淺析人事檔案管理存在的問題及對策

馬元霞+陳維芳+莊素娟

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位的人事檔案管理存在著諸多問題.有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

關鍵詞：人事檔案；管理；對策

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映出個人經歷、德才能績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷的重大事件，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位人事檔案管理顯得更為重要。本文著重探討事業單位人事檔案管理工作中存在的問題與對策。

1 人事檔案管理工作中存在的問題

1.對人事檔案管理的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

3.人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面，某檔案室對人事檔案進行清查時，在200多份人事檔案中，光缺年度考核者就有近50人次之多。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

2 新時期人事檔案管理工作的對策與思考

1.提高認識，加強領導。進一步做好人事檔案管理工作。單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.加強檔案工作的基礎建設。干部檔案管理部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。

3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。

4.健全管理制度。提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

5.注重人事檔案材料收集。提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

6.加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業帶來了挑戰，也提供了在改革中創新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。

參考文獻

[1]王云慶 苗壯 《現代檔案管理學》青島：青島出版社 2002年220

[2]傅華 《聚焦人事檔案》《中國檔案》2003年第4期

[3]吳建美 《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學學報》2006年第6期

作者簡介

馬元霞（1969-），女，山東日照莒縣，山東省委黨校，大專，助理館員，研究方向：老干部工作與檔案的結合。