淺議財政檔案的現(xiàn)代化管理

孔令成

摘 要：財政檔案的質(zhì)量高低與否對于當(dāng)?shù)馗邔訉τ诋?dāng)前地區(qū)經(jīng)濟(jì)的真實(shí)把握以及做出正確的決策與否。因此財政檔案管理存在著很大的價值。現(xiàn)代化管理模式的引入，能夠加強(qiáng)財政檔案的管理效率，但是也存在很多問題，導(dǎo)致財政的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)出現(xiàn)較多的阻礙。本研究根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)代化管理模式出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)對策，以作指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：財政檔案 現(xiàn)代化管理 對策

前言

隨著信息時代的到來，相關(guān)的財政檔案呈幾何級數(shù)的增長，因此給傳統(tǒng)的人工管理帶來的很大困難，現(xiàn)代化管理模式的引入，使得管理的效率大幅度提升，解放了人力，但是也出現(xiàn)了不少問題。本研究就問題進(jìn)行闡述，并提出建議，從而使現(xiàn)代化管理更加理想。

1.財政檔案現(xiàn)代化管理的必要性

1.1 改變傳統(tǒng)管理方法的基礎(chǔ)

財政檔案管理主要就是資料的收集，處理，存儲以及利用等幾個過程。傳統(tǒng)的檔案管理，主要是對紙質(zhì)檔案的管理，對于管理管理主要為人工管理，通過人工對紙質(zhì)資料進(jìn)行收集，以及篩選、分類歸檔等過程，從而實(shí)現(xiàn)對檔案的管理，而由于資料量的問題，這種人工的管理模式，容易出現(xiàn)紕漏，同時效率低下，管理成本相當(dāng)高，因此需要改變這種低效率的管理模式。現(xiàn)代化的管理模式主要以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理為基礎(chǔ)的信息化管理過程，這種管理過程能夠取代以人工為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)模式，提升管理效率，降低管理成本。

1.2 時代的必然要求

當(dāng)前隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，相關(guān)的財政檔案越來越多，呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的趨勢，而在這樣的形勢下，如果仍然采用效率低下的人工管理模式，必然無法應(yīng)對當(dāng)前的復(fù)雜局面，因此需要引入現(xiàn)代化管理模式，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闊o污染的電子檔案，實(shí)現(xiàn)輕便快捷管理，節(jié)省了材料成本和人力成本，提高了管理效率和質(zhì)量，從而能夠應(yīng)對當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展的形勢。

2.當(dāng)前財政現(xiàn)代化管理存在的問題

2.1 檔案全部實(shí)現(xiàn)電子歸檔難度較大

檔案管理的載體雖然在很多方面實(shí)現(xiàn)了無紙化的電子文檔，但是由于觀念的局限性，導(dǎo)致電子檔案形成仍然保持著傳統(tǒng)的形式，比如需要經(jīng)過形成紙質(zhì)文檔后在形成電子文檔進(jìn)行保存。因此對于當(dāng)前的檔案管理，其涉及的歸檔問題，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔要更加細(xì)致，導(dǎo)致在對電子歸檔過程步驟繁瑣，難以發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的最佳效果。此外，存儲對應(yīng)的文檔需要更大的存儲設(shè)備，如果在管理上沒有很全局的管理觀念，那么管理過程也會出現(xiàn)混亂的局面，造成管理的極大問題。

2.2 檔案管理工作者現(xiàn)代化操作水平不高

電子檔案主要的依托手段為計(jì)算機(jī)。通過計(jì)算機(jī)編程技術(shù)來進(jìn)行的歸檔過程。一般，檔案管理需要有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人，而當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)代化剛剛起步，因此在管理檔案的人員中能夠技能熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)編程，同時還具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)極少。對于計(jì)算機(jī)編程不熟，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量不高，造成這些管理人員的情緒不滿，影響工作進(jìn)展，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理模式效果不佳。

2.3 檔案現(xiàn)代化管理操作程序不統(tǒng)一

對于任何一種事物的管理都需要依從統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理工作，只有這樣，才能使工作能夠有條不紊的進(jìn)行。然而，現(xiàn)代化管理模式是一個剛剛興起的事物，在操作標(biāo)準(zhǔn)和操作程序上沒有統(tǒng)一的規(guī)定，當(dāng)值很多財政檔案管理單位引進(jìn)該現(xiàn)代化管理技術(shù)后，都是依從各自的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，導(dǎo)致檔位之間無法形成檔案的有效對接，影響管理效果。此外，采用的管理軟件多種多樣，在對應(yīng)管理策略上也是五花八門，導(dǎo)致管理的檔案文件無法實(shí)現(xiàn)有效的共享機(jī)制，影響了檔案資料的利用。

3.解決的對策

3.1 建立和規(guī)范新形勢下檔案現(xiàn)代化管理制度

電子文檔相較于一般的紙質(zhì)文件，其安全性和可靠性較差。尤其是當(dāng)今互聯(lián)的世界，導(dǎo)致各種資源極容易泄露，使得文件的安全性受到威脅。此外，由于電子文檔的歸檔更加精細(xì)，對于這樣一個龐大而又精細(xì)的過程，需要一定的管理制度和規(guī)范來標(biāo)準(zhǔn)化各個環(huán)節(jié)，從而促進(jìn)管理工作的順利高效進(jìn)行。建立一種比較合理的制度，就需要相關(guān)單位聯(lián)合起來，結(jié)合實(shí)際情況，制訂一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，規(guī)范操作流程，從而保障文檔的安全和可靠性，提高管理效率和質(zhì)量，從而維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性，保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。

3.2 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

當(dāng)前對于電子文檔的歸檔問題是一個十分嚴(yán)重的問題，現(xiàn)代化的檔案管理模式，需要對管理過程采用更加細(xì)致的操作，從而來維護(hù)電子文檔的有效性和可靠性。當(dāng)前對于現(xiàn)代化管理方式，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，導(dǎo)致文檔管理比較混亂，這些都嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化系統(tǒng)整體水平的提高。要改變這種局面就需要協(xié)調(diào)各個環(huán)節(jié)，對各個環(huán)節(jié)根據(jù)實(shí)際情況，制定行之有效的操作流程和一些操作規(guī)范，從而規(guī)范化管理過程，提高管理效率。

3.3 建設(shè)一支具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者隊(duì)伍

對于任何行業(yè)來說，其是否能夠高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，主要依賴于高素質(zhì)的管理者隊(duì)伍。加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)就需要將管理工作者的能力作為考核標(biāo)準(zhǔn)，對于沒有達(dá)到該標(biāo)準(zhǔn)的管理人員，需要依據(jù)相關(guān)管理制度進(jìn)行處理，從而優(yōu)化管理工作者的素質(zhì)，提高整體的管理能力。檔案管理是一個十分考驗(yàn)相關(guān)管理人員的管理能力的工作，需要有很強(qiáng)的管理能力和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，才可勝任。因此，在加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)時，需要制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)能力來分配崗位，從而促進(jìn)整體工作的有效進(jìn)行。此外，要根據(jù)當(dāng)前多變的形式，加強(qiáng)對管理工作人員的培訓(xùn)，及時學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，最大化管理效果，從而促進(jìn)管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.結(jié)語

財政檔案管理是一類比較典型的檔案管理工作。檔案的重要性關(guān)系著對相關(guān)局面的把控的有效性。財政檔案是關(guān)系到國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案，這些檔案是國家經(jīng)濟(jì)政策發(fā)布的重要依據(jù)，加強(qiáng)財政檔案管理，能夠?qū)Ω邔又贫ㄕ_的經(jīng)濟(jì)政策提供科學(xué)指示。現(xiàn)代化管理模式，是新時代檔案管理工作中應(yīng)該采用的新模式，其能夠很大程度上提高檔案管理工作的效率，減少管理成本，從而實(shí)現(xiàn)最佳的管理過程。新生事物必然存在缺陷，根據(jù)當(dāng)前應(yīng)用情況來看，確實(shí)出現(xiàn)了不少問題，根據(jù)相關(guān)問題，采用正確的對策，從而避免這個問題，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的效能。

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