高校行政辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與研究

鄭雅

（陜西職業(yè)技術(shù)學院 陜西 西安 710010）

高校行政辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與研究

鄭雅

（陜西職業(yè)技術(shù)學院 陜西 西安 710010）

對于當前高校行政管理中，在行政辦公方面，繼續(xù)實現(xiàn)現(xiàn)代自動化辦公，對此優(yōu)化設(shè)計高校行政辦公的自動化系統(tǒng)，從系統(tǒng)需求分析、結(jié)構(gòu)設(shè)計、功能設(shè)計等方面出發(fā)，設(shè)計實現(xiàn)基于高校行政辦公管理的自動化系統(tǒng)。結(jié)果研究中證實，優(yōu)化設(shè)計當前基于高校需求的行政辦公自動化系統(tǒng)，應用該系統(tǒng)管理行政辦公工作，其相較傳統(tǒng)高校的行政辦公方式，可以提升高校行政辦公效率，提升40.0%，發(fā)揮積極設(shè)計應用效益。結(jié)論表明，設(shè)計高校行政辦公自動化系統(tǒng)，具備使用可行性，能夠在實際中發(fā)揮應用價值。

高校；系統(tǒng)設(shè)計；辦公自動化；行政辦公

針對高校行政辦公中，目前在行政辦公中多數(shù)高校還在采取手工方式進行辦公管理[1]，缺乏自動化管理方式，對此，基于現(xiàn)代計算機技術(shù)，從而可以優(yōu)化設(shè)計出高校行政辦公的自動化系統(tǒng)，這樣就能夠提升當前高校的行政辦公自動化管理水平，發(fā)揮積極影響。以下本篇對此做具體分析。

1 當前高校行政辦公管理現(xiàn)狀

在當前高校行政辦公中，一些高校還在應用傳統(tǒng)的人工方式管理辦公信息，不僅信息冗余、信息缺失以及信息決策失誤等情況時有發(fā)生，也大大降低高校行政辦公管理工作的效率[2-6]。對此優(yōu)化設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)行政辦公自動化，有效?促進高校辦公制度、管理制度的改革，促進高校行政辦公管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)[7]。開發(fā)用于自動化行政管理的高校辦公自動化系統(tǒng)，可以使高校行政辦公人員應用現(xiàn)代化、自動化的技術(shù)裝備[8]，以及結(jié)合科學的管理手段，提高行政辦公管理工作的質(zhì)量和效率，發(fā)揮積極實現(xiàn)價值。

2 分析系統(tǒng)的設(shè)計需求

基于本次的高校行政辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計之中，可以基于該系統(tǒng)的功能模塊以及關(guān)鍵技術(shù)方面，優(yōu)化設(shè)計系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，運用和數(shù)字簽名、系統(tǒng)訪問權(quán)限控制等方法，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全[9-12]。在行政辦公自動化系統(tǒng)的客戶端設(shè)計之中，確保可以采用Web瀏覽器作為系統(tǒng)的用戶交互平臺，這樣可以保證設(shè)計好的系統(tǒng)在用戶群體中具備通用，降低系統(tǒng)客戶端維護成本，也可以使設(shè)計的系統(tǒng)便于在今后進行修改與擴充，降低高校行政辦公管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計成本[13]。同時，對于本次設(shè)計的高校行政辦公自動化系統(tǒng)之中，也能夠面向系統(tǒng)功能的輔助決策，科學、合理的管理繁雜的行政辦公工作，確保高校行政中對于人員出入的檔案管理，文件資料管理，對每天的工作的進展情況進行的記錄。高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)信息的共享與協(xié)同工作，可使內(nèi)部人員對工作進行詢問交流，保證工作的完整進行，以確保推進高校行政的無紙化辦公進程，能夠減少了手工工作的錯誤與遺漏，提高工作質(zhì)量和效率，充分利用高校行政管理人力資源，節(jié)約行政辦公費用[14]，確保實際設(shè)計出的系統(tǒng)能夠滿足用戶的應用需求。

3 設(shè)計高校行政辦公自動化系統(tǒng)

3.1 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計

對于本次設(shè)計的高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，將會采用Browser/Server三層結(jié)構(gòu)，在系統(tǒng)的客戶端中，須經(jīng)過中間事務層才可與數(shù)據(jù)相連接，這樣可以保證系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全，提升運用該系統(tǒng)處理行政辦公?事務的高效性。當用戶開始工作時，則打開瀏覽器登錄系統(tǒng)，登陸后會根據(jù)用戶的權(quán)限的不同顯示不同的功能和內(nèi)容。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1中所示。

圖1 設(shè)計的總體結(jié)構(gòu)

基于本次設(shè)計的高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，能夠應用B/S多層次結(jié)構(gòu)設(shè)計系統(tǒng)，確保系統(tǒng)中的所有應用服務可以架構(gòu)在中間層中，避免服務與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的直接交互，有利于系統(tǒng)在今后設(shè)計中根據(jù)用戶需求的變化，不斷擴展和升級系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，保證行政辦公自動化系統(tǒng)能夠具有更高的適應性。

3.2 系統(tǒng)功能設(shè)計

對于本次設(shè)計的高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，為確保系統(tǒng)能夠滿足用戶使用需求，應該完善系統(tǒng)功能，使系統(tǒng)符合用戶應用特征。針對高校行政辦公各種不同的管理模式，考慮擴展功能，本次系統(tǒng)功能如圖2所示。

圖2 功能結(jié)構(gòu)圖

公文管理的功能：在該系統(tǒng)中，實現(xiàn)行政辦公自動化，可以將高校行政中各類文件的接收以及批辦等處理工作，實現(xiàn)自動化的管理，可以應用系統(tǒng)管理公文的傳播、起草以及簽發(fā)存檔等環(huán)節(jié)，使高校行政公文管理工作更加簡便[15]。在該系統(tǒng)中，針對外來的公文文件，可以進行登記、處理之后，將公文存檔，或是將公文轉(zhuǎn)發(fā)出去，提升系統(tǒng)應用價值，發(fā)揮自動化行政辦公優(yōu)勢。

檔案管理的功能：在本次設(shè)計的高校行政辦公自動化系統(tǒng)中，可以將已處理完畢的行政辦公文件歸檔，可以將文件放入高校的行政案卷之中。同時，在系統(tǒng)中，也負責管理文件案卷的借閱工作，確保行政辦公中文檔資料的安全性，加快高校行政辦公中檔案的數(shù)字化、自動化管理水平，完整的做到高校檔案的歸正和接收同步，這有利于保證高校檔案的完整而不是缺頁的殘篇錯節(jié)。

財務管理功能：在系統(tǒng)中，能夠?qū)π姓k公經(jīng)費進行管理，可以有效監(jiān)控收支預算，確保高校行政財務安全。

行政計劃安排的功能：在行政辦公中，可以將一些行政工作計劃編制、發(fā)送到行政科室中，考核行政辦公人員工作效率。

安全管理功能：可以通過用戶驗證、簽名認證以及權(quán)限設(shè)置等方式，保證登陸系統(tǒng)的用戶是權(quán)限內(nèi)的用戶，提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，維護高校行政辦公自動化環(huán)境的安全性。

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

高校行政辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計中，數(shù)據(jù)庫采用了較大型數(shù)據(jù)庫SQL Server 2008，能夠運用該數(shù)據(jù)庫，來優(yōu)化設(shè)計行政辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫但愿，可以減少系統(tǒng)存儲數(shù)據(jù)過程中的網(wǎng)絡(luò)負擔。本次系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，主要表及其功能：

權(quán)限（權(quán)限ID號，權(quán)限名稱，鏈接地址）

權(quán)限角色（角色ID號，員工ID號）

角色（角色ID號，角色名稱）

角色員工（員工ID號，角色ID號）

部門（部門ID號，部門名稱，上級ID號，部門描述信息）

公告信息（公告ID號，公告主題，公告內(nèi)容，員工ID號）

員工（員工ID號，員工編號，員工密碼，員工名，員工性別，員工生日，加入日期，員工地址，員工email，員工電話，部門ID號）

個人文檔（文件ID號，文件名稱，文件內(nèi)容，文件保存路徑，是否共享，員工ID號）

個人文件（文件ID號，文件名稱，文件內(nèi)容，文件保存路徑，是否共享，員工ID號）

日程（日程ID號，日程主題，開始時間，結(jié)束時間，員工ID號）

一些數(shù)據(jù)庫表如下所示：

1）數(shù)據(jù)庫中的tb_text表，主要用于保存行政管理中的發(fā)文信息。見表1所示。

表1 系統(tǒng)的tb_text表

2）tb_user表（如表2）用來保存所有辦公人員的信息。

表2 tb_user（辦公人員管理表）

3.4 系統(tǒng)軟件代碼實現(xiàn)

4 系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)效益

實際高校行政辦公中，應用辦公自動化系統(tǒng)，有力地保證了系統(tǒng)的安全，應用結(jié)果表明該系統(tǒng)能夠提高高校的的辦公效率，提高高校行政辦公工作質(zhì)量和效率，實現(xiàn)對高校行政辦公管理現(xiàn)代化、決策科學化，發(fā)揮積極實現(xiàn)價值。對比辦公自動化與傳統(tǒng)辦公效益，具體如表3所示。

表3 系統(tǒng)的實現(xiàn)效益分析

同時，本次設(shè)計高校行政辦公自動化系統(tǒng)，相較于傳統(tǒng)的行政辦公方式，可以提升高校行政辦公效率，提升40.0%，發(fā)揮積極的設(shè)計實現(xiàn)效益。

5 結(jié) 論

綜上所述，設(shè)計高校行政辦公自動化系統(tǒng)，能夠減輕辦公人員的工作量，可以使高校行政辦公人員從繁瑣的事務中解放出來，具備使用可行性，在實際中發(fā)揮應用價值，可以在高校中推廣應用該行政辦公自動化系統(tǒng)。

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The design and research of the administrative office automation system in colleges and universities

ZHENG Ya
（Shaanxi Vocational and Technical College，Xi'an 710010，China）

For administrative management in colleges and universities，in the administrative office，continue to realize the modern office automation，this optimization design for the office automation system，the starting from the system requirements analysis，structural design，functional design，design and Implementation Based on the University Administration Office of public management automation system.The study confirmed that the optimization design of the administrative office automation system based on the demand，the application of the system of administration office work，the administrative office of the traditional university compared to，can improve the efficiency of office administration in Colleges and universities，lifting 40.0% play positive should be designed with the benefit.The conclusion shows that the design of the administrative office automation system in Colleges and universities is feasible and can be used in practical application.

colleges and universities； system design； office automation； administrative office

TN99

：A

：1674－6236（2017）14-0039-04

2016-06-12稿件編號：201606087

鄭 雅（1986—），女，陜西咸陽人，碩士，助教。研究方向：行政管理，高校教育管理。