電子檔案管理淺析

張曉波

摘 要：隨著全球化、信息化和網絡化的發展，計算機被廣泛地應用到各個領域，在各種社會實踐活動中也產生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會發展的產物，已成為檔案必不可少的重要組成部分。加強對電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項緊迫任務。

關鍵詞：電子檔案；管理措施

一、電子檔案的特點

與傳統檔案相比，電子檔案具有如下特點：

1.依賴性和不可識別性

電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，和傳統的檔案在載體質量上是根本不同的。紙質檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是數字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀記錄。

2.信息存儲的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

3.載體的多樣性

傳統的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現多樣性。

4.信息共享性

傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現了局域網和上了因特網后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。

5.信息與載體之間的可分離性

電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實現異地遠程調閱，給人類、經濟、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：（1）數據的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動性；（4）信息的易出錯性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統的紙質檔案有本質的不同。

二、檔案電子化管理的重要性和注意事項

（一）在電子檔案管理方面，需要在紙質檔案管理要求的基礎上，把電子檔案的形成的參與和長期保存列入重點工作。電子檔案在管理要求的各個方面細節與技術要求上更高。電子檔案管理屬于系統技術工作。這就需要負責電子檔案管理的工作人員不但要學會一般檔案管理的基本要求和常識、同時，還要具備計算機應用及網絡安全等方面知識，甚至要具備必需的外語能力。這些全方位知識能力的具備就可以保證檔案管理人員在電子檔案管理的業務上游刃有余，事半功倍。

（二）制度化建設保證信息管理規范。由于技術問題，如硬件設備出現故障、木馬病毒感染等原因造成檔案數據文件丟失以及損壞的情況時有發生。由于檔案管理人員的計算機業務水平不足，如數據備份不夠及時等問題，而如通過網絡媒體來進行遠程查檔，則需要面臨網絡安全的巨大挑戰。作為電子檔案管理工作，需要保密覺悟和保密要求極高，而在這一領域應用計算機技術，建立全面、規范的管理制度十分必要并且是刻不容緩的。明確完整而又健全可行的操作程序，對檔案管理的安全保密相關問題進一步規范。同時，規范全面的人事檔案計算機管理制度，也能夠保障檔案管理工作人員在操作時有章可循，從而減少和避免在管理上出現的漏洞。

（三）提升檔案管理人員業務能力。由于目前很多單位對檔案工作不重視，所以檔案管理人員配置較弱。計算機電子檔案管理需要及時建立數據庫，同時進行電子檔案日常信息維護，這就使得檔案管理人員工作內容遠比傳統的檔案管理工作要更為復雜，而在目前，遠程查檔功能正在逐步開展，計算機管理所提升的工作效率尚未完全體現。這就使得檔案管理相關人員配備不足的矛盾更加凸顯出來。很多部門為節約開支，就在集中整理檔案期間從其他單位借調專業人員使用檔案管理系統，首先由于不熟悉單位實際情況易導致效率低下或工作失誤，更重要的是安全保密問題易形成隱患，這就使得檔案管理的專業程度不足，需要逐步提升檔案管理人員業務能力，以集中培訓、日常學習、引進人才等方式提升管理人員綜合素質和技術水平。

三、規范電子檔案管理的幾項措施

1、加強電子檔案歸檔制度建設。各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題：注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。

2、從電子文件的源頭抓電子檔案的質量。為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3、要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理。 一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題；二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。

結束語：電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]王拴勛.電子檔案與紙質檔案的比較研究[J].安康師專學報，2006，4（2）.

[2]潘春勝.文書與檔案管理[M].北京：中國財政經濟出版社，2005.