服務企業發展精化檔案利用

吳 超

（國網湖南省電力公司澧縣供電分公司，湖南 常德 415500）

服務企業發展精化檔案利用

吳 超

（國網湖南省電力公司澧縣供電分公司，湖南 常德 415500）

新形式歷史條件下，將檔案利用服務工作做好，已不再是經濟發展需要之一，更多體現在現代企業自身經營管理加強及經濟效益創造方面，另外該方面也成為世界服務企業所聚焦新熱點、重點。文章對服務企業如何發展精化檔案利用進行了討論，具有一定的參考價值。

服務企業；精化檔案；企業發展；企業管理；經營管理

監督考核機制建立應以職責為基礎，以數據定量分析為手段，通過績效進行分配。監督考核機制作為檢驗檔案是否擁有精細化管理成效的重要工具之一。隨著社會、經濟及科學技術不斷發展，時代不斷進步，現代企業更需要加強自身管理經營，創造更大經濟效益，不被社會所淘汰成為各企業關注重點。在這個過程中規整精細化管理路線，則需要每位檔案管理人員盡心研究、努力實踐，最終實現世界服務企業的高速發展，精化檔案的充分利用。

1 專業管理的目標描述

1.1 豐富收集內容，做好檔案的收集工作

收集作為檔案工作的起點，亦是整個檔案工作得以開展的基礎，還是確保檔案齊全，提高檔案質量的重要環節之一。理應做到：及時立卷，主動收集，更新觀念，掌握信息。除要及時接收本單位、部門的檔案外，還應重點關注與本企業生存、發展相關的經營、生產、技術改造等檔案材料，從而防止檔案內容過于單調、檔案層次過于單一等弊端。

1.2 不斷加強和完善檔案編研工作

根據企業需要研究匯編檔案文獻內容，為使用者提供包括編纂參考資料、編制檢索工具等在內的檔案信息服務工作。

1.3 建立信息資源聯網平臺，實現檔案信息資源共享

檔案的本質是信息，若要實現其作用，必須在社會的大信息網絡背景下，這也是實現檔案室社會功能的最佳手段。盡快促使檔案信息在廣泛范圍內得以交流，為其價值的實現，創造應有的物質條件。盡快加入擴大公共信息網，更加具有廣泛社會性，最大限度地發揮其社會功能。

1.4 認真做好查、借閱檔案登記工作

在查、借閱登記時，一定要認真負責，按項目填寫清楚，這樣便于提供實際有效的線索，并確定是否有必要進行跟蹤調查等。

1.5 建立檔案跟蹤聯系制度

查、借閱檔案時，只有實踐，方能反映出其真實價值，產生一定的社會、經濟效益。因此建立用戶跟蹤聯系制度成為了能夠及時獲取檔案利用信息的重要手段之一。檔案人員能夠主動上門服務，清楚利用檔案后，產生的社會、經濟效益的具體情況，從而在編研方面更加得心應手。

2 專業管理的主要做法

2.1 電子檔案的借閱流程

2.1.1 若借閱人所在部門與其歸檔部門非同一部門：

圖1

2.1.2 若借閱人所在部門與其歸檔部門是同一部門：

圖2

2.1.3 若歸檔部門為空或歸檔部門即檔案管理部門（多為歷史數據導入造成）：

圖3

具體操作步驟：借閱申請（檔案借閱人員）：（1）檔案借閱人員點擊“檔案利用”—“我的借閱”，點擊“檔案借閱申請”，打開“借閱單”界面；（2）在“借閱單”界面搜索檔案界面；（3）檔案借閱人員檔案條目的尾部點擊“借閱”。待借閱檔案全部選定后，點擊“待借閱列表”，回到“借閱單”界面；（4）依次填寫證件名稱、證件號碼、借閱方式、申請權限、借閱期限等。將表單“本部門領導審核”給XX人審核，點擊“提交審核”。下面進入領導審核流程。

2.2 實物檔案的借閱流程

借閱申請（檔案借閱人員）：（1）檔案借閱人員部門領導在“借閱流程待辦任務”中審核辦理借閱表單（注意：“檔案管理部門審核”應落實到具體個人）。如果檔案借閱人員部門領導審核不同意，借閱表單移交給檔案借閱人員；如果檔案借閱人員部門領導審核通過，借閱表單移交給檔案管理部門審核人員，從而進入下一流程；（2）檔案管理部門審核人員點擊“工作助理”—“工作提示”，在“借閱流程待辦任務”中審核辦理借閱表單；（3）檔案借閱人員在協同辦公檔案管理系統搜索界面搜索目標檔案（可用普通搜索、高級搜索兩種方法），并在檔案條目的尾部點擊“借閱”；（4）檔案借閱人員在“借閱單”界面依次填寫：證件名稱、證件號碼、聯系方式、借閱方式、申請權限、借閱期限、利用目的、事由。全部填寫完成后，在“借閱審批”欄中將表單“本部門領導審核”給XX人（注意：審核人員不能是全局角色，而應該落實到具體個人），點擊“提交審核”。至此，由檔案借閱人員操作的檔案借閱申請工作完成。

3 評估與改進

為實現檔案工作管理的精細化，企業大多通過建立較為公正科學的監督考核機制完成對檔案工作的評價。因為企業目前實行的考核管理屬于粗放式管理，大部分以定性為主，績效量化達不到一般水平，上述弊端給檔案收集、利用等環節帶來消極影響，甚至使得許多有用的檔案資源面臨流失的下場，嚴重偏離了檔案精細化管理的路線。監督考核機制的建立應當以職責為基礎，以數據定量分析為手段，通過績效進行分配。監督考核機制作為檢驗檔案是否擁有精細化管理成效的重要工具存在，其優點毋庸置疑，但也有需要改進的地方，譬如在“落實”、“可操作性”以及“實時性”等方面仍存在較多弊端，需要每一個檔案工作者盡心研究，努力實踐，最終實現世界服務企業的高速發展，精華檔案的充分利用。

具體改進措施方面：（1）定期針對檔案工作召開專題會議，將檔案管理工作進行合理部署；（2）對相關人員的檔案管理意識進行強化，包括公司領導、各部門人員和檔案管理人員，充分認識到此工作的重要性；（3）健全檔案管理制度。以檔案法為依據將管理人員的職責、管理權限等規范化、具體化；（4）加強檔案員的培訓力度。提高其檔案管理業務專業化程度，增強對檔案管理流程的能力，充分提高工作效率。同時對相關人員的檔案管理意識進行強化，包括公司領導、各部門人員和檔案管理人員，充分認識到此工作的重要性；（5）加大檔案設施的資金投入力度，最大化地滿足檔案管理工作的需求，以便對檔案進行保存、調閱等；（6）加強檔案的編研工作，滿足企業持續發展。檔案編研的工作可以說是檔案信息深層次的開發。企業檔案管理部門需要積極從事檔案信息編研的工作，只有這樣才可以為企業提供便捷以及全面的檔案利用服務。在此過程當中，一方面需要圍繞企業經營管理的中心工作來進行檔案編研。檔案編研材料在選題的過程當中需要圍繞并且體現企業中心工作以及最為核心的業務活動，避免脫離業務工作選題，從而影響到檔案管理編研成果的實用性以及針對性。在檔案編研工作安排的時候，需要同企業的主營業務相適應以及相協調，了解企業精化檔案管理需求發展的趨向，從而針對性地進行檔案編研的相關工作，讓檔案工作前移關口、延伸觸角，做到企業發展到哪里，檔案管理和檔案服務就延伸到哪里。另一方面是要處理好檔案利用以及檔案保密工作的關系，在此基礎上不斷改進編研材料利用的價值。工作人員既需要編研好檔案，利用好檔案資源，也需要保護企業商業秘密，避免因為保密而將檔案封存無法有效利用，也不能因為應用檔案信息而出現失密問題以及泄密問題。

4 典型案例

在此通過案例分析展示精化檔案利用對于企業的重要意義。

我公司法律事務專責宋XX在2014年收到法院觸電人身損害賠償責任糾紛的案件通知，案件的起因是受害人湯XX2014年下午在葉XX家中做油漆工，在工作時將搭架梯子搬到3樓后，返回至2樓將天溝門打開準備在外休息，因被告葉XX在事前未通知湯XX2樓天溝上方有高壓線，且無防護、警示標示，湯XX剛出門便被高壓電擊倒，其后在送往醫院搶救途中死亡，將我公司告上法庭，向其索賠各項損失392773元。

公司生產副總經理譚XX提出，借出線路的相關檔案，對案件進行具體部署。專責宋XX在辦理相關手續后借出檔案，對照檔案分析出：（1）線路于1979年架設，桿塔線路路徑圖中顯示，架設該線路時，葉XX的房屋還沒有建設，因此葉XX的房屋建造時間在后，該房屋的建造違反了高壓線適當距離不得修建房屋的法律規定，且2012年供電部門已經對葉XX進行了告知并簽訂了協議，葉XX把陽臺的門封死，受害人從陽臺門出去受電擊死亡與我公司無關聯，此危險由被告葉XX造成；（2）在檔案中，線路桿塔平斷面圖顯示，該線路對地距離是安全距離，且葉XX房屋所有權及土地使用證中規劃的房屋高度為二層，但該房屋的現狀高度為三層，高壓線設施位于房屋二樓平臺上方，與房屋主體結構房頂垂直距離均約1.5米左右。

有了檔案中明確的高壓對地距離及架設年限這一確鑿的鐵證，經過2015年和2015年公開庭審，法院調解，出具了民事調解書，2016年我公司處于人道主義精神賠償受害者家屬8000元，葉XX負主要責任，賠償受害者130000元。一場案件糾紛，經過一審、二審以及家屬鬧事，政府、信訪局的各種調解，若非有檔案這么有力的鐵證，心中有了這塊定心石，哪能這么理直氣壯地去辯解、去爭論、去維護自己應有的權利。

5 結語

綜上所述，對檔案工作進行監督考核，使檔案的管理及利用達到績效量化較高的水平，減少檔案資源的流失，是精化管理的重要方法。以職責為基礎，通過數據定量分析來進行績效分配，其可操作性大大提高。因此檔案管理在企業精細化管理中發揮重要作用，只有每個管理環節環環相扣才會使企業整體穩步向前發展。

[1]楊南雁．企業檔案精細化管理的措施探討[J]．企業改革與管理，2015，3（10）.

[2]吳建軍．完善檔案與精細化管理[J]．財經界：學術版，2015，11（15）.

[3]李宇霞．淺談企業檔案精細化管理方略[J]．經濟，2016，7（12）.

[4]蘇磊．論檔案標準化管理向精細化創新化管理的轉變[J]．決策與信息（旬刊），2015，8（10）.

[5]陳曉翠．高速公路檔案精細化管理的實踐探索[J]．城市建設理論研究：電子版，2015，11（21）.

[6]吳軼．高速公路檔案精細化管理的實踐探索[J]．浙江檔案，2015，23（3）.

（責任編輯：周 瓊）

G270

1009-2374（2017）12-0314-02

10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.12.160

吳超（1975-），女（苗族），國網湖南省電力公司澧縣供電分公司政工師，研究方向：檔案管理。

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