淺議事業單位文件管理的現代化和電子化

李卿

摘 要：文件管理是每個單位日常工作的重點內容，管理必須達到相關標準，才能視為其文件管理工作合乎要求。隨著我國社會不斷進步，文件管理電子化、現代化成為一種趨勢，也是我國針對文件管理工作提出的基本要求。在此要求下，單位的文件管理越規范和系統，更便于針對相關文件進行查詢和使用。同時，現代化、電子化文件管理要求也更符合節約性社會構建標準。基于此背景，針對單位文件管理的現代化和電子化展開研究，從文件管理相關概念入手，發現大部分事業單位在文件管理過程中存在的主要問題，并針對這些問題提出合理化建議。最終改善事業單位文件管理工作現狀，讓事業單位文件管理更滿足相關要求，讓其工作發揮出更大的效用。

關鍵詞：文件管理；管理標準；事業單位

1 相關概念綜述

1、文件管理

文件是承載信息的重要形式，文件可以是某種業務憑證、可以是某種信息資源，這些文件對于事業單位具有重要的意義，而文件管理就是針對文件的一系列管理活動。對于事業單位而言，文件管理是一項專項工作，主要包含對文件的撰寫、發布、整理、歸檔等相關工作。文件管理看似簡單，實則十分繁雜，文件管理工作對于事業單位整體工作有著十分重要的影響。

2、文件管理現代化、電子化要求

隨著社會的發展，針對事業單位文件管理工作提出了新的要求，現代化和電子化就是21世紀針對事業單位文件管理的基本性要求。現代化要求寓意著事業單位文件管理工作順應事業單位的現代化發展，為事業單位提供高效、便捷的文件查詢服務。而電子化要求則是讓文件管理徹底無紙化，利用電腦和互聯網對文件進行電子保存，不僅可以方便查閱相關文件，促進文件管理工作更高效的運行；同時文件管理無紙化也更符合現代化資源節約社會構建。現代化、電子化的文件管理可以有效降低事業單位在文件管理方面成本，讓文件管理工作變得簡單、輕松，更有利于文件的長期保存。以現代化和電子化為標準，可以評價事業單位文件管理工作是否達到標準，是否滿足當今時代要求。

2 事業單位文件管理中存在的主要問題

1、文件管理意識不足

事業單位文件管理是一項系統性工作，是一項嚴格要求的工作，但事業單位文件管理的相關工作人員并沒有意識到工作的重要性，忽視了文件管理工作的標準和要求。早在2009年，國務院等相關部門就頒布了《電子文件管理暫行辦法》，以此要求文件管理工作標準化，該《辦法》已經執行五年有余，但目前個別事業單位文件管理人員由于相關意識不足，沒有認識到文件管理工作的重要性，造成對此標準仍不了解，導致在日常工作中忽視文件管理的標準化。因此，文件管理意識不足是事業單位文件管理工作中存在的主要問題。

2、文件查閱效率低下

文件管理最基本要求就是便于查詢，但從目前情況來看，事業單位在文件管理查詢方面存在諸多缺陷，造成查詢效率低下，從而影響到事業單位的工作效率。從日常實踐中我們了解到，目前事業單位針對文件管理并沒有詳細的流程規范，工作人員在日常文件管理過程中也沒有相應的標準，造成文件存放混亂，編號錯誤嚴重，一旦需要查詢該文件無法準確的進行查找，造成了查閱效率低下。因此，事業單位危險查詢效率低下是文件管理工作中存在的重要問題。

3、文件格式不統一

文件格式統一是事業單位針對文件管理工作的基本要求，從目前事業單位情況來看，事業單位文件管理標準化管理已經成為一種趨勢，不少事業單位文件管理標準化已經提上日程。但即使是在這樣的要求下，我們看到一些個別的事業單位在文件格式方面仍存在不統一的現象，由于文件格式不統一造成文件查閱困難、文件損壞的現象時有發生。因此，事業單位文件格式不統一是目前文件管理過程中存在的重要問題。

3 針對事業單位文件管理現代化和電子化發展建議

1、加強文件管理工作人員意識，嚴格遵守相關流程及制度

加強文件管理工作人員的相關意識，讓其認識到工作的重要性，并且嚴格按照相關流程和制度進行工作十分重要。目前事業單位文件管理工作仍存在部分工作人員不按照規定流程和制度進行工作，從而造成文件管理工作效率低下，錯誤頻發。在未來的發展過程中，事業單位文件管理工作人員應該重視相關制度的遵守，切實按照制度規范來實施日常工作，要在思想上達到充足認識，了解到文件管理標準化不僅僅是一種要求，其根本目的是讓文件管理工作能夠更加順利的開展。只有事業單位文件管理工作人員思想意識提升到一定高度，嚴格按照相關規定制度執行工作，文件管理才能向著規范化發展，事業單位文件管理工作才能取得進步。因此，提升文件管理人員的相關思想意識，嚴格遵守流程和相應制度是保障事業單位文件管理工作順利進行的重要前提。

2、認識傳統紙質文件向電子化文件管理發展的必然趨勢

隨著社會的發展和進步，計算機已經成為事業單位文件管理工作的重要工具，傳統的紙質保存方式已經無法滿足當今社會需要，被時代所淘汰。因此，事業單位應該通過電子化建設來提升文件管理的工作效率。從傳統的紙質文件管理過程中，我們發現紙質文件管理容易損壞，且存在查找不便的情況發生。這種現象嚴重制約著我國事業單位文件管理工作的進一步發展。隨著相關技術的進步，紙質文件管理向電子化文件管理發展是一個必然趨勢，目前很多事業單位已經建立了相應的搜索及查詢功能，正在逐步實現文件管理電子化的全面推廣，在這個過程中要認識到電子化是取代傳統紙質文件管理的必然趨勢。

3、重視文件管理標準模板的使用

雖然我國多次提出針對事業單位文件管理格式化要求，但個別事業單位對此要求并不重視，在文件標準格式方面仍存在諸多問題，造成了事業單位文件管理工作的效率低下。面對這種情況，我國應該進一步強相關規范要求，時刻督促事業單位建立標準化的格式模板，針對格式存在問題的事業單位進行批評、教育，并督促其將錯誤的格式進行修正，從而實現事業單位整體文件的格式統一。因此，重視事業單位文件管理標準模板的應用，可以大大提升事業單位文件管理工作的效率，更提升相關工作的準確性。在未來的發展過程中，重視事業單位文件管理標準模板的使用，通過標準模板使用來提升文件管理工作的效率是正確的舉措，同時使用標準模板也能符合相關部門對事業單位文件管理的基本要求。

4 結論

通過本文的闡述，了解到事業單位文件管理并不是一項簡單的工作，其工作內容及性質對于事業單位整體而言具有重要意義。通過對事業單位文件管理的現狀進行研究，發現目前事業單位文件管理工作中存在一定問題，渴望消除這些問題，促進事業單位文件管理工作進一步發展，就需要加強文件管理工作人員意識，嚴格遵守相關流程及制度、認識傳統紙質文件向電子化文件管理發展的必然趨勢以及重視事業單位文件管理標準模板的使用，事業單位文件管理工作在達到這些要求之下，可以大大提升文件管理的效率及準確度。規范化、高效化、格式化發展是社會對于事業單位文件管理的新要求，只有符合這種新要求，事業單位文件管理工作才能取得進步，才能贏得更多人的認可。

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