金融檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

姚永紅

摘 要：金融檔案就是金融類企業(yè)、機(jī)構(gòu)關(guān)于金融活動(dòng)的業(yè)務(wù)檔案，其記載了金融活動(dòng)開(kāi)展的各類信息，具有很大的作用。金融檔案管理對(duì)于相關(guān)工作的開(kāi)展具有基礎(chǔ)保障作用，不僅可以提供各類信息數(shù)據(jù)，還能夠?yàn)槲磥?lái)規(guī)劃指明方向。從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，在金融檔案的管理中，存在的問(wèn)題不少，亟需引起重視。本文就對(duì)當(dāng)前存在于金融檔案管理中的一些問(wèn)題做了簡(jiǎn)單分析，然后提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)金融管理工作的建議措施，希望可以給相關(guān)人員一些參考幫助。

關(guān)鍵詞：金融檔案；管理；存在問(wèn)題；建議措施

2015年5月5日，我國(guó)正式頒布了《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），這是我國(guó)第一個(gè)專門針對(duì)金融業(yè)務(wù)檔案管理的指導(dǎo)性、規(guī)范性文件。在《規(guī)定》當(dāng)中，對(duì)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的基本原則、內(nèi)容要點(diǎn)以及實(shí)施方針都做了詳細(xì)的闡述，對(duì)于企業(yè)金融檔案管理工作具有劃時(shí)代的意義。因此，在開(kāi)展金融檔案管理工作時(shí)，就要嚴(yán)格依照《規(guī)定》的具體要求執(zhí)行，將檔案管理工作落到實(shí)處，使其發(fā)揮出更大的作用。

1 金融檔案管理中表現(xiàn)出來(lái)的一些問(wèn)題

1.1 不重視金融檔案管理

在具體工作實(shí)踐當(dāng)中，表現(xiàn)出來(lái)最明顯的問(wèn)題就是對(duì)金融檔案管理工作的不重視。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，對(duì)于檔案管理，很多管理人員，包括部分領(lǐng)導(dǎo)，思維意識(shí)都還停留在以往的固定觀念里，認(rèn)為檔案管理就是文書資料的收集保管，沒(méi)有什么技術(shù)含量，也沒(méi)有什么太大價(jià)值。放在以前，這種觀點(diǎn)可能還沒(méi)有太大的問(wèn)題。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案所承載的信息便具有了更大的價(jià)值。通過(guò)管理活動(dòng)發(fā)揮出檔案的價(jià)值，可以增強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。然而當(dāng)前在金融檔案管理中，不重視的問(wèn)題較為明顯，能夠認(rèn)識(shí)到其重要性的僅僅是少數(shù)。

1.2 管理水平不高

從目前的實(shí)際情況看，不少企業(yè)在金融檔案管理中的管理水平并不高，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一是金融檔案管理人員往往是檔案管理專業(yè)的人員，他們只是懂得檔案管理，卻不懂得金融，因此無(wú)法從金融檔案中發(fā)現(xiàn)和企業(yè)金融活動(dòng)相關(guān)的信息，這樣就降低了檔案管理的效果。第二，金融檔案管理不規(guī)范。在《規(guī)定》中，對(duì)金融檔案管理的原則提出了一些具體的要求，比如《規(guī)定》第十三條就指出：金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)該根據(jù)規(guī)定，將檔案材料統(tǒng)一整理、立卷，定期轉(zhuǎn)移檔案部門進(jìn)行集中管理，并做好歸檔交接手續(xù)。但是在實(shí)際中，部分企業(yè)在金融檔案歸檔上并非是集中進(jìn)行，往往是分散的。而且在歸檔交接手續(xù)的辦理上也不及時(shí)、合理，存在問(wèn)題。

1.3 檔案管理不夠先進(jìn)

時(shí)代在不斷發(fā)展進(jìn)步，各種新技術(shù)、新設(shè)備、新方法不斷涌現(xiàn)，對(duì)于各行業(yè)的工作發(fā)展都起到了顯著的推動(dòng)作用。然而從金融檔案管理的現(xiàn)況來(lái)看，其整體管理工作還不夠先進(jìn)，仍然在使用傳統(tǒng)老舊的方法管理檔案，如此一來(lái)自然管理效果就不會(huì)高了。具體而言，一是管理理念不夠先進(jìn)，多數(shù)企業(yè)在金融檔案管理中還是局限在“只管不理”的模式下，導(dǎo)致金融檔案未能發(fā)揮出自身的價(jià)值作用。二是管理設(shè)備缺乏，不少企業(yè)中，檔案管理幾乎就是檔案架，將檔案分門別類碼在檔案架上就算完事，缺少一些先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行檔案保管。比如缺少溫濕度檢測(cè)設(shè)備、火災(zāi)防控設(shè)備等等。三是管理工作未能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。互聯(lián)網(wǎng)+已經(jīng)是大勢(shì)所趨，各行各業(yè)都在與互聯(lián)網(wǎng)接軌。然而金融檔案管理工作還未能全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，從而造成不少管理環(huán)節(jié)還需要依靠大量人力進(jìn)行，最終的效果不是很高。

2 金融檔案管理的建議措施

2.1 加強(qiáng)重視，奠定金融檔案管理基礎(chǔ)

想要金融檔案管理工作取得預(yù)期中的效果，那么就應(yīng)該對(duì)此項(xiàng)工作形成足夠的重視，從領(lǐng)導(dǎo)到管理人員，上下一體，努力做好相關(guān)工作。首先，企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)和金融檔案管理人員應(yīng)該對(duì)金融檔案本身的價(jià)值形成足夠的認(rèn)識(shí)，弄清楚檔案管理和企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展之間的相互關(guān)系，從而在思想上重視起相關(guān)工作，進(jìn)而確保能夠在金融檔案管理中全身心投入。其次，要做好制度方面的制定。金融檔案管理離不開(kāi)制度的規(guī)范約束，因此在重視起這方面工作的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行完善，從而為金融檔案管理建立制度基礎(chǔ)。最后，要做好管理計(jì)劃的編制。在開(kāi)展金融檔案管理工作之前，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定針對(duì)性的檔案管理工作計(jì)劃，尤其是要對(duì)檔案歸檔、整理等方面，要詳細(xì)制定計(jì)劃，指導(dǎo)工作開(kāi)展。

2.2 遵循《規(guī)定》，提高金融檔案管理水平

為了最大程度提高金融檔案管理的有效性以及管理水平，則必須要嚴(yán)格遵循《規(guī)定》的具體要求開(kāi)展相關(guān)工作，盡可能提高管理水平。第一，要組織管理人員學(xué)習(xí)《規(guī)定》，了解盡讓檔案管理的具體要求和主要內(nèi)容，確保管理工作能夠符合當(dāng)前的實(shí)際要求。同時(shí)，還要組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，讓他們掌握金融業(yè)務(wù)方面的一些知識(shí)技能，并達(dá)到一定水平，構(gòu)建一支雙能型的隊(duì)伍。第二，要嚴(yán)格依照《規(guī)定》執(zhí)行金融檔案管理工作。具體而言，企業(yè)應(yīng)該將《規(guī)定》作為金融檔案管理的藍(lán)本，同時(shí)再結(jié)合實(shí)際情況補(bǔ)充一些符合企業(yè)金融檔案管理現(xiàn)狀的制度，從而推動(dòng)檔案管理的發(fā)展進(jìn)步。比如，為了讓各部門協(xié)調(diào)配合金融檔案管理，就可以依據(jù)《規(guī)定》第六條：各相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合檔案部門組織實(shí)施管理工作。由此便可以強(qiáng)化執(zhí)行，協(xié)同其他部門進(jìn)行檔案管理。第三，要做好檔案管理的監(jiān)督檢查，可以階段性對(duì)金融檔案管理工作進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)其是否存在違規(guī)，抑或是存在遺漏。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題則要及時(shí)指出，并且監(jiān)督改正，盡可能減少檔案管理的錯(cuò)漏，提高管理水平。

2.3 提高技術(shù)，促進(jìn)金融檔案管理現(xiàn)代化

為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，金融檔案管理工作需要提高技術(shù)，形成現(xiàn)代化的管理格局。第一，要建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理室，不僅要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的儲(chǔ)存設(shè)備，更要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)化的檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行儲(chǔ)存保管。另外，還要完善其他設(shè)備，如溫濕度檢測(cè)、數(shù)據(jù)庫(kù)安全檢測(cè)、防盜報(bào)警裝置等等。第二，要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理渠道。比如在檔案的收集整理上，就可以構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)渠道，借助智能設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案的傳遞，從而省去人工收檔的繁瑣。同時(shí)也可以借助智能設(shè)備將紙質(zhì)化檔案錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，減少了檔案管理人員的工作。第三，要注重信息挖掘。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)金融檔案中隱含的各類信息進(jìn)行挖掘，歸納出內(nèi)涵規(guī)律，從而用于指導(dǎo)后續(xù)金融業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展，發(fā)揮出檔案的作用。

3 結(jié)語(yǔ)

在金融檔案管理工作當(dāng)中，還是存在一些問(wèn)題，致使金融檔案的作用并未發(fā)揮出來(lái)。在這樣的情況下，就應(yīng)該對(duì)其形成足夠的重視，認(rèn)識(shí)到金融檔案管理的作用所在，制定制度和工作計(jì)劃，同時(shí)要依照《規(guī)定》嚴(yán)格執(zhí)行管理工作，提高管理水平，最終要使用現(xiàn)代化技術(shù)，發(fā)揮出檔案價(jià)值。

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