探究信息化背景下如何加強數字檔案管理

施瑞璇

摘要：加強數字檔案管理信息化管理背景下的探索，首先要明確信息化背景下加強數字檔案管理的重要性，進而對數字檔案管理模式的應用優勢進行探討。借鑒和加強數字檔案管理信息化管理背景下的思考方法。在信息化管理模式背景下加強數字檔案管理的研究，將信息技術應用優勢充分應用于檔案管理工作過程中，可以有效地實現數字檔案管理工作的有效性和及時性。從而為檔案管理工作的發展提供了強大的動力。

關鍵詞：信息化；數字檔案管理；存在問題；改進

引言

為了進一步完善數字檔案管理系統，我們應該運用信息技術對目前數字檔案管理模式進行有針對性的調整。同時，借助信息技術，實現“全數字化”檔案管理系統的有效建設。數字檔案模式的建立充分發揮了信息技術的多元性及多樣性優勢，數字檔案管理覆蓋面逐步增強。

1數字檔案的特點

1.1便于存儲

紙質檔案在保存過程中需要占用大量空間，隨著檔案數量的逐漸增加，需要建立新的檔案管理室。同時，檔案文件對檔案管理的環境要求也更加嚴格，例如，要確保檔案管理室具有較好的通風條件，確保風干，避免潮濕，發霉的文件。對于一些按時間順序排列的檔案，在借用和處理文件的過程中，很容易被損壞，尤其是一些有價值的文件。一旦發生損害，將造成不可逆轉的損失，檔案的使用價值將受到影響。數字文件不需要考慮上述問題。首先數字文件被存儲在計算機中，普通計算機的存儲器大于200G，并且數字文件的數量甚至超過了標準化的文件管理室，這意味著數字文件的保存不需要占據太多空間。其次，數字文件可以復制和拷貝多次，文件數據以外部備份的形式分開保存。即使不可抗拒的影響因素（如設備突然中斷，非法網絡攻擊等），也可以保證備份數據的安全性。

1.2資源共享

信息和資源共享是互聯網最重要的應用功能。隨著計算機和互聯網的發展，數字檔案管理繼承了這一特點。人們在查詢，借用和歸還檔案時，不需要記錄室的前臺服務人員，而是自己在各種服務器端設備上進行工作，大大提高了檔案管理的效率。同時，人們可以在網絡平臺上共享這些公共檔案，以確保檔案的價值得到充分體現。利用互聯網連接多個數字檔案館，也可以實現彼此之間的信息交流，一方面能夠實現互補的優勢，彌補單一數字檔案信息的不足；另一方面，可以共享管理經驗，這將對提高數字檔案管理水平起到一定的作用。

2信息化背景下數字檔案管理存在的問題

2.1技術方面存在的問題

檔案管理的數字化基于互聯網、存儲系統和計算機技術。隨著網絡技術的發展，越來越多的問題越來越突出，主要體現在以下幾個方面。首先數字文件并不嚴格。我們都知道存儲在電腦上的文件很容易失真，丟失閱讀和損壞。這些缺陷可能會導致資源信息被破壞，無法再使用。其次，數字檔案管理的儲存設施和經營環境受到不利因素的影響。發生此類事故時，存儲在系統中的數據不會備份到硬盤中，數據完全丟失，文件信息的完整性和全面性無法得到保證。

2.2互聯網給數字檔案帶來的不安全性

作為一個完全開放的環境，互聯網本身存在一些不安全因素。近年來，由于網絡黑客的攻擊，商業信息披露或檔案丟失的消息很普遍。如何在信息背景下確保數字檔案的安全已成為檔案管理人員在現階段需要關注的問題。除了網絡黑客的非法攻擊，網絡系統的不穩定，突然斷電或人為操作不當外，還可能對數字文件的管理產生負面影響。

2.3法制方面存在的問題

盡管中國的一些法律已經提到數字檔案管理的規章制度，但國家至今尚未建立完整的數字檔案管理制度，不能對數字檔案的所有權益提供法律保護。隨著科學技術的飛速發展，國家和單位對檔案管理的需求進一步加深。數字檔案的權益得不到普通檔案的規章制度的充分保護。這對檔案管理的數字化發展有一定的阻礙。

3信息技術在數字檔案管理中的改進

3.1提高數字檔案信息的安全性

這些文件存儲在不同的媒體中或存儲在數據庫中。因此，只要數字媒體連通，管理者就可以直接在系統中存儲，查找，調用和管理，實現檔案的數字化可視化，促進檔案信息的一體化管理，從而達到方便存儲的目的，分散數字文件的存儲位置，確保數字檔案的安全性。

由于許多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨嚴重威脅。為了解決這些問題，檔案管理機構除了存儲數字信息的方法之外，還可以設計一個具有較強可靠性的安全協議，以防止黑客攻擊和非法訪問，并使用相關法律法規來保證數字信息的安全文件。

3.2建立完善的、安全的數字檔案管理系統

文件安全性不足是當前數字檔案管理應用過程中的主要缺陷之一，容易導致重要文件的丟失。多媒體技術在信息技術中對數字檔案管理的綜合應用，可以實現不同格式文件的分類和存儲，有效提高檔案管理的安全性。同時，多媒體技術的應用和數字檔案管理過程可以有效結合，實現不同格式和類型數字文件的有效播放，增強數字文件的可視性，可以提高檔案管理員收到的信息的全面性。因此，應用信息技術建立完善安全的數字檔案管理系統是加強數字檔案管理的重要手段之一。

3.3滿足用戶的多元化需求

用戶的需求隨著時代的變化而變化，對數據庫功能的需求越來越多，如提高檔案資源的利用率，提高檔案資源的閱讀速度，減少浪費檔案資源，重視數字檔案資源的分類整理，所有這些都需要數據庫的功能。同時也要求更多的數據庫開發人員提高其專業素質，不斷完善數據庫功能，建立專業化，專業化，系統化的信息數據庫。檔案工作者應具備相關專業知識，熟悉管理系統功能，了解檔案管理和信息技術管理的綜合知識，具有較好的綜合分析能力，數據處理能力和良好的溝通交流能力。同時，有關部門可以通過后續教育，幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化管理的認識和落實，充分發揮信息技術作用，提高員工整體業務素質和道德水平，從而提升檔案的管理水平和服務水平。

4結語

在信息技術背景下，加強對數字檔案管理的研究，充分發揮信息技術在檔案管理過程中的應用優勢，能夠有效提高檔案管理部門的及時性和有效性，奠定穩定的基礎，為我們企業的良好發展提供強大的發展動力。