論秘書實訓基地對文秘專業學生辦文能力的提升

楊慧+溫瑜

內容摘要：文秘專業是現今文科類學生選擇就業的一個職業方向，而在大學實際教學中，多以理論性教學為主，學生實訓機會太少。文章從建立秘書實訓基地必要性、秘書實訓基地現狀、建設校內外秘書實訓基地的建議方面淺談秘書實訓基地對文秘專業學生辦文能力的提升。

關鍵詞：文秘專業 實訓基地 辦文能力

文秘專業就其根本性質來說，是人文社科類專業，實際教學也多以理論性知識教學為主。但與眾不同的是，文秘專業在實操性方面對學生有著很高的要求。多數文秘專業學生在校僅靠著學校安排的實訓期實際鍛煉辦文能力，而這些經驗在工作后，對于工作要求的實際把控是遠遠不夠的。多數用人單位反映，文秘專業學生辦文水平不能很好的滿足他們的需求，究其原因都是實際操練次數太少，學生辦文經驗不足。如何讓學生在大學四年提升辦文能力？為什么要建立秘書實訓基地？秘書實訓基地應該怎么建立？如何解決秘書實訓基地發展過程中的問題？這些都應該是我們應該探討的，接下來我們以常熟理工學院文秘專業為例，探究以上問題。

一.建立秘書實訓基地的必要性

秘書學專業學生想要提高辦文能力，不僅需要學習理論知識，還需要踐行理論知識。秘書實訓基地的建立能夠增強學生的動手能力，使理論知識的運用落到實處。秘書實訓基地的建立的必要性與多方因素有關，下列我們主要從秘書職業的特點所需、秘書人員的綜合素養所需、市場需求三個方面來談。

（一）秘書職業的特點所需

無論秘書人員的類別還是層次，秘書的職業特點都是大同小異的，秘書職業的特點要求秘書實訓基地能有效建立。以下列出了秘書職業的一些共性。

1.人數眾多。據不完全統計，直至2016年5月24日，全國持有秘書資格證書的人數在11萬以上，而秘書從業者在百萬以上。一個辦公廳或者一個企業中，在職辦事的領導可能只有一個，而輔助領導處理事務的秘書卻不止一個。由此可以看出秘書的數量是遠遠大于領導的數量的。另外，秘書的職業設置是可以在各個行業領域的，范圍之廣也促進了秘書人數的增長。

2.位居中樞。秘書的工作重心始終是圍繞著領導的工作的，有著上傳下達的意味。領導在各個組織機構中是處于頂端的位置，那么靠近領導的特殊位置則是秘書，另外，正是因為秘書所處的位置特殊，所以使秘書更容易接觸到、收集到領導與外界的聯系信息。例如批轉性公文、傳真、信件等等，都是先由秘書收發登記處理的。從這層特殊的樞紐關系上可以看出秘書職業位居各個組織結構的中樞。

3.從屬輔助。秘書職業是圍繞、協助、從屬于領導的一種職業。在上級的領導下，幫助上級領導完成工作任務，秘書人員就是處于助手的地位。譬如秘書幫助上司會見來訪者，告訴其見面禮儀；秘書接聽電話，對轉接給領導的電話的甄選等等。當領導的工作不存在時，唇亡齒寒，秘書的工作也隨之消失，秘書工作的內容與領導的工作基本上是一致的，這樣一種依存關系決定了秘書是從屬于領導的。

4.代言代理。秘書與領導的特殊關系使得秘書在一定情況下，可以被認為是領導的一個象征符號，即可行使領導授予的部分權力，不必事事請示。而且，現階段的秘書工作門類復雜，工作性質更接近行政助理，雖然類似行政助理的工作有許多，領導交代給下級能行使的權力也有例子，但很明顯，僅憑秘書人員與領導的親密特殊關系，秘書人員“代言代理”的性質更強一些。

5.接近機密。秘書最易了解領導工作的范圍及情況，能為領導的決策提供參考意見，加之秘書可能列席領導核心會議，領導簽發的文件也要交秘書之手才能發出。這也就決定了秘書職業帶有強烈的機密性。不管是機關、企業還是私人的秘書，其工作內容都或多或少地涉及機密或者是個人的隱私。

6.服務性質。秘書職業是一種服務性職業，屬于第三產業。它并非單向性的工作，需要與人溝通，要求學生要理論聯系實際，多以實操性為主，因此想通過學習文秘專業從事秘書職業的學生，其職業技能的培養不是單一的，它需要通過實際實務操作獲得經驗的累積，僅靠課本理論知識的教學去提升學生的辦文能力是不夠的，得不到實際工作環境下的訓練，學生的辦文能力的提升只會效果見微。

（二）秘書人員的綜合素養所需

秘書人員從業時，需要具備一定的專業知識、基礎知識和相關知識，這些知識能夠給秘書人員的工作帶來便利，保證工作的順利展開。這些部分知識僅憑理論知識的學習是難以累積到實戰經驗的。同時，秘書人員工作能力的鍛煉也是需要實戰的，例如表達能力、應變能力和交際能力等等。一個好的秘書不僅需要具備充足的知識和良好的能力，還需要擁有良好的思想作風和政治素養，這些都是需要在實踐中去鞏固和提高。

1.知識

（1）專業知識。專業知識是指所有秘書人員都應具有的秘書業務知識，包括公文和應用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，機密文件保管意識，辦公室設備應用知識和禮儀知識等等。

（2）基礎知識。一方面是社會科學知識，相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物等知識。

（3）相關知識。秘書人員為了適應時代需要，必須了解與自己工作相關的知識。這類知識是秘書人員知識結構層次中較高的層次，有經濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學等。在掌握這些知識之后，秘書人員的就業面會更寬廣，從事秘書工作的領域也會更廣闊些。

2.能力

（1）表達能力。包括口頭、文字等表達能力。文字表達能力即要求秘書具有公文寫作等能力，著不僅可以考察秘書的語言組織能力，還能反映其思維邏輯能力等等。這同樣是需要加以鍛煉和培養才能提高的。另外，秘書還應有一手好字，有一手好書法。不僅要會寫文章，還應能說會道，口齒清晰，講話簡明扼要。

（2）交際能力。秘書因為工作需要和形形色色的人接觸，所以為了做好本職工作，要善于和不同年齡、文化程度、個性的人交往，能時刻注意自己的禮儀，并且妥善處理人際交往中的復雜關系，對于矛盾沖突能很好的控制自己的情緒，善于待人接物。

（3）辦事能力。能為領導服務，熟悉領導與自己的職權范圍，熟知辦事的程序流程，了解工作相關業務，能分得清輕重緩急并且能很好地完成領導明確的任務，在領導未作指示時，能提前為領導提供建議。

（4）應變能力。在面對突發事件時，能夠沉著冷靜，能很快適應環境、工作條件等的變化。遇事不慌亂，處理突發事件既能按原則，又能有一定的靈活性和機動性。

（5）操作能力。包括辦公設備、通訊設備的使用和保管。凡是辦公室內擁有的器械設備，秘書人員都應學會使用。盡管部門內可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用能力，可以備不時之需。

（6）學習創新能力。包括鑒賞能力、學習能力等等。能觸類旁通，舉一反三，不木訥迂腐于現有陳規，敢于學習新知識，求得新突破。

3.素質

（1）政治素養。秘書人員必須認真學習和掌握馬克思主義的基本理論，學習中國革命史，學習毛澤東思想和鄧小平理論。通過這些學習，秘書人員才能真正認識到秘書工作是何等的重要。秘書的只有了解了黨的基本法規，才能在法律范圍內工作不犯法，不違法。能認真貫徹黨的清廉作風，不搞腐敗，這樣才能樹立良好的思想修養和工作作風。

（2）職業道德。職業道德是人們從事職業活動所應遵守的行為規范。秘書的職業道德可以概括為“忠誠、保密”。秘書應做到“忠于職守、嚴守機密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公”。

（3）心理素質。一個優秀的秘書不僅要有較高的政治素養和職業道德，還必須了解并善于調節自己的心理，經常保持心理平衡，了解并努力培養自己完美的性格。

（三）市場需求

不少高校反映安排秘書專業學生實訓常常有阻力。隨著時代的進步，秘書的工作要求也愈來愈高，普通秘書畢業生未經實際鍛煉，辦文能力水平尚淺，學校安排學生實訓既有企業需求量零散的困擾，又有學生實訓分散的困擾。以下從市場需求因素的兩方面談秘書實訓基地建立的必要性。

1.學生實際工作水平難以滿足用人單位要求。現如今的人才市場，用人單位抱怨找不到滿足要求的秘書人才，而文秘專業的學生卻在郁悶投遞的簡歷石沉大海。究其原因，往往是文秘專業的辦文能力不能夠滿足用人單位的要求，剛畢業的文秘專業學生的文筆顯得學生氣太濃，不能很快的適應工作環境。而文秘專業學生在校在讀期間，多數學校會給學生安排一段時間的實訓，而多數學校的實訓周期多為兩個星期。短短的周期，難以確切落實提升文秘專業學生的辦文能力的目的，學生實訓經驗不足也就難以滿足用人單位、人才市場的要求。

2.單位需求多為零散數量。文秘不像其他職業，一般用人單位接納新人不可能一次性接納十幾個，根據常熟理工學院人文學院，院里負責安排學生實訓的負責人的表示，有些時候會遇到可提供實訓崗位的單位數太少的尷尬情況。所以就算有些學校能夠給學生安排實訓，也多以分散的形式安插在各個用人單位中，既不方便老師教學經驗的總結，也不方便學生之間工作經驗的交流。沒有大規模的實訓基地，提升文秘學生辦文能力一說也就顯得是“紙上談兵”。

綜上來看，秘書實訓基地的建立是由多方面因素決定并要求的。秘書實訓基地的建立不僅能為學校解決安排學生實訓的工作困難，還能從各方面培養優秀的秘書人才。

二.秘書實訓基地現狀

秘書實訓基地的建立能夠推動文秘專業的建設與發展，推動文秘專業的教學制度的改革。秘書實訓基地能提供給學生一個模擬的工作環境，提升學生的辦文能力。

（一）校內秘書實訓基地的現狀

1.校方提供的資源方面。以常熟理工學院為例，與文秘專業相關的機構有：秘書社（院級學生社團）、專業相關實訓室。另外，人文學院承辦的某些大型會議，會選拔出文秘專業中優秀的學生作為會議協助。人文學院一眾教師皆有與文秘專業相關的優秀理論成果。與其他學校相比，常熟理工學院在文秘專業學生培養方面取得了顯著的成果，經驗性總結和理論都已出現，但有待于進一步完善和深化。通過資料的查找顯示，國內其他高校多數建有自己的秘書實訓基地。例如，四川瀘州職業技術學院人文系建立了速記速錄實訓室、文秘綜合實訓室、辦公自動化實訓室、禮儀實訓室。而有的院校，并未有與秘書實訓相關的機構等，從全國高校大局面來看，校內秘書實訓基地建設體制尚不完善。

2.學生自身方面。校內實訓期間，不少學生并沒有很好的完成自我角色轉換，沒有把自己定位成一個“準秘書”，不積極參加、不報名學校提供的會議協助工作，從而導致校內實訓隨便應付，實訓機會利用率低，實訓效果不顯著。

（二）校外秘書實訓基地的現狀

1.根據了解，全國高校不少學校各辦公室、處室在給文秘專業學生進行實訓期的工作安排時，多為校外用人單位主動聯系，但不乏有的用人單位要求的學生數量只是一兩個。并且，與校方長期合作，提供實訓崗位的用人單位也是屈指可數。這就意味著，在校外的秘書實訓基地呈現不穩定的崗位需求狀態。

2.通過調查了解，學校安排給文秘專業學生的實訓崗位多為企業單位，鮮少有黨政機關事業單位。這對于有意向工作于黨政機關事業單位的文秘專業學生缺少了鍛煉的機會。校外實訓基地范圍過于狹窄，不能給文秘專業學生留有足夠的選擇余地。

3.校外實訓基地呈現的水準參差不齊，有的用人單位的指導老師態度真誠，對學生負責耐心的指導，而有的指導老師則是不聞不問實習學生，導致實訓的文秘專業的學生學習困難或就因此產生打退堂鼓的想法，不能得到有效的實訓鍛煉。

三.建設校內外秘書實訓基地的建議

秘書實訓基地的建立有利于提高文秘專業學生辦文能力，讓學生在真正走上工作崗位之前積累相關實戰經驗。而真正完成校內與校外實訓基地的建立對于一個沒有實訓基地基礎的學校來說，過程還是漫長的。如何更好的建立校內外秘書實訓基地，筆者有以下幾點建議。

（一）學校方面利用學校自身條件

1.分派文秘專業學生去校檔案室，校辦公室協助老師們的日常工作，直接快速的接觸到辦公室、檔案室等辦文的工作。另外可以采取校內上崗的形式，給一部分學生提供實習機會，幫助學生在工作中認清自己的職業角色，提前實際接觸到辦文辦會等一些秘書日常性事務工作。

2.學校可以幫助學生創立校園秘書公司，健全一個公司的機制。建立實訓模擬辦公室，讓學生擁有自己的辦公區域，學校可以購買打印機、復印機、傳真機等一系列辦公用品，讓學生能經常接觸到、運用到相關辦公物品，并且通過老師課堂上的理論指導，可在自己的辦公區域完成辦文工作。并且針對不同的商業合作伙伴，學生討論出自己的方案，以承包會議的形式鍛煉學生的辦文能力。

3.學校承辦大小會議時，可選拔一部分文秘專業中專業素質較為優秀的學生協助會議的進行，并鍛煉辦文能力。通過實際工作中老師的指導，改正學生工作中的不足之處，優秀的工作例子可以給教師提供專業課程素材，以范例的形式教給更多的文秘學生，這樣秘書實訓基地的軟件設施條件也能具備，教師和學生都能就此積累經驗。

（二）文秘專業學生自我認識要明確

1.學生應該積極爭取學校提供的實習崗位，擺正心態，明確自己的職業角色，務實的鍛煉辦文能力。

2.利用大學生創業項目或者創業園，團隊創建實體公司，努力提高自身專業能力，增強職業技能。

3.通過參加各式各樣與秘書職業相關的比賽，例如“禮儀比賽”、“硬筆書法比賽”和“演講比賽”等等，來激發自己對秘書職業的興趣，自覺提高自我的思維能力、表達能力等等。

（三）學校通過與校外單位進行合作

1.文秘專業不可能像其他專業一樣進行成批的在同一家單位實習，校外單位容納量有限，那么學校可以利用校友資源，吸引一部分單位或者個人進行捐贈的形式，在校建立秘書實訓基地。

2.與校外合作單位應該建立長期合作關系，確保去實習的每一位學生都能保質保量的完成單位交付的任務，確定雙方的權利與義務。這樣，不僅能給在校生提供就業渠道，合作單位的反饋也能給學校調整文秘專業的學生培養方案提供有效的信息。但這另一方面也就需要合作單位充分能發揮學生的專業作用，嚴格監督指導實習學生。這樣才能保證合作雙方都能高效率的完成各自要完成的工作。

四.結語

全國高校文秘專業的培養都有所欠缺，秘書實訓基地的建立程度也參差不齊。文秘專業學生提高辦文能力，不僅需要理論知識的教學，還應有仿真工作環境的提供。秘書實訓基地的建立一方面能給文秘專業學生提供不僅是軟件設施還有硬件設施，能讓每位學生在真正走上工作崗位之前積累工作經驗，避免在工作后錯誤頻出；在另一方面還能能學校有效的信息反饋，為以后培養文秘人才積累下經驗。

參考文獻

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基金項目：常熟理工學院大學生創新創業訓練計劃項目（2016203）。

（作者介紹：楊慧，常熟理工學院人文學院學生；溫瑜，常熟理工學院人文學院副教授，文學博士，主要研究方向為應用寫作）