新視野下司法行政檔案管理問(wèn)題研究

摘 要：如何在適應(yīng)社會(huì)變革的新視野下，綜合社會(huì)現(xiàn)實(shí)，對(duì)司法行政檔案進(jìn)行高效管理是一個(gè)亟待解決的重要問(wèn)題。本文主要從我國(guó)司法行政檔案管理的發(fā)展歷史、司法行政檔案的類(lèi)別演化以及新視野下進(jìn)行司法行政檔案管理的措施等三個(gè)方面出發(fā)，對(duì)我國(guó)司法行政檔案管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：司法；行政檔案；管理

司法行政檔案是指在司法行政工作中所形成的包括文字、圖片、音頻以及視頻等在內(nèi)的所有資料的總和。司法行政檔案管理工作的成效與司法行政機(jī)關(guān)處理事務(wù)的效率有著密切關(guān)系，因此司法行政機(jī)關(guān)必須對(duì)本單位的檔案管理工作多加重視。隨著社會(huì)改革的不斷深入和司法行政機(jī)關(guān)變革的日益深刻，司法行政檔案管理工作也在不斷發(fā)生變革。如何根據(jù)當(dāng)前司法行政工作的現(xiàn)實(shí)情況，以全新的視野看待檔案管理工作，是所有行政司法機(jī)關(guān)所要面臨的共同問(wèn)題。

1 我國(guó)司法行政檔案管理的發(fā)展概況

我國(guó)的司法行政工作從20世紀(jì)80年代開(kāi)始得到較為快速的發(fā)展。改革開(kāi)放對(duì)司法行政工作的科學(xué)化及現(xiàn)代化起到了巨大的推動(dòng)作用。從這一時(shí)期到現(xiàn)今，司法行政檔案管理工作也順著時(shí)代潮流，發(fā)生了天翻地覆的變化。從橫向上來(lái)說(shuō)，經(jīng)過(guò)接近40年的發(fā)展，我國(guó)各司法行政單位的檔案管理工作在軟硬件設(shè)施、管理方式以及管理理念方面都得到了很大提升，管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍；從縱向上來(lái)說(shuō)，全國(guó)各個(gè)省、市、地市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等的司法部門(mén)的檔案管理工作的達(dá)標(biāo)率大大提升，檔案管理的相關(guān)制度和體系都較為規(guī)范，管理工作基本趨向于合理化和科學(xué)化。例如最新的《檔案法》對(duì)檔案的內(nèi)涵、進(jìn)行檔案工作的原則、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、檔案的利用和公布以及相關(guān)的法律責(zé)任等進(jìn)行了明確規(guī)定，大大提高了檔案管理工作的規(guī)范性，提高了依法治檔的水平。

2 我國(guó)司法行政檔案的類(lèi)別

受到經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、文化日新月異、社會(huì)百花齊放的影響，我國(guó)司法行政檔案的內(nèi)容、類(lèi)別以及數(shù)量等與以往相比，都發(fā)生了深刻變化。以司法行政檔案的類(lèi)別為例，按照時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃分，我國(guó)司法行政檔案的類(lèi)別應(yīng)該以1993年為分水嶺，進(jìn)行具體劃分。

2.1 1993年以前

在1993年之前，我國(guó)的司法行政檔案管理工作方面的規(guī)章制度都是由各省市根據(jù)自身的實(shí)際情況各自制定的，并沒(méi)有在全國(guó)范圍內(nèi)形成一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此各個(gè)地區(qū)的司法行政檔案管理工作是各自為政，水平良莠不齊。而且由于沒(méi)有一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)，各個(gè)地區(qū)所制定的檔案管理制度存在諸多不合理之處，這對(duì)檔案管理的科學(xué)化造成了不良影響。

2.2 1993年之后

1993年，我國(guó)司法部制定了《關(guān)于司法行政檔案工作暫行規(guī)定》的文件，該文件對(duì)司法行政檔案的涵義、管理人員的職責(zé)、司法部門(mén)在檔案管理中所扮演的角色等都做出了明確規(guī)定。同時(shí)還對(duì)司法行政檔案的類(lèi)別也作出了說(shuō)明。司法行政檔案的類(lèi)別主要包括三部分：文書(shū)檔案、聲像檔案以及專(zhuān)業(yè)檔案。其中專(zhuān)業(yè)檔案的類(lèi)別非常豐富，基本覆蓋了司法行政工作所涉及的所有領(lǐng)域和行業(yè)，主要包括公證檔案、財(cái)會(huì)檔案、科技檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、律師業(yè)務(wù)檔案、勞改罪犯和勞教人員檔案等等。

2.3 目前我國(guó)司法行政檔案類(lèi)別的劃分

就我國(guó)目前司法行政部門(mén)的具體狀況來(lái)看，司法行政檔案的類(lèi)別較之以前有所增加。新增的類(lèi)別主要包括實(shí)物檔案和設(shè)備檔案。而在已有的類(lèi)別中，主要對(duì)業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行了完善和更新。業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容新增加的包括法律援助檔案、社區(qū)矯正檔案、司法鑒定檔案、信訪檔案、戒毒管理檔案以及司法外事檔案等等。新增的這些檔案類(lèi)別都是根據(jù)現(xiàn)實(shí)社會(huì)所發(fā)生的變化而緊貼時(shí)代潮流增加的，基本能夠彌補(bǔ)之前的類(lèi)別存在的缺陷。

3 新視野下司法行政檔案管理的措施

3.1 與時(shí)俱進(jìn)，依法治檔

依法治國(guó)是我國(guó)的基本國(guó)策之一。在整個(gè)社會(huì)主義法治建設(shè)進(jìn)行的如火如荼的時(shí)刻，司法行政檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，緊貼時(shí)代潮流，向依法治檔的方向邁進(jìn)，這也是所有司法行政單位所應(yīng)該共同遵循的基本原則之一。依法治檔的實(shí)現(xiàn)可從兩方面來(lái)進(jìn)行：一是檔案管理理念的法制化。具體來(lái)說(shuō)，就是司法行政單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，改變以往的進(jìn)行內(nèi)部行政運(yùn)行的模式，加大教育力度，貫徹依法治檔的理念，將依法治檔觀念深入人心；二是檔案管理行為的司法化。具體來(lái)說(shuō)，就是要改變司法行政單位在檔案管理方面的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制，將法律作為檔案管理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理工作在法律指導(dǎo)下展開(kāi)。

3.2 利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展司法行政檔案管理工作

現(xiàn)代信息技術(shù)使得司法行政檔案管理工作的模式發(fā)生了重大變化。高存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)以及先進(jìn)的掃描和拍照技術(shù)，改變了以往進(jìn)行人力管理的落后方式，在資料錄入、修改、查詢(xún)、保存以及備份方面體現(xiàn)出無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。不但節(jié)省了傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式所要耗費(fèi)的空間，而且在查閱起來(lái)更加快捷方便，保存時(shí)效更長(zhǎng)且能夠?qū)崿F(xiàn)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。因此司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理方式，將本單位特點(diǎn)與先進(jìn)的檔案管理軟件相結(jié)合，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

3.3 不斷強(qiáng)化司法行政機(jī)關(guān)檔案管理人員的管理意識(shí)

只有具備強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，才能在實(shí)際工作中保證檔案管理工作的效率。無(wú)論是在過(guò)去、現(xiàn)在還是將來(lái)，管理意識(shí)都是司法行政機(jī)關(guān)檔案管理人員所必須具備的重要素養(yǎng)。因此司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及具體需要，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)管理意識(shí)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括諸如管理工作內(nèi)容方面的更新、管理工作中的注意事項(xiàng)以及禁忌、管理人員所應(yīng)具備的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)等等。還可組織管理人員觀看相應(yīng)的紀(jì)錄片，增強(qiáng)其責(zé)任感和管理意識(shí)。

3.4 不斷對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更新完善

管理制度是進(jìn)行檔案管理的重要依據(jù)。各司法行政單位應(yīng)該在國(guó)家《檔案法》的指導(dǎo)下，針對(duì)本單位的具體情況，制定相應(yīng)的管理制度，以此對(duì)單位內(nèi)部人員的行為進(jìn)行約束和規(guī)范。在新形勢(shì)下，司法行政單位對(duì)內(nèi)部檔案管理制度進(jìn)行更新和完善的主要依據(jù)是社會(huì)上不斷出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題以及本單位內(nèi)部的具體情況。只有如此，檔案管理制度才能和本單位的實(shí)際檔案管理工作以及其他法務(wù)工作更緊密的結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)二者之間的相輔相成和相互促進(jìn)。

3.5 不斷對(duì)司法行政檔案管理的服務(wù)功能進(jìn)行強(qiáng)化

檔案管理工作的最終目的是為司法行政單位的其他事務(wù)服務(wù)，檔案管理工作的本質(zhì)是為人民服務(wù)，因此要不斷對(duì)司法行政檔案管理的服務(wù)功能進(jìn)行強(qiáng)化。具體來(lái)說(shuō)，司法行政單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要以“記錄歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、著眼未來(lái)”為理念，將服務(wù)放在第一位，并不斷對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)服務(wù)功能進(jìn)行完善。從宏觀層面上為依法治國(guó)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，在微觀層面上為人民群眾的生活問(wèn)題服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是司法行政單位日常工作的重要組成部分，也是其更好的為人民服務(wù)的基礎(chǔ)。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，司法行政單位的各項(xiàng)工作才能更加高效的展開(kāi)。因此司法行政單位要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，同時(shí)制定相應(yīng)的策略來(lái)提升檔案管理工作的成效。尤其是在信息技術(shù)對(duì)各個(gè)領(lǐng)域都產(chǎn)生重大影響的今天，檔案管理工作也要與其相結(jié)合，促使管理人員以全新的視野對(duì)待檔案管理工作，最終促進(jìn)司法行政單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。

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作者簡(jiǎn)介

尹燕（1976-），山東省萊陽(yáng)市，萊陽(yáng)市司法局。