事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

韓逸

摘 要：本文著重分析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，并根據(jù)問題提出相應(yīng)的對策思考，確保事業(yè)單位人事檔案管理健康發(fā)展，從而促使人事檔案管理日益規(guī)范化、制度化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理問題；對策思考

人事檔案是人才信息的重要載體，是事業(yè)單位職工信息的主要來源。管理良好有效的人事檔案，對充分挖掘人力資源具有重要作用。隨著我國人事制度改革的不斷完善，事業(yè)單位人事檔案管理存在諸多問題，需要進一步完善人事檔案管理工作。

1 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識不夠

由于人事檔案管理工作是內(nèi)部保密工作，工作并不引人注目，單位也未配備專門的人員進行人事檔案管理，大多是兼顧檔案管理人員。在辦理干部招錄聘用時，檔案的獲取收集比較被動，受上一手檔案保管單位的限制，檔案質(zhì)量參差不齊，且在辦理調(diào)動聘用手續(xù)時不注重人事檔案的應(yīng)用，未能全面核查檔案，忽略了人事檔案的信息功能。其次，事業(yè)單位干部更為突出專業(yè)技術(shù)能力，干部崗位形式分管理崗、專技崗、工勤崗，根據(jù)各單位的崗位設(shè)置情況，聘任崗位具有很大的靈活性，因此人事檔案中有應(yīng)更多內(nèi)部科室架構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動、崗位調(diào)動、專業(yè)技術(shù)職務(wù)變化、工作業(yè)績等的記載，然而由于對人事檔案管理工作的忽視，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，直接導(dǎo)致干部檔案不完整、履歷記載不完全，使人事檔案工作長期處于“用起來才需要”的被動應(yīng)付狀態(tài)。

（二）人事檔案管理水平較低

由于檔案收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏統(tǒng)一的收集范圍、合理的收集手段、高效的收集途徑和方法，人事檔案收集工作力度和規(guī)范性不夠。同時，隨著人事制度不斷的改革發(fā)展，事業(yè)單位機構(gòu)和工作人員也在不斷的調(diào)整，原有人事檔案干部的崗位變動，使得一部分人員沒有接受專業(yè)的檔案專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，多有組織或人事干部兼任，對檔案工作精力投入不足，對人事檔案進行分類和組織以及綁定等工作都不熟悉，日常事務(wù)只是簡單將材料裝入檔案盒內(nèi)，對人事檔案歸檔的內(nèi)容不明確，歸檔范圍把握不準(zhǔn)，嚴(yán)重影響檔案管理水平和創(chuàng)新水平。

（三）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全

基礎(chǔ)設(shè)施不健全主要體現(xiàn)在檔案存儲及辦公、管理場所緊缺、經(jīng)費緊張等方面，導(dǎo)致工作運轉(zhuǎn)困難，檔案管理工作效率低下。一些單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檢查和處理設(shè)備匱乏，現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機技術(shù)應(yīng)用不夠，資料錄入、信息檢索、檔案調(diào)閱查詢等仍習(xí)慣原始手工操作方式，無紙化閱檔基本沒有實現(xiàn)，技術(shù)的科學(xué)性有待增強，面對目前檔案管理數(shù)字化發(fā)展等情況的研究不足，顯得力不從心。

（四）缺乏監(jiān)督管理，資料時效性難以保證

由于相當(dāng)一部分事業(yè)單位缺乏專職檔案管理人員以及檔案管理工作監(jiān)督部門，缺乏定期對人事檔案管理工作成效的監(jiān)督考核，造成人事檔案歸檔的滯后性和不全面，許多本應(yīng)該及時歸檔或及時補充的如人事任免文件、任職證明文件等重要檔案無法得到落實，造成檔案缺失、失真等情況，在需要人才提拔、崗位變動、人才交流時，需要耗費大量精力去尋找檔案信息或補充完善，甚至因時代久遠最終造成檔案的永久缺失。

（五）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提升

人事檔案管理是一項比較復(fù)雜、專業(yè)、連續(xù)性高的工作，它集服務(wù)性和保密性于一體，需要一定的人力、物力和財力的支持，才能保證文件管理的質(zhì)量。因此人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作。然而人事檔案管理工作通常都由人事部門工作人員兼管，由他們臨時負責(zé)，由于這些員工的非專業(yè)性，使得很多材料不能及時歸檔，及時傳輸信息、移交檔案，導(dǎo)致缺乏工作人員詳細檔案信息。加之聘用制度的普遍推行，事業(yè)單位工作人員的流動性變大，制檔管檔人員的調(diào)動也愈發(fā)頻繁，既不利于檔案制作和管理水平的提高，也不利于檔案管理人員素質(zhì)的提升和檔案管理隊伍的建設(shè)。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作的完善對策

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理重視度

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，特別是負責(zé)人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，要進一步提升檔案管理意識，充分認識人事檔案管理在人事管理中的重要地位和作用。注重人事檔案的管理，把人事檔案放在重要日上，定期聽取工作報告，有效解決人事檔案管理中的實際問題；定期研究人事檔案管理工作，部署人事檔案管理工作，制定和完善長期規(guī)劃和實施方案，以便有計劃、有步驟的檢查和實施；建立干部檔案登記制度，實施定期檢查核對措施；主動關(guān)心檔案管理人員的學(xué)習(xí)和生活，在工作取得成功或者順利完成任務(wù)后，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予充分的肯定和認可，充分調(diào)動工作人員的積極性和熱情。

（二）加強人事檔案管理的隊伍建設(shè)

事業(yè)單位人事檔案管理工作量大，政策性強，管理人員不僅要做好服務(wù)和保密工作，也要注意團隊的管理，通過專業(yè)性培訓(xùn)，不斷加強政治意識，加強政治素養(yǎng)，強化法律觀念，保證檔案的依法管理，提升檔案專業(yè)知識水平，推進檔案管理的規(guī)范化。

（三）完善人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為保障為事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利有序進行，需要加大人力和物力投入。一是確保管理經(jīng)費落實，積極爭取相關(guān)部門的資金支持，向其說明事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。二是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強人事檔案庫房建設(shè)，設(shè)立規(guī)范化的閱檔室，為事業(yè)單位人事檔案管理配備辦公場所、掃描儀、檔案柜、消毒設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)施，搞好通風(fēng)、采光、防潮、防蛀、防蟲、防盜、防火等配套保護措施，以滿足檔案管理工作的需要。

（四）建立健全人事檔案管理機制制度

為了有效提升事業(yè)單位人事管理隊伍的整體素質(zhì)，制定健全的管理制度勢在必行。一是明確責(zé)任制，加強績效考核，充分調(diào)動員工的工作積極性。二是加強對專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)管理，加強理論與實踐結(jié)合，可以與外界進行溝通交流，提高團隊整體素質(zhì)和專業(yè)技能。三是建立有效的懲罰激勵機制，采取有效的激勵措施，激發(fā)學(xué)習(xí)興趣。只有提高管理人員的整體素質(zhì)，才能從根本上健全人事檔案管理制度的建設(shè)和完善，從而為人事檔案管理工作提供強有力的支持。

（五）探索人事檔案管理新模式

人事檔案信息化是檔案管理發(fā)展的大趨勢，是提高檔案管理工作效率和提升檔案管理員業(yè)務(wù)水平的有效途徑。通過建立信息化檔案管理平臺，編制人事檔案規(guī)范化整理編制目錄，促進計算機技術(shù)在人事檔案管理中的廣泛運用，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化采集、整理、保存、查閱利用等工作，提高檔案信息化管理水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，保證檔案信息的不遺失、不泄密。

3 結(jié)束語

人事檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作，為了做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，提高人員管理能力，充分發(fā)揮員工的主觀能動性，使其對單位的人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出更多的貢獻。實際工作中要認清現(xiàn)有管理措施的缺陷，綜合分析，完善對策，促進人事檔案的科學(xué)化管理，提高檔案管理工作的有效性和規(guī)范化。

參考文獻

[1]姬鵬，李鵬.淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策研究[J].今日中國論壇，2015（2）：46-47.

[2]張文嘉.事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014（5）：92

[3]王丹.談新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].統(tǒng)計與管理，2014（10）：30-31.

[4]田潔.事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].理論研究2016（04）：47-48