面向本院實際辦公自動化系統(tǒng)的研究

高靖

一、項目研究背景及現(xiàn)狀

本院從2000年初期便已規(guī)劃了“本院實際的全面信息化管理系統(tǒng)”，但由于資金和人員等諸多方面的條件限制，公文和人力資源管理、采購和庫房管理、設備管理和標準及圖書資料管理一直未納入系統(tǒng)之中，隨著本院事業(yè)不斷發(fā)展，上述內(nèi)容的管理對象越來越龐雜，因此急需開發(fā)一套對上述內(nèi)容進行有效的、規(guī)范的、高效的管理辦法的自動化管理系統(tǒng)（office Automat ion System，也稱OA系統(tǒng)）。

OA系統(tǒng)主要是利用計算機、通信和自動控制等技術(shù)與設備。實現(xiàn)辦公業(yè)務的自動化，

它是提高辦公效率、辦公質(zhì)量和實現(xiàn)科學管理與科學決策的一種輔助手段，大致經(jīng)歷了三個階段：第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)化辦公設備。；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用了電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；第三個階段的主要標志就是辦公過程中的網(wǎng)絡技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡，實現(xiàn)了文件的共享、網(wǎng)絡打印共享、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫管理等工作。

目前，辦公自動化系統(tǒng)的版本很多，從軟件架構(gòu)上分，即有傳統(tǒng)的基于局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)的

C/S（客戶端/服務器）架構(gòu)軟件，也有利用現(xiàn)在網(wǎng)絡技術(shù)開發(fā)的基于Internet平臺 的B/S（瀏覽器/服務器）架構(gòu)軟件，隨著網(wǎng)絡安全設備和網(wǎng)絡安全技術(shù)的進步，B/S架構(gòu)軟件不但具有了傳統(tǒng)C/S架構(gòu)軟件的安全特點，還因其部署簡單，后期維護量小而有逐漸替代傳統(tǒng)C/S架構(gòu)軟件的趨勢，它們通過先進的網(wǎng)絡應用平臺，建設起安全的、可靠的、開放的、高效的信息網(wǎng)絡和辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)，對內(nèi)為管理部門提供了現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現(xiàn)檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平；實現(xiàn)各部日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、標準化、增強檔案部門公文檔案、人事檔案等檔案的可管理性；實現(xiàn)信息的在線查詢、借閱，最終實現(xiàn)“無紙”辦公；對外則進一步擴展了為單位之間或者組織之間的信息交流渠道，從而達到利用計算機系統(tǒng)來提高辦公效率，加快各種辦公業(yè)務流程處理速度的目的。

在軟件的功能上，市場上商品化的OA系統(tǒng)主要以公文管理為主，無法有效解決本院日常管理中所遇到的諸如設備計量管理、采購流程化歸一管理、標準有效期的管理、培訓的規(guī)范化管理等問題，因此一套符合本院工作和管理實際情況的OA系統(tǒng)便成了本院統(tǒng)合管理中所面臨的各種問題的最好解決辦法。

二、項目開展的難點

本次OA系統(tǒng)是在已有十年開發(fā)、完善檢驗管理系統(tǒng)的信息化工作經(jīng)驗，但從系統(tǒng)開發(fā)的具體內(nèi)容來看，由于檢驗管理系統(tǒng)主要是針對檢驗工作的管理、檢驗流程、環(huán)境設置等基礎設計工作在本院購置該軟件之前就已經(jīng)形成，本院具體設計、開發(fā)的報告模塊的格式和內(nèi)容絕大部分都是按照國家相關(guān)標準、規(guī)程做支撐。

OA系統(tǒng)的開發(fā)是對既有工作流程的數(shù)字化，因此系統(tǒng)設計必須以本院的實際工作模式為藍本，既要最大程度的忠實于本院的管理模式和管理流程，又要通過程序設備實現(xiàn)工作流程的規(guī)范，解決目前管理模式中人員操作所造成的管理偏差，這也意味著OA系統(tǒng)的設計要從工作流程和控制理念的設計開始，通過流程的優(yōu)化和權(quán)限的設計實現(xiàn)整體的程序管理工作，并通過具體表單的設置來達到與本院質(zhì)量管理系統(tǒng)和行政管理制度的統(tǒng)一。在具體實施過程中，所涉及的關(guān)鍵步驟主要包括權(quán)限設計、系統(tǒng)流程設計、表單設計、數(shù)據(jù)庫設計、程序開發(fā)、測試和再完善，在這些步驟中，需要本院做的關(guān)鍵和難點是權(quán)限設計和系統(tǒng)流程的設計。由于權(quán)限設計必需以系統(tǒng)流程設計為基礎，因此本項目開展的難點是系統(tǒng)流程設計。

三、工作流程的抽象化

1、系統(tǒng)總體框架設計

考慮到實際使用的方便性，OA系統(tǒng)的開發(fā)采用在現(xiàn)有檢驗管理系統(tǒng)的基礎上進行擴充的方式來實施，即將原有的檢驗管理系統(tǒng)功能設置為“檢驗報告管理模塊”，新開發(fā)的OA系統(tǒng)設置為辦公自動化管理模塊，并由這兩大模塊組成新的特種設備檢驗管理系統(tǒng)。

在OA模塊的子模塊設計上，根據(jù)具體開發(fā)內(nèi)容設置了采購管理、培訓管理、公文管理、設備管理和圖書資料管理等五個功能模塊。

2、采購管理流程的抽象化

本院的采購管理執(zhí)行本院質(zhì)量管理體系中的《采購服務和供應品管理程序》。在實際工作中，質(zhì)量技術(shù)部和院辦公室為本院采購工作的兩大主要執(zhí)行部門。辦公用品及其它通用物品由辦公室負責采購。圖書由于涉及到標準的有效期管理等問題，由負責標準管理的質(zhì)量技術(shù)部負責采購。設備類由于技術(shù)性和專業(yè)性都較強，因些一般由使用部門提出申請，由負責設備管理的質(zhì)量技術(shù)部負責通過招標等方式進行采購。

3、設備管理流程的抽象化

本院的設備管理執(zhí)行院質(zhì)量管理體系中《儀器設備管理程序》。儀器設備管理的重點包括設備出入庫、設備配發(fā)、設備借用、計量檢定、日常維護等方面，其中儀器設備的計量檢定、維護保養(yǎng)是設備管理中的主要工作，在該模塊的設計中，采用了維護和檢定的預警、報警機制對這兩個環(huán)節(jié)進行管理，可有效減輕人工管理的壓力，提高管理的有效性。此外，設備借用、設備損壞、丟失等問題也是設備日常管理中常見的問題，在模型中也通過程序化的處理機制得到了很好的解決。

4、培訓管理流程的抽象化

目前培訓工作中面臨的主要困難是部門領(lǐng)導和院主管領(lǐng)導不能很好地掌握受訓人員的培訓時間、地點、內(nèi)容等情況，培訓資料的收集困難、培訓主管部門對再培訓開展情況方面的信息收集比較困難，且再培訓資料的收集也比較困難，培訓費用統(tǒng)計困難等。為了規(guī)范這些方面的工作，在培訓管理流程的設計中考慮了如下原則：

1》所有培訓均需由參加培訓人員填寫培訓申請表，經(jīng)部門負責人，院辦公室和主管領(lǐng)導審核后才能實施

2》由主管院領(lǐng)導在審核培訓申請時根據(jù)培訓內(nèi)容決定是否需要進行再培訓及再培訓的范圍

四、小結(jié)

1》本院以實際管理模式為藍本，通過將實際工作流程進行抽象化和程序化，最終形成了包括采購管理、設備管理、圖書管理、公文管理和培訓管理等五個子模塊，以工作流程驅(qū)動的OA管理系統(tǒng)，系統(tǒng)設計貼近工作，可實現(xiàn)相關(guān)工作環(huán)節(jié)的全面管理。

2》系統(tǒng)通過設計靈活的權(quán)限分配方案，為不同的工作流程和不同人員分配不同的權(quán)限。

3》系統(tǒng)通過不同模塊中的預警和報警功能，可以使工作更具計劃性和目的性

4》系統(tǒng)運行速度快，網(wǎng)絡傳輸量小，具有安全、可靠、高效的特點

5》系統(tǒng)的投用可使本院在相關(guān)業(yè)務范圍內(nèi)正真實現(xiàn)無紙化辦公。