科研機構(gòu)檔案管理的特點及強化措施

孫偉

摘 要：科研機構(gòu)作為科技力量的聚焦地，其具有強大的科學研究和科技開發(fā)能力，科研檔案作為科研機構(gòu)的寶貴財富，能夠為科研事業(yè)的發(fā)展提供重要的借鑒和參考。但一直以來科研機構(gòu)對于檔案的管理都存在著重管輕用的思想，這對科研檔案價值的發(fā)揮帶來了負面影響。文中從科研機構(gòu)檔案的特點入手，分析了科研機構(gòu)檔案管理工作中存在的問題，并進一步對加強科研檔案管理的措施進行了闡述。

關(guān)鍵詞：科研機構(gòu)；科技檔案；特點；問題；措施

科研機構(gòu)檔案種類較多，其中科技檔案是國家的寶貴財富，能夠為科技發(fā)展和生產(chǎn)進步提供重要的資源?？蒲袡C構(gòu)的檔案工作是科研機構(gòu)建設(shè)與管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，因此需要做好科研機構(gòu)檔案管理工作，掌握檔案的特點，并抓住檔案管理工作的重點，從而實現(xiàn)對檔案資源的有效積累和管理，為科研機構(gòu)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 科研機構(gòu)檔案特點

科研機構(gòu)檔案包括文書檔案、實物檔案、聲像檔案及科技檔案等較多種，其中文書檔案數(shù)量較大，利用率相對較高。但對于科研發(fā)展來講，科技檔案應該是科研機構(gòu)檔案的主體，其是科研工作人員在長期工作實踐和研究過程中的形成 的成果的重要記載，將科研機構(gòu)主體業(yè)務(wù)的發(fā)展都涵蓋其中，蘊含著大量的科研信息。其是科學活動開展的重要參考和依據(jù)，通過對科技檔案進行有效利用，可以促進科研事業(yè)的快速發(fā)展，因此需要加強對科技檔案的管理，努力提高科技檔案的利用率，確?？萍紮n案價值的實現(xiàn)。

2 科研機構(gòu)檔案工作中存在的問題

2.1 對檔案工作存在認識誤區(qū)

科研單位主要業(yè)務(wù)以各類基礎(chǔ)性研究、新技術(shù)研究及新技術(shù)推廣應用為主，因此科研單位檔案主要以科技檔案為主。在日常工作中，科研領(lǐng)域具有較強的專業(yè)化特點，這也使部分科研單位不設(shè)置專門的檔案管理部門。相較于科研工作，檔案管理工作不會直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，這也使其在科研單位中受到的重視度不夠。因此在部分科研單位檔案管理工作一般都是由相關(guān)的非業(yè)務(wù)科室來完成，。這就導致檔案管理人員專業(yè)性不強，對檔案工作的重要性認識不足，對工作缺乏責任心。再加之科室人員頻繁調(diào)動，這也使一些兼職業(yè)務(wù)人員也不具有固定性，這對檔案管理工作質(zhì)量帶來了嚴重的影響。

2.2 科技檔案歸檔文件資料不完整

作為檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案收集工作直接影響檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等各項工作。通常一個科研項目從前期調(diào)研、立項到最后的項目驗收、成果鑒定，需要一年甚至幾年的時間?？萍紮n案應注重日常收集，時間跨度較大導致文件資料收集不及時，保管不善，易丟失。由于科技檔案管理與科技項目管理相互脫節(jié)，負責項目檔案管理的人員大多僅對關(guān)鍵性技術(shù)材料保管較好，而對于科研中期的試驗數(shù)據(jù)等材料的收集重視程度不夠，而這些材料對于今后的科研工作具有極大的參考價值。另外，由于缺乏對科研內(nèi)容的深入認識，項目檔案管理的人員在收集資料時容易出現(xiàn)“數(shù)量多、質(zhì)量低”的情況，收集的資料名義上都有，但缺少重要原始記錄和關(guān)鍵技術(shù)的核心內(nèi)容，甚至不屬歸檔范圍的資料也放進科技檔案中，造成以后檔案參考、查閱的不便。

2.3 檔案管理手段落后

隨著無紙化辦公的普及，當前科研單位也進行了檔案信息化建設(shè)。但計算機在檔案工作聽應用僅限于檔案文件的檢索和查閱，并沒有充分發(fā)揮出檔案信息化重要作用。再加之檔案管理人員年齡普遍偏大，對計算機操作技能掌握不熟練，這也影響了科研單位檔案管理的水平。

2.4 檔案開發(fā)程度較低

一直以來科研機構(gòu)都缺乏對檔案信息的分析和編纂，檔案編研成果少之又少，且多是較低層次的組織機構(gòu)沿革、大事記等編研成果。對主體檔案的分析和開發(fā)明顯不夠，使得科研成果中隱藏的信息沒有被充分利用，不能滿足科研工作的利用需求，表現(xiàn)出了明顯的滯后和欠缺。

3 加強科研機構(gòu)檔案管理工作的措施

3.1 加強宣傳，提高認識

為了能夠更好的提高科研單位檔案管理水平，則需要領(lǐng)導層在對檔案工作有一個深入的了解，認識到檔案工作的重要性，從而真正對檔案管理工作給予充分的重視，這樣科研人員和檔案管理人員也能夠以積極、認真的態(tài)度對待檔案工作。單位也能夠為檔案管理人員提供更多的培訓和再教育機會，努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，提高檔案工作的效率，在完成檔案收集和保管工作的同時，能夠進一步加強對檔案資源的開發(fā)利用，從而深入挖掘出科研機構(gòu)室藏檔案中有價值和有亮點的內(nèi)容，更好的服務(wù)于科研工作。

3.2 做好歸檔資料的收集整理工作

在科研項目工作開展的初始階段，就要落實該項目的具體檔案管理專員，對項目實行從始至終的跟蹤，負責項目開展過程中的所有文件材料收集管理?？蒲谢顒又杏行┬纬芍芷诙?、時效性強的文件材料，要隨時收集，以免出現(xiàn)因拖延造成的資料缺失，影響檔案收集質(zhì)量。而項目進行過程中，部分形成周期較長的文件材料，應按照項目進行的節(jié)點劃定收集的時間段，從而保證文件材料的完整性。

3.3 注重檔案編研

編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是提供檔案利用服務(wù)的一項基礎(chǔ)性工作。注重檔案編研，要加大檔案編研力度和深度，有計劃地開展一些信息材料的編研。首先，根據(jù)部門的檔案利用需求開展檔案編研。了解各部門對檔案信息的需求動向和發(fā)展趨勢，掌握他們需求的重點，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。其次，經(jīng)常對檔案信息利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的利用重點。第三，加強對科技檔案的編研，挖掘科技檔案中潛在的規(guī)律和信息，為科研部門提供資料支撐。

3.4 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)

檔案工作者要強化服務(wù)意識，把檔案工作的重點從保管轉(zhuǎn)移到主動提供服務(wù)利用上來。應隨時關(guān)注科學研究發(fā)展的動態(tài)，全方位了解一個項目（課題）研究的全過程，以及該課題在實施發(fā)展過程中需借鑒的文獻信息和相關(guān)資料。要主動出擊、服務(wù)上門，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。

3.5 加強檔案信息化建設(shè)

科研機構(gòu)需要加快推進檔案信息化建設(shè)步伐。為檔案信息化配備齊全的硬件設(shè)施和軟件，加快實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化處理。特別是要加快實現(xiàn)科技檔案內(nèi)容電子化，并設(shè)計開發(fā)出更科學合理的檢索工具，確保檢索目標的準確度，使檔案需求人員能夠迅速檢索到自己的所需要的檔案信息，加快實現(xiàn)檔案信息的共享。

4 結(jié)束語

對于科研機構(gòu)來講，檔案資源作為其重要的財富，因此需要重視檔案管理工作，在日常檔案管理工作中要對檔案所隱藏的價值給予充分重視，深入挖掘檔案的價值，加快推進檔案資源的開發(fā)利用，使檔案資源能夠更好的服務(wù)于科研工作。

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