新形勢下高校學生檔案管理策略探究

■ 劉大巧

新形勢下高校學生檔案管理策略探究

■ 劉大巧

高校學生檔案是高校檔案資源的重要組成部分，它既能為用人單位提供人才信息，又能為學校教育決策提供依據。當前高校學生檔案管理存在檔案內容不完整、檔案意識薄弱、檔案信息化建設程度低等問題，論文就此提出加強高校檔案治理，完善學校檔案管理規章制度，普及檔案教育及加強檔案信息化建設等對策。

高校 學生檔案 檔案管理 利用

高校學生檔案是大學生在校期間個人學習、經歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，隸屬于人事檔案范疇。高校學生檔案包含高中檔案、大學成績單、高中畢業生登記表、政審材料、黨團材料、獎懲材料、體檢表等內容。大學生畢業后，學校將派發的報到證等資料放入學生檔案中，以報到證為依據，將學生檔案按一定的程序轉交畢業生就業單位的人事部門，若畢業生的就業單位不接收學生檔案，可委托人才交流機構保管，至此，學生檔案便轉為人事檔案。學生時期形成的學生檔案材料，是一個人在求學期間形成的有關材料，是人事檔案不可缺少的重要組成部分。高校學生檔案既能為用人單位使用人才提供信息和數據，又是做好組織人事工作不可缺少的依據，在入黨、就業、職稱評定、婚育證明、轉正定級、各種政審、辦理社會保險，以及開具出國、求學（考研、考博等）有關證明方面發揮著憑證、依據和參考的作用。

一、高校學生檔案管理存在的問題

1.檔案意識薄弱

首先，領導對學生檔案重視程度不夠。由于高校部分領導對學生檔案工作的重要性認識不到位，長期不重視，認為只要保證檔案不丟即可，所以在經費、檔案管理設施、人員配置等方面都存在不到位的現象，這嚴重阻礙了學生檔案管理的有序展開。據調研發現，有些高校的學生檔案管理缺乏檔案柜、打印機、檔案庫房等基礎設施、設備。有些高校學生檔案管理員是退休人員在兼職管理，這些都嚴重阻礙了學生檔案管理的有序開展。其次，學生對檔案認識程度太低。筆者曾針對151名在校大學生檔案意識進行過調研，調查發現，僅有7.95%的大學生很清楚學生檔案的內容，14.57%的大學生則完全不知道學生檔案包括哪些材料；11.26%的大學生則完全不知道學生檔案有什么作用；24.5%的學生完全不知道畢業后如何處理自己的檔案；在“畢業后進入非公或民營企業，你的檔案應存放在哪里？”52.98%的同學認為應存放在企業人力部門，18.54%則不知道檔案應該存放在哪里。大學生對學生檔案的認識模糊，不清楚學生檔案的管理及處理流程。

2.棄檔、重新建檔現象普遍

隨著我國經濟體制的改革，非公有制企業增多。非公企業在錄用和管理員工時不注重檔案里的歷史描述，更注重求職者簡歷和工作能力體現的證明材料，這導致許多從業者對檔案的概念和重要性認識模糊。據人事部全國人才流動中心、北京市人才服務中心、中國上海人才市場、中國北方人才市場、中國南方人才市場以及四川、貴州等省人才交流服務中心的不完全統計，全國至少有60萬“棄檔族”。[1]與之相應的“重新建檔”日漸興起。有的單位在引進人才時，因轉遞檔案困難，承諾“重新建檔”，檔案的缺失并不影響今后的職業生涯。據云南大學檔案館檔案利用統計，2015年共有51人到檔案館查詢檔案去向，232人因檔案缺失或丟失而來補檔；2016年共有65人到檔案館查詢檔案去向，共345人來補檔。對學生檔案的內容及重要性認識不到位，導致棄檔、重新建檔現象普遍。

3.學生檔案內容不完整

教育部第27號令（《高等學校檔案管理辦法》）增設了學生類檔案，歸檔范圍主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。這些材料來自于教務處、學生處、團委、院系學生工作部門及學校其他與學生相關的部門，因而在檔案的收集、整理、利用中存在多頭管理和歸檔不全的局面。實際工作中，各部門與高校檔案機構之間缺乏統一有效的協調機制，容易造成學生檔案存在錯誤、不完整、重復、遺漏等問題，造成學生檔案的缺失。另外，高校重視教學過程管理，對學生學習原始資料的保存和整理不夠重視。重視對紙質材料的收集，對照片檔案等其他介質的檔案涉及很少。另外，檔案材料內容較空泛，如評語大多千篇一律，不能準確反映學生情況。這些均導致學生檔案內容不完整，不能全面反映大學生的真實面貌。

4.檔案信息化建設程度偏低

隨著我國檔案事業信息化與網絡化的建設，當前檔案信息化建設取得了明顯成績，但各地檔案事業發展水平參差不齊，信息化程度也有差異。高校學生檔案的管理較多依賴于手工操作，計算機通常作為信息錄入、查找檢索等輔助學生檔案管理。大多數高校的學生檔案未進行數字化處理，查找利用不方便。一方面，由于未進行信息化和網絡化管理，大學生畢業后，難以追蹤個人檔案去向。在管理學生檔案時，有的管理部門會自主研發信息管理系統進行學生檔案管理，但系統大多是記錄學生的基本信息，查看學生檔案目錄，未能實現通過系統進行實體管理。另一方面，由于系統是自主研發的，難以實現共享，學生畢業后，這些信息系統則形成一個一個的“信息孤島”，難以實現共享。

二、高校學生檔案管理存在的問題原因分析

1.高校檔案普及教育長期缺失

學校對檔案知識宣傳方式單一。學生往往是因為自身需要，實際查檔后才得以了解學校管理檔案的模式，在此過程又常常面臨不知去往何處查詢的窘境。部分高校會在本校網站上公布檔案管理、檔案利用、學生檔案作用的基本常識，但由于大學生對學生檔案缺乏系統、深刻的認識，又受檔案無用論的誤導，導致大學生很少關注檔案管理或檔案利用的信息。大學生不清楚學生檔案與人事檔案的關系，不了解學生檔案的內容，對學生檔案的重要性認識不到位，導致對學生檔案不關注、不重視。大學生入學及畢業前夕是進行檔案常識教育的最好階段，大多學校偏重于進行校史及館藏的教育，缺乏學生檔案的系統教育。學生不清楚學生檔案與人事檔案的關系，缺乏對學生檔案系統的認識，而檔案機構在這方面的宣傳方式單一，普及面窄，導致學生檔案“養在深閨無人知”。

2.高校檔案管理機制不健全

一方面，學校檔案管理較為混亂。學生檔案分別由學生處和研究生院保管，學生檔案來源于教務處、學生處、招生辦、學院、團委等多個部門，因而在檔案的收集、整理、利用中存在多頭管理的局面。綜合檔案由學校檔案館保管，而學生類檔案與綜合檔案中的教學檔案多有交叉、重合，這便造成交叉管理的現象，檔案管理較為混亂。另一方面，檔案館只負責管理綜合檔案，檔案館難以對學生檔案管理進行業務指導。人事處、組織部負責管理干部人事檔案，對學生檔案的管理難以進行監督。學生檔案處于“兩不管”的尷尬境地。由于缺乏相應的監督機制，學生檔案的收集、整理、保管多是按慣例進行，難以保證學生檔案管理的質量。例如：一些單位在接收學生檔案后未填寫回執單內容，甚至不退回回執單，這給學生檔案管理帶來了極大的不便。

3.學生檔案歸檔標準、格式不統一

雖然高校的學生檔案是人事檔案的重要組成部分，但是到目前為止，無論是中共中央組織部和國家教育部，都沒有對學校的學生檔案管理有較為詳盡的管理規定。一般，學校的學生檔案管理工作是參照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》，以及中共中央組織部《干部檔案工作條例》及其實施細則來開展的。由于國家沒有就學生檔案的歸檔范圍、歸檔格式、檔案審查進行統一規定，各地對學生檔案歸檔沒有統一的標準。以“高校學生登記表”和“授予學士學位決定”為例，有的高校有這兩份表格，而有的高校則沒有，2009年中共中央組織部下發了《關于印發<干部人事檔案材料收集歸檔規定>的通知》，各地開展清查干部人事檔案，對于缺少“高校學生登記表”和“授予學士學位決定”的畢業生而言，均需返校查閱相關檔案并出具證明。歸檔標準不夠明確，歸檔格式不統一，使得學生檔案難以實現規范化的統一管理。

三、高校學生檔案管理改革思路和措施

1.加大宣傳，增強檔案意識

檔案意識薄弱，不僅指大學生，也包括管理人員及基層檔案員，更包括普通大眾。加強對檔案、檔案法及檔案工作的宣傳，宣傳對象包括大學生，也包括教職人員及檔案工作者。普及檔案基本知識，有助于深化大眾對檔案及檔案事業的認識，從而增強檔案意識。在新生入學及畢業前夕等黃金階段，通過授課、講座、參觀、實習等方式，普及檔案法、檔案管理等基本常識。對于基層檔案員，加強業務培訓及繼續教育，不斷提升業務技能，增強服務意識，轉變“重收集保管、輕利用宣傳”的做法。充分利用網站、微信、微博、慕課等新型方式，提供檔案知識普及和在線咨詢業務。另外，加強檔案利用宣傳工作，改變人們對檔案的常規認識，把檔案利用宣傳工作滲透到社會的各個方面，讓大眾在檔案利用中體會到檔案的現實作用和意義，增強大眾與檔案工作的參與度，從而逐漸轉變人們對檔案的認識，增強檔案意識。

2.加強檔案治理，營造良好管理環境

2013年十八屆三中全會提出“推進國家治理體系和治理能力現代化”，2014年國家檔案局檔案館（室）司將推進檔案治理體系和治理能力現代化作為該司2014年工作重點，2016年國家檔案局將“完善檔案治理體系，提升檔案治理能力”寫入全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要。將學生檔案管理納入學校檔案管理考核體系中，并有專門領導負責學生檔案監管事宜。將學生檔案管理納入全校績效考核管理，增強競爭壓力與激勵機制，改變傳統上檔案工作自我封閉、自成體系的現狀。形成學生檔案工作人員的繼續教育的制度，不斷更新知識儲備，提升自身專業素養。為學生檔案管理配備必要的硬件與軟件，庫房、檔案裝具等為必要設備，引入學生檔案管理系統，為學生檔案管理營造良好的軟、硬件環境。

3.完善規章制度，實行高校檔案統一管理

當前，學生檔案多由學生部門進行管理，檔案行政部門對檔案的監督、指導主要集中在綜合檔案上，幾乎不涉及學生檔案。學生檔案屬于人事檔案范疇，但組織部、人事處主要監管教職工檔案，對學生檔案的管理缺乏監督與指導。因此，有必要將學生檔案納入學校檔案館進行統一管理，以確保完整、準確、系統和安全。將本科生檔案、研究生檔案、綜合檔案集中納入檔案進行集中管理，便于改善高校檔案管理機制，解決學生檔案多頭管理現象，從而更好地開發利用學生檔案資源。依據《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，結合本校學生檔案工作實際，制定本校的學生檔案收集歸檔規定及實施細則，建立學生檔案動態歸檔制度，不斷補充、完善學生檔案。

4.堅持適度開放原則，加強學生檔案信息化建設

學校檔案工作要從經驗管理轉向科學管理，采用現代化信息技術，加快檔案信息化建設，同時大力開發檔案信息資源，滿足學生、學校和社會的需要。實踐證明，使用現代化信息技術管理學生檔案，不僅成為學生檔案管理的重要手段，而且對于開發和利用學生檔案信息有著重要作用。提倡學生檔案歸檔時實行“雙套制”，紙質與電子版同時歸檔，對于沒有電子版的文件材料，積極進行數字化處理，以實現學生檔案增量電子化，存量數字化，并依托檔案管理軟件對學生檔案進行管理。學生檔案目錄可供本人查閱，對于不涉及保密的內容，如：成績單、入黨入團時間、獲獎證書等，可對本人開放。加強對檔案管理軟件的開發和研究，以實現學生檔案網絡化管理，學生可通過學號、姓名等字段作為檢索詞來查詢個人檔案的去向，熟知檔案內容，以便加強學生對檔案的認識，從而更好地補充和完善檔案內容。

★本文為云南省檔案局科技項目“云南省高校畢業生檔案管理研究”（項目編號：2016-Y-125-0035）階段性研究成果。

[1]柯友良.高等學校檔案管理基礎[M].廣州：廣東高等教育出版社，2014.07.

[2]王芝蘭.高校檔案規范化管理[M].長沙：湖南師范大學出版社，2012.03.

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作者單位：云南大學檔案館