探究新形勢下檔案管理工作的規范化

朱喬芙

在新的形勢下，日常生活以及各行業生產都不能缺少信息技術。作為一種重要資料，檔案記載了企事業單位日常工作的流程以及各階段戍果，因而是不可缺少的珍貴資料。從檔案管理角度來講，新形勢下的各行業亟待探尋適合自身的檔案管理流程與模式。確保檔案管理流程的規范化，這樣做有利于企業明確檔案資料的現狀，從而便于檔案查找與檢索等。從現狀來看，很多單位都意識到檔案管理在新形勢下的重要意義，因而也致力于規范檔案管理。為此在信息化背景下，企事業單位有必要明確檔案管理的基本特征及內容；結合檔案管理的現狀，探析規范化檔案管理的可行思路。

通常情況下，企事業單位的檔案信息都包含了較多內容，與之相應的檔案管理也相對繁瑣。從目前來看，多數單位都已經意識到檔案規范化管理的必要價值，因而增加了檔案管理有關的機制和流程。然而不應當忽視，仍有某些單位經常忽視現階段的檔案管理。沒有運用新時期的技術手段來實現規范化管理。由此可見，規范化的檔案管理工作有助于保證檔案管理的綜合質量，在此基礎上創新檔案管理流程。從單位的角度看，各行業有必要依照規范化的思路來完善新階段的檔案管理，確保各部門都能密切配合并且服務于檔案管理及檔案利用的規范化。

規范檔案管理的重要意義

對于企業或事業單位來講，檔案應當構成重要的一種財產，這是因為檔案保存著各階段的珍貴信息。在妥善保管檔案的基礎上，相關人員可以查閱并且調取檔案中的某些信息，從而為企業決策提供參照。在遇到繁雜的問題時，也可以通過查閱檔案來尋找決策支持，進而保障決策的科學化。由此可見，檔案資源對于單位而言是尤其重要的。進入新時期后，檔案管理領域逐步融入了信息技術和手段，可以借助網絡來保留檔案信息，這樣做就在根源上杜絕了信息遺失或被竊取的隱患。例如：企業可以選擇把現階段的檔案保存在云端，運用永久性保存的方式來確保信息完整性。

但是截至目前，負責檔案管理的某些人員并沒有真正認識到規范化對于檔案管理的必要意義，這種現狀不利于提升檔案管理的綜合水準。某些單位負責管理檔案的人員仍依照傳統的手工流程來完成歸檔整理，忽視了現階段信息技術的重要價值。在這種情況下，一旦需要查找或者參閱某些檔案信息，那么還會耗費較多時間用來查閱信息。面對信息化的新形勢，檔案的人工分類與保存已經不再適用，因而亟待轉變現有的檔案保存與檔案管理模式。相關人員應當明確的是：確保規范化的檔案管理。這樣做有利于減少檔案管理中的誤差，同時也方便了實時『生的檔案信息查閱。

探析完善思路

從現階段來看，檔案管理仍面臨某些難點，其中的關鍵難題就在于檔案缺損。企業或事業單位通常會保存瑣碎的檔案信息，因而很難徹底避免檔案缺損的發生。同時，某些單位并沒有給出明確的制度，這種狀況下檔案管理就會欠缺可操作性。由此可見，新形勢下做好規范性的檔案管理應當從根源人手，運用信息化手段來彌補檔案管理流程的缺陷與漏洞。具體而言，促進檔案管理規范化應當落實如下措施：

運用信息化的流程和手段。面對新的形勢，檔案管理不能缺少信息化作為基本支持。為完善規范化的檔案管理，檔案管理的負責人員有必要明確信息化的重要意義，在此基礎上運用信息化方式來規范檔案信息收集、檔案存儲以及檔案查閱等。相比于傳統管理流程，信息化檔案管理在本質上杜絕了繁瑣的手工操作，因而有利于檔案管理綜合實效的提高。具體的措施為：檔案管理人員先要構建電子檔案，借助掃描儀來錄入各階段的存檔信息。在錄入信息的前提下，就可以擬定明確的檔案目錄。一旦構建了專用性的電子檔案，那么將會節省查閱檔案消耗的時間，同時也在根本上方便了查閱各類檔案信息。

制定明確的流程。在規范化檔案管理的具體實踐中，完善檔案管理前提就在于設計制度，從而全面完善建立檔案與保存檔案的流程。為了改進現狀，企事業單位有必要制定檔案管理的流程，詳細規定檔案保管的相關事項。只有完善了檔案管理流程，才能確保遵照現行的規定來保存檔案信息；一旦需要查閱信息，那么相關人員也應當依照規定來查找檔案，不能破壞檔案或丟失數據信息。作為檔案管理者，也應當提升自身的綜合素養，積極參與企業或事業單位的相關培訓。現階段的檔案管理負責人員應當具備更高層次的檔案專業知識，明確電子檔案的建立流程，從而運用信息化手段來收集信息并且整理檔案。

加大信息化檔案管理的投入。各單位及其部門如果要建立新時期的信息化檔案，那么先要投入足夠資金用來購買信息化設備等。為此，在規范化檔案管理的實踐中有必要增加投入，及時更新現有的設備。在此基礎上，企業有必要運用高性能計算機來完善電子化的歸檔過程，同時也不能缺少查殺系統病毒的專用軟件。對于信息化設備而言，相關人員有必要予以經常保養，確保發揮信息化設備的效能。

檔案包含了較多信息，面對新時期的形勢，檔案管理活動也應當體現規范化的特征，通過設計明確的規定來約束檔案管理中的各項工作。近些年來，信息技術正在逐步融入各個行業，這種趨勢也給檔案管理提出了更高要求。作為檔案管理的負責人員，有必要借助新時期的信息技術來完善存檔工作與檔案信息調取工作，在歸檔整理的基礎上確保檔案完整性與信息真實性。然而截至目前，各行業在規范檔案管理的具體實踐中并沒有達到完善，仍有待長期的提高與改進。在未來的實踐中，檔案管理人員還需要摸索經驗，進而保障檔案管理規范化的全面實現。

（作者單位：四平市人事考試中心）endprint