事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

韓逸

摘 要：本文著重分析事業單位人事檔案管理存在的問題，并根據問題提出相應的對策思考，確保事業單位人事檔案管理健康發展，從而促使人事檔案管理日益規范化、制度化。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理問題；對策思考

人事檔案是人才信息的重要載體，是事業單位職工信息的主要來源。管理良好有效的人事檔案，對充分挖掘人力資源具有重要作用。隨著我國人事制度改革的不斷完善，事業單位人事檔案管理存在諸多問題，需要進一步完善人事檔案管理工作。

1 事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識不夠

由于人事檔案管理工作是內部保密工作，工作并不引人注目，單位也未配備專門的人員進行人事檔案管理，大多是兼顧檔案管理人員。在辦理干部招錄聘用時，檔案的獲取收集比較被動，受上一手檔案保管單位的限制，檔案質量參差不齊，且在辦理調動聘用手續時不注重人事檔案的應用，未能全面核查檔案，忽略了人事檔案的信息功能。其次，事業單位干部更為突出專業技術能力，干部崗位形式分管理崗、專技崗、工勤崗，根據各單位的崗位設置情況，聘任崗位具有很大的靈活性，因此人事檔案中有應更多內部科室架構調整、人員調動、崗位調動、專業技術職務變化、工作業績等的記載，然而由于對人事檔案管理工作的忽視，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，直接導致干部檔案不完整、履歷記載不完全，使人事檔案工作長期處于“用起來才需要”的被動應付狀態。

（二）人事檔案管理水平較低

由于檔案收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，缺乏統一的收集范圍、合理的收集手段、高效的收集途徑和方法，人事檔案收集工作力度和規范性不夠。同時，隨著人事制度不斷的改革發展，事業單位機構和工作人員也在不斷的調整，原有人事檔案干部的崗位變動，使得一部分人員沒有接受專業的檔案專業學習和培訓，多有組織或人事干部兼任，對檔案工作精力投入不足，對人事檔案進行分類和組織以及綁定等工作都不熟悉，日常事務只是簡單將材料裝入檔案盒內，對人事檔案歸檔的內容不明確，歸檔范圍把握不準，嚴重影響檔案管理水平和創新水平。

（三）檔案管理的基礎設施不夠健全

基礎設施不健全主要體現在檔案存儲及辦公、管理場所緊缺、經費緊張等方面，導致工作運轉困難，檔案管理工作效率低下。一些單位檔案管理基礎設施薄弱，檢查和處理設備匱乏，現代信息技術和計算機技術應用不夠，資料錄入、信息檢索、檔案調閱查詢等仍習慣原始手工操作方式，無紙化閱檔基本沒有實現，技術的科學性有待增強，面對目前檔案管理數字化發展等情況的研究不足，顯得力不從心。

（四）缺乏監督管理，資料時效性難以保證

由于相當一部分事業單位缺乏專職檔案管理人員以及檔案管理工作監督部門，缺乏定期對人事檔案管理工作成效的監督考核，造成人事檔案歸檔的滯后性和不全面，許多本應該及時歸檔或及時補充的如人事任免文件、任職證明文件等重要檔案無法得到落實，造成檔案缺失、失真等情況，在需要人才提拔、崗位變動、人才交流時，需要耗費大量精力去尋找檔案信息或補充完善，甚至因時代久遠最終造成檔案的永久缺失。

（五）人事檔案管理人員素質有待提升

人事檔案管理是一項比較復雜、專業、連續性高的工作，它集服務性和保密性于一體，需要一定的人力、物力和財力的支持，才能保證文件管理的質量。因此人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案管理工作。然而人事檔案管理工作通常都由人事部門工作人員兼管，由他們臨時負責，由于這些員工的非專業性，使得很多材料不能及時歸檔，及時傳輸信息、移交檔案，導致缺乏工作人員詳細檔案信息。加之聘用制度的普遍推行，事業單位工作人員的流動性變大，制檔管檔人員的調動也愈發頻繁，既不利于檔案制作和管理水平的提高，也不利于檔案管理人員素質的提升和檔案管理隊伍的建設。

2 事業單位人事檔案管理工作的完善對策

（一）提升領導對人事檔案管理重視度

事業單位的領導，特別是負責人事工作的領導，要進一步提升檔案管理意識，充分認識人事檔案管理在人事管理中的重要地位和作用。注重人事檔案的管理，把人事檔案放在重要日上，定期聽取工作報告，有效解決人事檔案管理中的實際問題；定期研究人事檔案管理工作，部署人事檔案管理工作，制定和完善長期規劃和實施方案，以便有計劃、有步驟的檢查和實施；建立干部檔案登記制度，實施定期檢查核對措施；主動關心檔案管理人員的學習和生活，在工作取得成功或者順利完成任務后，主管領導應給予充分的肯定和認可，充分調動工作人員的積極性和熱情。

（二）加強人事檔案管理的隊伍建設

事業單位人事檔案管理工作量大，政策性強，管理人員不僅要做好服務和保密工作，也要注意團隊的管理，通過專業性培訓，不斷加強政治意識，加強政治素養，強化法律觀念，保證檔案的依法管理，提升檔案專業知識水平，推進檔案管理的規范化。

（三）完善人事檔案管理的基礎設施建設

為保障為事業單位人事檔案管理工作的順利有序進行，需要加大人力和物力投入。一是確保管理經費落實，積極爭取相關部門的資金支持，向其說明事業單位人事檔案管理的重要性。二是完善基礎設施建設，加強人事檔案庫房建設，設立規范化的閱檔室，為事業單位人事檔案管理配備辦公場所、掃描儀、檔案柜、消毒設備等現代化設施，搞好通風、采光、防潮、防蛀、防蟲、防盜、防火等配套保護措施，以滿足檔案管理工作的需要。

（四）建立健全人事檔案管理機制制度

為了有效提升事業單位人事管理隊伍的整體素質，制定健全的管理制度勢在必行。一是明確責任制，加強績效考核，充分調動員工的工作積極性。二是加強對專業知識和專業技能的培訓管理，加強理論與實踐結合，可以與外界進行溝通交流，提高團隊整體素質和專業技能。三是建立有效的懲罰激勵機制，采取有效的激勵措施，激發學習興趣。只有提高管理人員的整體素質，才能從根本上健全人事檔案管理制度的建設和完善，從而為人事檔案管理工作提供強有力的支持。

（五）探索人事檔案管理新模式

人事檔案信息化是檔案管理發展的大趨勢，是提高檔案管理工作效率和提升檔案管理員業務水平的有效途徑。通過建立信息化檔案管理平臺，編制人事檔案規范化整理編制目錄，促進計算機技術在人事檔案管理中的廣泛運用，實現人事檔案的數字化采集、整理、保存、查閱利用等工作，提高檔案信息化管理水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，保證檔案信息的不遺失、不泄密。

3 結束語

人事檔案管理是事業單位的一項重要工作，為了做好事業單位人事檔案管理工作，提高人員管理能力，充分發揮員工的主觀能動性，使其對單位的人事檔案管理事業的發展做出更多的貢獻。實際工作中要認清現有管理措施的缺陷，綜合分析，完善對策，促進人事檔案的科學化管理，提高檔案管理工作的有效性和規范化。

參考文獻

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