淺談水利工程施工中的檔案管理

【摘要】收集、記錄施工過程中的工程資料并建立檔案進行管理尤為重要，因此工程檔案是工程建設與管理的重要組成部分，為工程驗收及以后的資料查詢提供了便捷的途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理； 審核； 制度

【Abstract】It is very important to collect and record the engineering materials in the construction process and to manage the archives. Therefore， the project archives are an important part of engineering construction and management， which provides a convenient way for project acceptance and subsequent data query.

【Key words】File management；Audit；System

檔案管理是工程建設與管理工作的重要組成部分，為了引起重視由施工企業(yè)項目經(jīng)理安排固定人員負責施工資料的收集、審查和保管工作。從進入工地開始，施工單位就應對施工檔案的收集、整理和保管提出明確的要求，嚴格履行各種報批、報驗手續(xù)和報送份數(shù)，所有報批、報驗的資料經(jīng)辦人都要按照規(guī)定嚴格履行簽字手續(xù)。

1. 制度建設、組織保障

1.1工程檔案的重要性。 工程檔案是指從工程項目的提出、立項、審批，勘察設計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設的各個環(huán)節(jié)入手，收集整理在工程施工、工程管理過程中形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種施工資料。工程檔案是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是基本建設項目管理工作、工程成果04+56 的重要組成部分。建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設管理工作的需要。

1.2加強工程檔案建設。 加強工程檔案基礎業(yè)務建設，積極采用新技術(shù)，開展工程檔案信息化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)工程檔案信息資源，提高工程檔案管理現(xiàn)代化水平，為工程建設與管理服務。

1.3表彰和獎勵制度。 對在工程檔案工作中做出突出成績的部門和人員，給予表彰和獎勵；對于違反檔案工作管理規(guī)定的個人，可采取通報批評等方式限期整改，對觸犯檔案法律法規(guī)，造成嚴重后果的，依法追究法律責任。

1.4檔案管理交接制度。 項目檔案管理人員負責對所承建的工程文件、資料進行收集、整理，在合同驗收、設計單元工程完工驗收前，完成對有關(guān)文件資料的收集整理、歸檔工作；歸檔文件資料必須交主管檔案的專職人員進行審查，并簽署鑒定意見。工程檔案通過驗收后按規(guī)定移交給項目建設管理單位，交接雙方應認真履行交接手續(xù)。

1.5檔案管理人員調(diào)動制度。 工作調(diào)動的人員尚未交清歸檔文件資料，不得辦理調(diào)動手續(xù)。任何個人或部門均不得將歸檔的文件資料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

1.6檔案整理遵循的規(guī)章制度。 案卷應符合《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）的要求。歸檔圖紙應按照《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。

1.7聲像材料的整理與歸檔。 指定專人負責反映工程項目建設過程的圖片、照片（包括底片或電子文件）、膠片、錄音、錄像等聲像資料的整理、注釋，并附以詳細的文字說明。電子文件與紙質(zhì)文件同時歸檔，并符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）。

2. 工程檔案的審核

審核的施工資料，符合《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)要求，已歸檔的資料組卷合理，排列有序，竣工圖紙清晰，圖面整潔，竣工圖與實物相符，能真實反映工程實況，簽字手續(xù)完備。

2.1審核檔案范圍、數(shù)量統(tǒng)計。 審核主要包括以下內(nèi)容：（1）現(xiàn)場組織機構(gòu)及主要人員名單報審表（2）施工組織設計（3）設備進退場報驗、混凝土拌合站使用報告（4）施工技術(shù)方案、作業(yè)指導書、技術(shù)交底（5）安全措施文件（6）項目劃分文件（7）施工進度計劃（8）原材及構(gòu)配件進場報驗（9）各類試驗報告、檢測單位及原材廠家資質(zhì)報告（10）設計通知（11）變更申請及變更指示（或批復）（12）報告單及批復（13）施工日志（14）工程測量成果報驗單（15）單元工程質(zhì)量評定文件（16）分部工程驗收文件（17）缺陷處理文件（18）外觀質(zhì)量評定文件（19）單位工程驗收文件（20）金結(jié)及機電等設備文件（21）竣工圖編制說明及竣工圖（22）照片檔案。 以上歸檔資料基本上涵蓋了水利施工的主要內(nèi)容。

2.2竣工圖編制質(zhì)量及審核情況。 工程竣工圖是對完建工程的客觀反映，竣工圖編制質(zhì)量的好壞直接影響工程的運行管理及今后的維修、改造，是檢查施工單位、設備制造廠資料整編工作的要點。對竣工圖嚴格把關(guān)，有一般性設計變更（設計變更圖紙面積10%以下），但能在原施工圖上修改補充的，已在原施工圖上更改，更改處注明更改依據(jù)文件的編號及更改人姓名、更改時間，加蓋竣工圖章，監(jiān)理工程師簽字確認。涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更幅度超過10%的，均已另行繪制竣工圖，并通過監(jiān)理工程師審核，加蓋監(jiān)理單位印章并簽字確認。

2.3審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及整改。 對已完成工程應歸檔的文件資料，主要審查檔案資料是否完整齊全、準確、系統(tǒng)，手續(xù)是否完備等。審核過程中，監(jiān)理工程師嚴把審核檔案資料的“收集關(guān)”、“質(zhì)量關(guān)”、“準確關(guān)”，如不及時記錄、收集、歸檔，將對工程建設和運行管理造成不可彌補的損失。在資料收集、整理期間加強文檔質(zhì)量上的審查工作，杜絕對案卷資料涂改、字跡模糊不清、污漬、審核簽字手續(xù)不全等問題。出現(xiàn)破損的案卷要及時更換，對案卷題名不準確、文件排列不合理的要進行修改和調(diào)整，滿足檔案管理的基本要求。

3. 檔案整理審核及評價

經(jīng)過審核，施工單位的檔案要（1）真實反映了工程建設的實際情況；（2）檔案文字字跡清楚、圖表清晰整潔、簽字蓋章手續(xù)齊全；（3）竣工圖圖樣清晰，圖幅完整，能反映工程形象面貌，做到圖物相符，簽字手續(xù)完備；（4）歸檔工程文件的立卷、組卷合理，內(nèi)容要保持有機聯(lián)系，形成規(guī)律，具有成套特點，符合系統(tǒng)性、完整性要求。

[文章編號]1619-2737（2017）06-20-502

[作者簡介] 袁賓（1962-），男，籍貫：河南新鄉(xiāng)市人，職稱：高級工程師，主要從事灌區(qū)水利科研工作。