金融檔案管理中存在的問題及對策

姚永紅

摘 要：金融檔案就是金融類企業、機構關于金融活動的業務檔案，其記載了金融活動開展的各類信息，具有很大的作用。金融檔案管理對于相關工作的開展具有基礎保障作用，不僅可以提供各類信息數據，還能夠為未來規劃指明方向。從當前的實際情況來看，在金融檔案的管理中，存在的問題不少，亟需引起重視。本文就對當前存在于金融檔案管理中的一些問題做了簡單分析，然后提出了幾點加強金融管理工作的建議措施，希望可以給相關人員一些參考幫助。

關鍵詞：金融檔案；管理；存在問題；建議措施

2015年5月5日，我國正式頒布了《金融企業業務檔案管理規定》（以下簡稱《規定》），這是我國第一個專門針對金融業務檔案管理的指導性、規范性文件。在《規定》當中，對金融企業業務檔案管理的基本原則、內容要點以及實施方針都做了詳細的闡述，對于企業金融檔案管理工作具有劃時代的意義。因此，在開展金融檔案管理工作時，就要嚴格依照《規定》的具體要求執行，將檔案管理工作落到實處，使其發揮出更大的作用。

1 金融檔案管理中表現出來的一些問題

1.1 不重視金融檔案管理

在具體工作實踐當中，表現出來最明顯的問題就是對金融檔案管理工作的不重視。長時間以來，對于檔案管理，很多管理人員，包括部分領導，思維意識都還停留在以往的固定觀念里，認為檔案管理就是文書資料的收集保管，沒有什么技術含量，也沒有什么太大價值。放在以前，這種觀點可能還沒有太大的問題。但是隨著時代的發展，尤其是大數據技術、互聯網技術的不斷發展，檔案所承載的信息便具有了更大的價值。通過管理活動發揮出檔案的價值，可以增強企業在市場中的競爭力。然而當前在金融檔案管理中，不重視的問題較為明顯，能夠認識到其重要性的僅僅是少數。

1.2 管理水平不高

從目前的實際情況看，不少企業在金融檔案管理中的管理水平并不高，主要表現在以下幾個方面。第一是金融檔案管理人員往往是檔案管理專業的人員，他們只是懂得檔案管理，卻不懂得金融，因此無法從金融檔案中發現和企業金融活動相關的信息，這樣就降低了檔案管理的效果。第二，金融檔案管理不規范。在《規定》中，對金融檔案管理的原則提出了一些具體的要求，比如《規定》第十三條就指出：金融企業業務部門應該根據規定，將檔案材料統一整理、立卷，定期轉移檔案部門進行集中管理，并做好歸檔交接手續。但是在實際中，部分企業在金融檔案歸檔上并非是集中進行，往往是分散的。而且在歸檔交接手續的辦理上也不及時、合理，存在問題。

1.3 檔案管理不夠先進

時代在不斷發展進步，各種新技術、新設備、新方法不斷涌現，對于各行業的工作發展都起到了顯著的推動作用。然而從金融檔案管理的現況來看，其整體管理工作還不夠先進，仍然在使用傳統老舊的方法管理檔案，如此一來自然管理效果就不會高了。具體而言，一是管理理念不夠先進，多數企業在金融檔案管理中還是局限在“只管不理”的模式下，導致金融檔案未能發揮出自身的價值作用。二是管理設備缺乏，不少企業中，檔案管理幾乎就是檔案架，將檔案分門別類碼在檔案架上就算完事，缺少一些先進的設備進行檔案保管。比如缺少溫濕度檢測設備、火災防控設備等等。三是管理工作未能實現數字化與網絡化。互聯網+已經是大勢所趨，各行各業都在與互聯網接軌。然而金融檔案管理工作還未能全面實現網絡化，從而造成不少管理環節還需要依靠大量人力進行，最終的效果不是很高。

2 金融檔案管理的建議措施

2.1 加強重視，奠定金融檔案管理基礎

想要金融檔案管理工作取得預期中的效果，那么就應該對此項工作形成足夠的重視，從領導到管理人員，上下一體，努力做好相關工作。首先，企業分管領導和金融檔案管理人員應該對金融檔案本身的價值形成足夠的認識，弄清楚檔案管理和企業業務開展之間的相互關系，從而在思想上重視起相關工作，進而確保能夠在金融檔案管理中全身心投入。其次，要做好制度方面的制定。金融檔案管理離不開制度的規范約束，因此在重視起這方面工作的基礎上，還應該對相應的管理制度進行完善，從而為金融檔案管理建立制度基礎。最后，要做好管理計劃的編制。在開展金融檔案管理工作之前，應該結合企業的實際情況，制定針對性的檔案管理工作計劃，尤其是要對檔案歸檔、整理等方面，要詳細制定計劃，指導工作開展。

2.2 遵循《規定》，提高金融檔案管理水平

為了最大程度提高金融檔案管理的有效性以及管理水平，則必須要嚴格遵循《規定》的具體要求開展相關工作，盡可能提高管理水平。第一，要組織管理人員學習《規定》，了解盡讓檔案管理的具體要求和主要內容，確保管理工作能夠符合當前的實際要求。同時，還要組織檔案管理人員進行學習培訓，讓他們掌握金融業務方面的一些知識技能，并達到一定水平，構建一支雙能型的隊伍。第二，要嚴格依照《規定》執行金融檔案管理工作。具體而言，企業應該將《規定》作為金融檔案管理的藍本，同時再結合實際情況補充一些符合企業金融檔案管理現狀的制度，從而推動檔案管理的發展進步。比如，為了讓各部門協調配合金融檔案管理，就可以依據《規定》第六條：各相關業務部門應配合檔案部門組織實施管理工作。由此便可以強化執行，協同其他部門進行檔案管理。第三，要做好檔案管理的監督檢查，可以階段性對金融檔案管理工作進行審查，發現其是否存在違規，抑或是存在遺漏。發現問題則要及時指出，并且監督改正，盡可能減少檔案管理的錯漏，提高管理水平。

2.3 提高技術，促進金融檔案管理現代化

為了順應時代發展，金融檔案管理工作需要提高技術，形成現代化的管理格局。第一，要建設現代化的檔案管理室，不僅要實現現代化的儲存設備，更要建立檔案數據庫，將紙質化的檔案信息錄入到數據庫中進行儲存保管。另外，還要完善其他設備，如溫濕度檢測、數據庫安全檢測、防盜報警裝置等等。第二，要結合互聯網，構建網絡化的檔案管理渠道。比如在檔案的收集整理上，就可以構建起網絡渠道，借助智能設備實現檔案的傳遞，從而省去人工收檔的繁瑣。同時也可以借助智能設備將紙質化檔案錄入到數據庫之中，減少了檔案管理人員的工作。第三，要注重信息挖掘。通過數據挖掘技術對金融檔案中隱含的各類信息進行挖掘，歸納出內涵規律，從而用于指導后續金融業務活動的開展，發揮出檔案的作用。

3 結語

在金融檔案管理工作當中，還是存在一些問題，致使金融檔案的作用并未發揮出來。在這樣的情況下，就應該對其形成足夠的重視，認識到金融檔案管理的作用所在，制定制度和工作計劃，同時要依照《規定》嚴格執行管理工作，提高管理水平，最終要使用現代化技術，發揮出檔案價值。

參考文獻

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