淺談如何寫好一封成功的英語外貿函電

謝娟

【摘要】隨著習近平書記的上臺，與國際上各國開展更多的交流，國家之間的關系日益密切，開放了越來越多國家之間的免簽、落地簽等互惠政策，美國十年多次往返簽證等事例，都體現我國的國際地位也越來越高，與各國之間的貿易來往更加密切。為了使國內從事貿易業務的人員能了解更多、更準確的國際經濟與市場動態， 從而在國際交易中能應付自如，而國內外溝通中占比重大的實則為郵件、聊天軟件。所以外貿英語函電受到越來越多的外貿業務人員的關注，其重要性也顯得越來越突出。而過往很多學生都沒有重視這門課程，把外貿函電信函寫得和英語作文相似，其實不管從形式上還是用語上和普通作用都有很大的不同。本文擬從以下幾方面對其中的一些常見問題進行初步的歸類分析，探討它們產生的主要原因，并就此提出一些相應的解決辦法。

【關鍵詞】外貿英語 英語函電 書信寫作

一：外貿函電的撰寫原則與普通書信寫作不同

很多學生在剛接觸到外貿函電時會覺得函電是很抽象的，要么認為這與普通書信寫作就是一碼事。但其實它不抽象，簡單說它就是一封以外貿內容為基礎的郵件，也與普通書信寫作不管從句式到用語都有非常大的不同。首先，書信寫作可以用抒情排比感嘆的句式進行表達，而正式的商務外貿函電，不允許用此類對于溝通造成累贅拖沓的句式和用語。

所以對于外貿函電的撰寫原則有三點：即清楚、簡明、禮貌，又稱“三C”原則。

1.清楚

必須用樸實的語言，清楚、直截了當地表達你的意思，讓收信的人了解你想說什么。在普通作文書信里加分點的擬人比喻在函電里卻成為了表達含糊指代不清，還需要進一步進行揣摩式的句子，那在外貿函電里即成為了不清楚的扣分點。而一封明了清楚的外貿函電即是成功的一半。

e.g. A： As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles， we have bimonthly direct services.

B： We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles every two months.

C： We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles.

以上A句用到的一個單詞表達非常不清晰，容易導致意思混淆。因為bimonthly既有兩個月一次，也有一個月兩次的意思。所以為了避免此類的誤會，建議不用生僻詞，不用一詞多意容易造成混淆意思的詞。那么A、B改寫的兩個句子則用的是簡單易懂的表達，兩個月一次：every two months，一個月兩個航班：two direct sailings every month.

2.簡明

為了使函電簡潔，必須用盡可能少的文字來表達你的想法與意圖，避免廢話連篇與重復。除此之外，適當的分段是有必要的。在普通的作文書信里，排比句、大段落的詳細描述是加分點，在函電里卻也成為了累贅拖沓的用語。在作文書信里不支持隨意一句分一段，而在外貿函電里卻是為了更簡潔的表達，支持按照意思需求適當分段。

e.g.（1）A： I want to take this opportunity to tell you that we are grateful to you

B：Thank you

（2）A. I wish to express my heartfelt gratitude to your kind cooperation.

B. Thank you for your cooperation.

以上兩個句式不同的表達方式，如果用在普通書信寫作了，A是更佳的選擇，而用在外貿函電里則是選擇B句式的表達方式，則可以更加恰當簡明的表達到位。

3.禮貌

禮貌并不只是客氣，真正的禮貌來自于真誠地為“對方”考慮的態度。這里講的禮貌不光是言語上的客氣和恭謙，雙方彼此與客戶之間的關系是平等的，所以既要做到言語上的禮貌也不能把自己姿態放得過于低，且要做到關心與體貼，真誠的為對方考慮。當然，粗魯的語言與命令的語氣是絕對不允許的。同時，當收到對方郵件是，及時不能馬上給出準確答案也必須要迅速、及時地回復對方，并告知會盡快查明并回復。

e.g. A： We have received with many thanks your letter of 20 may， and we take the pleasure of sending you our latest catalogue. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

B： You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalogue enclosed， which you requested in your letter of 20 May.

在以上例句A里，一句話里多次表達感謝，這就有過度低姿態和討好的態度在里面，禮貌必須有個度，外貿業務員工作性質里雖然涵蓋服務，但并不需要刻意降低自己姿態和對方對話。而例句B里，通過正式的態度清晰的表達了所需要交代的信息點，禮貌且不卑不亢，這就是一個合格的外貿業務員應該有的專業態度。

二、外貿函電的格式

函電的格式與普通寫作書信還是有區別的，例如書信不需要交代郵箱地址，也不太需要寫職務和公司相應信息，而在外貿函電里卻是重要信息點。以下羅列幾項格式重點

1、郵箱地址，見過不少學生對郵箱的格式還是會犯錯誤。例如要么漏了@，要么后綴.com漏了，要么多打了不必要的符號，例如：.qq.com.這些都是常見但重要的方面。

2、普通書信的稱呼，通常知道對方的名字，那么只需要在名字前面加上Dear，例如Dear Tom，但在外貿開發客戶時，我們獲知的一些信息里未必包含對方名字，若次時知道對方性別，可用用Dear sir， Dear miss等，如名字甚至性別都不清楚時，我們可以用Dear friend， Dear sales，切不可不知道稱呼就忽略，不寫稱呼。

3、普通寫作書信未必會交代書信標題，但對于正式的商務函電，每一封函電都必須要有標題，而且要充分利用好關鍵字命名標題，因為當后續搜郵件時，可以快速的通過關鍵字找到。而函電一個主標題不夠時，還建議給各小分點做個小標題。還可以用其它不同字體、其它不同于全篇字體的顏色做個效果突出。

4、普通寫作書信中不太會看到一行文字，做獨立的一段。而商務函電里適當的分點分段對于篇幅長的內容來說非常有必要，并且適當的空行可以使全篇看起來更為舒服。因為一封成功的商務函電，是用盡量簡潔的方式體現重點問題。那么適當的分段可以使原本篇幅比較長的具體內容，同過大標題和小標題來突顯，即便當下沒有充分的時間

5、對于普通寫作書信最后通常只需一個名字，而正式的商務函電里除了名字還必須包括職務、工作部門、公司名稱、公司地址、聯系方式。

三、外貿函電與外貿專業知識的關系

普通寫作書信的內容大多涉及日常，用語簡單也不太涉及專業性內容。而外貿函電，除了是一封郵件，還是一封涉及大量外貿專業詞匯、外貿術語、外貿習慣表達句式的專業性很強的函電。所以除了掌握以上信息點，外貿專業知識也是不容忽視的重點。以下為整個外貿運作的重要環節與不容忽視的外貿專業詞匯術語與句式。

1.建立商務關系Establishment of business of relationship.

主動聯系客戶建立商務關系，有的學生會覺得這很簡單，把所有關于公司信息和產品包括所有報價信息都一次性交給客戶就是一封成功的開發信。其實不然，里面還包含很多的溝通技巧。而一封郵件把所有信息交代太滿，沒有任何懸念的全盤托出，可能連回信都沒有辦法收到，那么沒有吸引懸念，那么沒有溝通過程的一封郵件就是不成功的函電。我們既要吸引對方的興趣也要通過一來二往的溝通去抓住客戶更多的需求點，這樣才是有效溝通。

2.詢盤enquiry、還盤offer

詢盤、還盤屬于外貿術語，簡單的說就是問和答。既然簡單的問和答有專屬的專有名詞詢盤、還盤。那么詢盤還盤函電里也一定涵蓋一定量的專業術語，以及日常不同含義的外貿用語與句式，如果沒有掌握一定的知識量，就無法達成有效的溝通。舉例子，如下說明：

1.notice常被日常翻譯為通知，但在外貿函電里表示通知更常用inform。

2.advise常被日常翻譯為建議的意思，而被用于外貿函電的意思是：通知。

3.item常被日常翻譯為項目的意思，而外貿函電中是：商品。

4.capital常被日常翻譯為首都，而外貿函電中是：資本。

5.place常被日常翻譯為地點，而外貿函電中是：下單。

6.line常被日常翻譯為線，而外貿函電中是：生產線，加襯里。

還盤，在商務函電中的格式，必須讓對方簡單易懂一目了然。所以建議適當的分段分點清晰的羅列，而不是一句話寫到底。例如以下產品信息的羅列：

In compliance with your request， we are making you a firm offer， subject to your reply reaching here by June 22，2017， as follow：

Commodity： GPS Art.No.178

Specification： MODEL WG1050

Quantity： 10000PCS

Price： $1

Packing： In cartons of 120pcs each

Inspection： By CIQ

3.投訴complaints，索賠claims，調解adjustments

在外貿函電里，從下單前的溝通，到下單的各個環節的跟進這都不算是特別難的事情。其實一個產品賣出去了還不算是成功的，真正的成功的交易是產品賣出去后，如果遇到投訴索賠經過調解可以解決問題，還會有后續的再次下單，這才是成功的交易。那么在函電上的溝通也是非常重要的。

當遇到復雜問題投訴時，你只是一個貿易人員，不是技術人員，你是否在收到投訴郵件時會緊張不知所措，想在與技術人員了解清楚后再進行回復。答案是NO.你應該第一時間看到郵件便回復，即便你還不知道技術上的具體問題，但是一定要表明態度，你很關心這件事情的發生，你會盡快竭盡所能的去查明事實，并且給予滿意回復。那么對方看到你的態度也會以一個稍微緩和的心態去等待你的回復去處理問題。并且在事情還沒有查明原委的時候，也保持不卑不亢的態度，因為事發未必就是你方產生，并且錯誤的出現還需要配套一系列的證據核實，這都是必須例行的公事。

e.g. Sorry to hearing the bad news.

Please let us have a copy of your survey report， specifying the serial number and quantity of the faulty goods as well as two pieces of the samples for our recheck. If we confirm the quality problem， we will recall those faulty goods and deduct the sale amount accordingly from the value of the next order.

最后，正確的理解外貿術語，用詞，正確的使用外貿函電的表達方式，那么才能達到事半功倍的效果，才能促成有效的溝通。

參考文獻：

[1]傅龍海，杜啟遂，《外貿英文函電》，高等教育出版社，2015.8（2）

[2]黃水乞主編 《外貿英文信函范例與常用精句》廣東經濟出版社，2011

[3]劉裕主編 《巧用外貿郵件拿訂單》中國海關出版社，2013