創新房產檔案管理工作之我見

李青

摘 要：房地產交易管理中心員工是房產檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用因素，決定著檔案管理部門工作效率和質量。只有不斷提高全體員工專業知識、業務技能和管理素質，使其掌握現代管理技術，具備工作崗位需要的知識結構，才能保證房產檔案管理崗位信息化。

關鍵詞：創新；房產檔案；管理崗位；機制

做好新時期的房地產檔案管理工作，必須把為改革開放和經濟發展服務作為出發點和落腳點，意義重大且任重道遠。從房地產檔案管理的現行特點和信息化建設、現代化管理、人員素質教育等幾個方面提出一些建議。

進入新的歷史時期，我國房地產經濟活動日趨活躍，隨之產生的房地產檔案收集、管理和利用之間的矛盾日益突出，這就要求我們檔案管理部門和檔案管理者要及時地、認真地研究新時期房地產檔案管理的特點，以有效的工作對策解決實際問題，更好地促進房地產檔案工作的健康發展，更好地服務于房地產業和社會經濟的發展。

一、新時期房地產檔案管理的特點

新時期房地產檔案管理的特點是量大、動態性強、利用頻繁、任務重。房地產檔案管理雖與其他檔案管理有相同之處，但也有自己的特點。房屋拆除產權更替、房產測量方法的改變、房地產交易造成房地產權屬轉移等造成房地產本身發生變化和房屋外部條件的變化引起檔案的變化性特點。隨著城市人口的逐步增多和建筑數量的不斷增多，與之相對應的房地產檔案也隨之增多，在辦理房地產交易、繼承、抵押、查封、評估等正常業務過程中，檔案的利用也就隨之不斷增多，使用頻繁，檔案管理任務加重。

房地產交易管理中心員工是房產檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用因素，決定著檔案管理部門工作效率和質量。只有不斷提高全體員工專業知識、業務技能和管理素質，使其掌握現代管理技術，具備工作崗位需要的知識結構，才能保證房產檔案管理崗位信息化。

二、建立健全各種檔案管理崗位機制

1、創建檔案管理崗位競爭激勵機制

創建競爭激勵機制是管理手段創新的重要內容，它是由管理工作內在的需要決定的，主要包括管理觀念的創新、管理內容的創新、管理功能的創新和管理手段的創新。從當前一些房產檔案管理崗位部門的現狀看，影響其發展的最大制約因素是在工作中沒有形成競爭激勵機制，致使整個房產檔案管理崗位工作缺乏生機與活力。因此，要建立一些相應的創新激勵機制，如鼓勵創新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職等嚴格掛鉤。這樣可以有效地激發員工的創造性，使其潛能充分地發揮出來。

提高員工素質是創建競爭激勵機制的前提。員工是房產檔案管理崗位工作諸要素中最活躍的、起決定作用的因素，決定著檔案管理部門的工作效率和質量。只有不斷提高全體員工的專業知識、業務技能和管理素質，使其掌握現代管理技術，具備工作崗位需要的知識結構，才能保證房產檔案管理崗位信息化、數字化建設的順利進行。

2、規范各種檔案管理崗位機制

根據上級要求，我單位對照《山東省檔案管理考核書》，對一年來的檔案管理工作情況認真進行了自查。檔案人員要積極開展檔案學術研究，當年在有正式刊號的出版物上發表檔案學術和經驗介紹文章加分。為了切實加強對檔案管理工作的組織領導，我單位成立了由單位一把手為組長，分管領導為副組長，各股室負責人為成員的檔案管理領導小組，有人員變動時及時調整，做到領導力量不減、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。同時，按照“上下聯動、整體推進”的總體部署，配備了專職檔案管理員，形成局機關、股室、局屬單位“三位一體”的檔案管理網絡。為了落實責任，我單位將檔案管理工作納入房管局工作的總體規劃，制定檔案工作管理目標，明確責任，并且把檔案管理工作與年度工作計劃掛鉤，納入年終目標考核，嚴格獎懲制度。目前在檔案室工作的同志，努力鉆研業務，嚴格遵循愛崗敬業、誠實守信、不斷進取、服務用戶、奉獻社會的基本行為準則，不斷加強職業道德建設，在檔案管理工作中積累了豐富的經驗。為適應新形勢下檔案管理工作的要求，我單位每年都安排檔案室工作人員參加檔案局組織的培訓，并適當安排她們到其他單位或外地進行參觀學習。經過多年的工作實踐和培訓學習，我單位已經建立了一支思想政治素質高、業務技能強的穩定的檔案工作隊伍。

改革內部分配制度，對所有干部職工實施按件計酬分配模式。例如，可以根據工作難易程度確定相應的業務系數作為計件取酬的標準，所屬崗位人員每月完成的業務總量，扣除其差錯部分的業務量后，按實際業務量計件考核取酬。

三、提高檔案管理崗位服務意識

1、服務方式由被動向主動轉變

隨著信息時代的到來，社會對房產檔案信息的需求日益增強，檔案工作人員應提高服務意識，在服務方式、服務機制、服務手段等方面不斷完善和提高，改變“等客上門”的傳統服務方式，積極主動開展檔案信息的各種服務，只有這樣，才能適應社會發展的需要。

另外，要大力開展房產檔案宣傳服務工作，增強社會公眾對房產檔案管理崗位的認識，使更多的公眾熟悉檔案管理崗位的內容及其價值。如提供功能全、效率高、使用方便的檢索系統；加強房產檔案信息研究工作，將檔案的價值系統、全面、集中地向社會公布，向檔案信息利用者提供有效的利用途徑；拓展檔案信息的中介服務機構等。

2、服務手段由傳統向現代轉變

利用網絡技術提供遠程服務。實現與其他檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。

四、創新房產檔案管理崗位技術

1、房產檔案管理崗位信息化

隨著城市建設的快速發展及房屋產權變動日益頻繁，房產檔案藏量飛速增長，檔案利用頻率越來越高。因此，房產檔案館要積極開展房屋產權檔案數字化建設，進一步提高管理水平和查詢服務效率。

房產檔案館要進行歷史檔案數字化加工及綜合管理系統開發工作，如在房產圖文信息數據庫中增設檔案查閱登記，詳細規定并公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內部調用檔案時，工作人員根據授權直接通過房地產圖文信息管理系統查詢，根據所掌握的信息，可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產檔案時，一律進行查閱登記，提交有關證明材料，注明查閱事由、內容、范圍等信息，獲得查檔許可后，通過檔案室的查檔數據庫系統查閱調用，查檔人不直接接觸原始檔案，只能根據被授權和范圍查閱相關房產信息，這樣可以延長房產原始檔案的使用壽命，保證原始檔案的完整性、準確性和安全性。

2、建立檔案管理崗位網絡制度

應該完善檔案網絡管理制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理崗位制度，如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使利用工作有章可循。同時，要確保不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。