電子文件與電子檔案的管理問(wèn)題與對(duì)策

李曉琨

在信息管理工作中，電子文件與電子檔案管理十分重要，同時(shí)，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也更加廣泛，因而，電子文件應(yīng)用普及。在這種情況下，電子檔案管理也逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ钌钪胁豢苫蛉钡膬?nèi)容。為此，文章將電子文件和電子檔案作為研究重點(diǎn)，重點(diǎn)闡述了相關(guān)的管理問(wèn)題，以供參考。

在電子文件應(yīng)用的過(guò)程中，信息管理工作的重要性逐漸突顯出來(lái)，并且被廣泛應(yīng)用在各領(lǐng)域中。然而，在電子技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù)相互融合，構(gòu)成新型檔案管理模式，通常被稱(chēng)之為電子檔案管理。而電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用同樣發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，標(biāo)志著電子信息管理邁入全新階段。

電子文件與電子檔案概述

電子文件。所謂的電子文件就是被應(yīng)用在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，同樣可以在多種介質(zhì)中保存，可以突破時(shí)間的限制識(shí)別并處理，而且在使用與傳輸方面都具有明顯的優(yōu)勢(shì)。

電子文件的信息使用和修改十分靈活。在使用電子文件的過(guò)程中，需要由Pc機(jī)終端作為基礎(chǔ)，而用戶(hù)則可以利用存儲(chǔ)介質(zhì)完成傳輸，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用，修改并處理信息的具體內(nèi)容。實(shí)際操作相對(duì)簡(jiǎn)單且修改與備份也十分方便。

電子文件的信息處理依賴(lài)性相對(duì)較強(qiáng)。因?yàn)殡娮游募畔⑹峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生，所以，對(duì)于信息載體依賴(lài)程度較高。而這同樣也是電子信息不穩(wěn)定的因素之一，如果信息載體異常嗎，那么文件的信息也同樣會(huì)發(fā)生改變，導(dǎo)致丟失亦或是保存失敗。這與紙質(zhì)文件相比，是一種十分明顯的劣勢(shì)。

電子檔案。對(duì)電子檔案的管理具體指的就是信息文件保存和使用管理，絕大多數(shù)重要的電子信息文件都依賴(lài)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)以及傳輸技術(shù)等多種方式。這與傳統(tǒng)檔案管理相比較而言，優(yōu)勢(shì)十分明顯。

電子檔案使用便利且能夠提高工作效率。在對(duì)電子檔案進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，只要對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用就可以讀取并處理保存信息內(nèi)容。另外，在存儲(chǔ)電子文件信息方面，可以通過(guò)音頻亦或是視頻等形式完成。由此可見(jiàn)，電子檔案的存儲(chǔ)形式具有多樣化的特點(diǎn)，且有效性明顯。與此同時(shí)，在使用電子信息方面也更加便利，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等多種資源實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)而讀取并下載所需要的數(shù)據(jù)信息。

電子檔案的應(yīng)用能夠節(jié)省數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)的空間。在信息量不斷增加的背景下，所需要保存的內(nèi)容也更多，所以，對(duì)于空間提出了更高的要求。如果是存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案，則會(huì)占用極大的物理空間，且對(duì)檔案的使用產(chǎn)生了不必要的麻煩。但是，對(duì)電子檔案進(jìn)行應(yīng)用則能夠節(jié)省大量的物理空間，使得電子檔案管理與使用效率全面提升。

電子文件與電子檔案的管理問(wèn)題

電子檔案信息不穩(wěn)定。因信息的載體具有多樣性和不穩(wěn)定性的特征，所以，存儲(chǔ)電子文件的載體壽命也補(bǔ)償。即便選擇使用了穩(wěn)定性能的光盤(pán)，如果在溫度與濕度等因素的影響下都會(huì)導(dǎo)致其錯(cuò)存儲(chǔ)的信息數(shù)據(jù)損壞亦或是丟失。除此之外，在電子技術(shù)快速發(fā)展的背景下，計(jì)算機(jī)設(shè)備與軟件的更新速度也逐漸加快，由不同軟件與設(shè)備所組成的電子檔案載體，在兼容性以及互換性方面都很難進(jìn)行把握。為此，如果電子檔案的保存時(shí)間較長(zhǎng)，那么將存在難以讀取的情況。

信息安全保密問(wèn)題。因?yàn)殡娮訖n案的內(nèi)容獨(dú)立，而且更改便利，所以，實(shí)際存儲(chǔ)的信息內(nèi)容很容易被隨意修改亦或是竊取，對(duì)檔案部門(mén)的電子檔案認(rèn)定帶來(lái)了不利的影響。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)為電子檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，但同樣存在較高的風(fēng)險(xiǎn)。如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)病毒或者是有黑客攻擊，那么則會(huì)對(duì)電子檔案或者是信息內(nèi)容帶來(lái)嚴(yán)重的破壞與影響。

電子文件的處理軟件標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一。在新時(shí)期背景下，科技發(fā)展速度極快，而所開(kāi)發(fā)的處理電子文件的軟件種類(lèi)也很多，始終沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。由于不同企業(yè)的電子文件軟件來(lái)源不統(tǒng)一，所以，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不兼容的問(wèn)題，嚴(yán)重危害了電子檔案的統(tǒng)一性管理。

電子檔案管理的人才不充足。電子檔案的出現(xiàn)標(biāo)志著信息技術(shù)被應(yīng)用在檔案管理工作中，所以，檔案管理工作人員必須要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)與能力，同樣也必須要具備靈活操作電子檔案信息系統(tǒng)的能力。除此之外，檔案管理工作人員的職業(yè)道德與品質(zhì)同樣要符合標(biāo)準(zhǔn)要求。但是，當(dāng)前檔案管理工作人員的年齡相對(duì)較大，且隨計(jì)算機(jī)與多媒體技術(shù)的應(yīng)用不靈活，難以滿(mǎn)足電子檔案管理工作的需求。

全面完善電子文件與電子檔案管理工作的策略

嚴(yán)格管理電子檔案存儲(chǔ)載體。應(yīng)積極創(chuàng)建專(zhuān)門(mén)檔案館，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求配備濕度計(jì)與溫度計(jì)等相關(guān)設(shè)備，確保環(huán)境的穩(wěn)定性。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案館內(nèi)部的電子檔案進(jìn)行定期檢查。除此之外，要積極引進(jìn)并合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及軟件，在確保技術(shù)兼容與通用的情況下，全面提升電子檔案的存儲(chǔ)載體可讀性能。

積極采取安全措施。為了確保電子文件與電子檔案的安全性，可以通過(guò)數(shù)字簽名亦或是訪問(wèn)控制等多種方式對(duì)電子檔案訪問(wèn)的權(quán)限予以控制。另外，通過(guò)加密信息的方式可以保證電子檔案不被公開(kāi)。基于此，對(duì)電子檔案的只讀屬性進(jìn)行設(shè)置，確保電子檔案具有真實(shí)性與原始性的特征。

培養(yǎng)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)能力。在電子檔案形成并應(yīng)用以來(lái)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作造成了嚴(yán)重的沖擊，同樣也使得檔案管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)隨之調(diào)整。在這種情況下，對(duì)管理工作人員提高了要求，所以，必須要積極組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，組建高計(jì)算機(jī)水平且精通檔案業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)電子文件與電子檔案管理工作的全面開(kāi)展。

綜上所述，電子文件與電子檔案的應(yīng)用具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作模式也隨之發(fā)生了改變。由于電子文件與檔案管理的復(fù)雜性，所以，必須要采取有效的管理策略，才能夠確保管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。