社交媒體應(yīng)用于高校檔案工作現(xiàn)狀調(diào)研分析

李爽?張建華

摘 要：本文通過(guò)實(shí)際調(diào)研，分析目前微信公眾平臺(tái)在高校檔案工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀，找出問(wèn)題與不足，并提出合理化的建議，為移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代下，社交媒體應(yīng)用于高校檔案工作積累理論基礎(chǔ)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：社交媒體；微信；學(xué)生檔案

高校檔案涉及人事檔案、教學(xué)檔案、財(cái)會(huì)檔案、科研檔案、基建檔案、聲像檔案等各類檔案，形成以及管理部門相對(duì)比較分散。因此，檔案的管理和利用服務(wù)之間的連接和互動(dòng)性較差。正是基于以上原因，在高校建立專業(yè)的檔案服務(wù)微信平臺(tái)，充分利用微信覆蓋面廣、交互性強(qiáng)、接收信息及時(shí)快速的特點(diǎn)，能夠促進(jìn)高校檔案服務(wù)工作的深入開展。

微信是騰訊公司發(fā)布的一款即時(shí)通訊類的社交軟件，主要應(yīng)用于智能移動(dòng)端，包括智能手機(jī)和平板電腦。微信公眾號(hào)是開發(fā)者在微信公眾平臺(tái)上申請(qǐng)的應(yīng)用賬號(hào)，可在微信平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)和特定群體的文字、圖片、語(yǔ)音、視頻的全方位溝通、互動(dòng)。目前很多高校檔案部門都已經(jīng)開通了微信公眾平臺(tái)，為社會(huì)提供各個(gè)方面的檔案利用及查詢服務(wù)。本文針對(duì)我國(guó)已經(jīng)開通微信公眾平臺(tái)的高校檔案館進(jìn)行調(diào)研，對(duì)高校檔案服務(wù)的方式、內(nèi)容、利用效果進(jìn)行總結(jié)和分析。

1 調(diào)研概況

本次調(diào)研從2月10日開始，截止到至4月10日。為期兩個(gè)月的時(shí)間。筆者分別以“檔案館”、“學(xué)生檔案”為關(guān)鍵詞，在微信公眾平臺(tái)進(jìn)行搜索，共得到有效的、經(jīng)過(guò)認(rèn)證的高校檔案館平臺(tái)27個(gè)（高校名單見附表）。這一數(shù)量和我國(guó)高校總數(shù)相比，可以說(shuō)是非常之少。其中涉及檔案服務(wù)的模塊以及內(nèi)容各有側(cè)重，詳情見下表：

模塊類型 服務(wù)內(nèi)容 數(shù)量 比重

新聞動(dòng)態(tài) 時(shí)事新聞，檔案新聞，檔案館咨詢，工作動(dòng)態(tài) 8 30%

館藏介紹 圖片、音視頻展示，校史，編研成果等 14 52%

檔案收集 檔案征集，檔案移交，檔案捐贈(zèng) 2 7%

查詢利用 規(guī)章制度和業(yè)務(wù)介紹，預(yù)約查檔，查詢指南，在線查檔 18 67%

學(xué)生檔案服務(wù) 畢業(yè)生檔案去向查詢，學(xué)籍、學(xué)歷查詢，成績(jī)查詢 5 18%

從上表可以看出，在所有27個(gè)微信公眾平臺(tái)中，館藏介紹類和查詢利用類的服務(wù)所占比重較大，分別占到52%和67%。但包含學(xué)生檔案查詢利用工作所占的比重較小，不到20%。檔案收集類的工作所占的比重非常少，只占7%，這和現(xiàn)階段檔案數(shù)字化的程度還不高有直接關(guān)系。

2 調(diào)研分析

從各高校檔案館微信公眾平臺(tái)的功能來(lái)看，可以分為以下幾大類模塊：行業(yè)及本館新聞、館藏展覽介紹、檔案收集、查詢利用。

2.1 行業(yè)及本館新聞

本次調(diào)查共有8個(gè)高校檔案館微信公眾平臺(tái)具有這一功能，占所有調(diào)研對(duì)象的30%。這一功能模塊的內(nèi)容主要包括檔案界的工作動(dòng)態(tài)、檔案科技動(dòng)態(tài)以及本館的日常工作新聞等。新聞內(nèi)容包含面較廣，即有國(guó)內(nèi)動(dòng)態(tài)，也有國(guó)際動(dòng)態(tài)，大都圖文并茂，形象生動(dòng)。但多個(gè)微信公眾平臺(tái)的新聞動(dòng)態(tài)里，也存在更新不及時(shí)、時(shí)效性差的問(wèn)題。

2.2 館藏展覽介紹

本次調(diào)查中共有14家高校檔案館的微信公眾平臺(tái)具有這一功能模塊，占比重52%。這一模塊的內(nèi)容多種多樣，主要是各個(gè)高校通過(guò)文字、圖片、音視頻等不同記錄方式，展示本館的館藏。除此之外，還有校史展覽、主題展覽、檔案編研成果展覽等等內(nèi)容。不足之處是大多數(shù)微信公眾平臺(tái)所展示的內(nèi)容數(shù)量偏少，檔案類型不夠豐富，深度不夠。

2.3 檔案收集

檔案收集功能在所有參與調(diào)研的對(duì)象中，只有2家高校檔案館微信公眾平臺(tái)具有。但通過(guò)瀏覽發(fā)現(xiàn)，這一功能模塊僅僅提供了檔案收集方式的介紹、流程、聯(lián)系方式等等。并非真正的在微信公眾平臺(tái)端進(jìn)行實(shí)時(shí)在線的數(shù)字檔案收集。所以這一功能基本上并不是真正的存在。

2.4 查詢利用

檔案工作的最終目的是方便社會(huì)各界利用。因此，在全部調(diào)研的27個(gè)高校檔案館微信公眾平臺(tái)中，有18家高校檔案館開設(shè)了查詢利用功能模塊。是所有功能模塊中所占比例最大的，達(dá)到了67%。通過(guò)仔細(xì)瀏覽各個(gè)高校檔案館的微信公眾平臺(tái)，可以發(fā)現(xiàn)在檔案查詢利用功能上，主要有兩類：第一類是預(yù)約查詢類，即利用者在微信公眾平臺(tái)相關(guān)頁(yè)面內(nèi)填寫個(gè)人信息、聯(lián)系方式、需求目標(biāo)等，然后再去檔案館進(jìn)行實(shí)地查詢。第二類是網(wǎng)上在線查詢類，即利用者可以直接在微信公眾平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案電子版的查詢。第二類才是真正意義上的查詢利用服務(wù)。另外，在提供檔案查詢的18個(gè)微信公眾平臺(tái)中，只有5所高校的微信公眾平臺(tái)包含學(xué)生檔案的查詢和利用，這一比重很少。

3 調(diào)查總結(jié)

微信作為近年來(lái)十分普及的一款社交軟件，用戶基數(shù)大，可實(shí)現(xiàn)的功能多。利用微信公眾平臺(tái)開發(fā)一套檔案服務(wù)平臺(tái)的成本并不是很高。但是，通過(guò)這次調(diào)查，可以看出目前我國(guó)高校檔案館在利用微信平臺(tái)開展檔案工作的廣度和深度還有很大欠缺。調(diào)研的27個(gè)高校檔案館微信公眾平臺(tái)，也是存在各種各樣的問(wèn)題。

3.1 更新不及時(shí)，內(nèi)容匱乏

微信平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)之一就是交流的及時(shí)性，然而在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，大部分平臺(tái)的內(nèi)容相當(dāng)陳舊。無(wú)論是新聞?lì)愡€是館藏類的模塊都存在這一問(wèn)題。有些平臺(tái)從調(diào)研開始，到調(diào)研結(jié)束，在長(zhǎng)達(dá)兩個(gè)月的時(shí)間里，始終沒(méi)有任何內(nèi)容上的更新。從內(nèi)容上看，也有很大不足，比如館藏類的板塊，許多平臺(tái)僅僅是有幾張圖片，配上簡(jiǎn)單的文字介紹而已。長(zhǎng)期以往，對(duì)利用者的吸引力必將大幅下降。導(dǎo)致平臺(tái)的利用率降低。

因此，應(yīng)該保證公眾平臺(tái)的及時(shí)更新，加大內(nèi)容的數(shù)量及質(zhì)量。吸引更多的利用者利用微信公眾平臺(tái)。

3.2 功能欠缺，形式簡(jiǎn)單

大部分高校檔案館微信公眾平臺(tái)開設(shè)的功能板塊比較單一，形式上也是比較簡(jiǎn)單。比如一些利用服務(wù)的板塊，只能提供基本的業(yè)務(wù)聯(lián)系電話和查檔流程說(shuō)明而已。而能提供直接在線查詢的平臺(tái)，可查詢的檔案信息也很少。搜索的方式也很簡(jiǎn)單，效率低下。而對(duì)于高校檔案中的學(xué)生檔案查詢部分，大部分高校檔案館在其微信公眾平臺(tái)上并沒(méi)有提供，僅有安徽大學(xué)等幾家大學(xué)提供了全面的查詢服務(wù)，包括學(xué)歷學(xué)籍認(rèn)證、畢業(yè)生檔案去向查詢等。因此，應(yīng)充分利用微信公眾平臺(tái)的豐富功能，結(jié)合檔案工作的要求和利用者的實(shí)際需求，開拓視野，開發(fā)更多更有效地檔案服務(wù)功能和管理模式。

3.3 缺乏互動(dòng)性

微信的特點(diǎn)之一是互動(dòng)性強(qiáng)，然而在所調(diào)研的27個(gè)微信公眾平臺(tái)中，僅有不到3個(gè)平臺(tái)提供了在線留言或者論壇類的功能。而能夠定期推送平臺(tái)信息的，在調(diào)研的2個(gè)月期間，也只有不到10個(gè)平臺(tái)能夠做到。今后應(yīng)加強(qiáng)互動(dòng)性的建設(shè)，增進(jìn)同利用者之間的交流。這樣才能更了解利用者的真實(shí)需求，更好地為利用者服務(wù)。

3.4 開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不一致

微信公眾平臺(tái)服務(wù)于高校檔案工作還屬于初期起步階段。因此，各個(gè)高校的微信公眾平臺(tái)還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。功能板塊、名稱、數(shù)據(jù)形式多種多樣，不利于這一平臺(tái)整體的建設(shè)。相關(guān)部門應(yīng)盡快制定開發(fā)建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以利于這一平臺(tái)的良性發(fā)展。