的利用需求編制的檢索工具，從不同角度揭示著檔案信息資源，建立起一整套館藏檔案檢索體系，有助于檔案信息的開發和利用。

（三）在檔案載體上更新，實現檔案信息電子化

在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。其益處有：①可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。②縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式時間長、效率低，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。③檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。④檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。⑤檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國已越來越完善，檔案事業也應注意這方面的發展動向，超前拿出對策，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

在工作中，筆者一直嘗試著把以上的創新應用到檔案管理工作中，發現檔案資料豐富多了，有序多了，服務功能更加強大了。近年來，我公司充分利用檔案信息資源，在修編電力志、地方志電力篇、組織沿革、大事記、經濟活動分析、事故分析、電網效益分析、多經效益分析以及對220 kV變電站、線路，110 kV變電站、線路，200 MW機組，科研成果形成簡介、匯編等多種編研成果，用于指導生產、經營和各項管理工作，取得了顯著的成績。直接利用檔案在土地產權的界定、解決土地糾紛、處理設備故障、縮短機組大修時間、設備改造、優化電網調度方式、編制工程招標書、節省投資、維護企業的合法權益和職工個人的正當權益等實際方面取得的效果更為明顯。

參考文獻

[1]《檔案基礎工作理論與方法》，主編：楊友秀，檔案出版社。

[2]《南方電網公司檔案管理制度》辦公室。

[3]《檔案與建設》2014年第5期。譚培：《對我國檔案事業發展戰略研究的研究》

作者簡介

肖金鳳（1980-），女，江西省于都縣，本科，江西師范大學，檔案專業館員（中級專業技術資格）。