淺談醫(yī)院檔案管理的重要性

摘 要：在科技、經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案管理就必須做到與時俱進(jìn)。文書檔案管理和人事檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)衛(wèi)生事業(yè)得意發(fā)展的重要基礎(chǔ)，但醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識不足、管理專員的專業(yè)不夠、信息技術(shù)利用率不高，這些都導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的落后性、雜亂性和不完整性。本文從醫(yī)院文書檔案管理和人事檔案管理工作的重要性出發(fā)，認(rèn)識到檔案管理的規(guī)范化和完整性、專業(yè)性的重要性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；人事檔案；重要性

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，是重要?dú)v史材料和臨床教學(xué)科研的基礎(chǔ)，通過管理的檔案材料，可以清楚地看到一個醫(yī)院的內(nèi)涵、外延建設(shè)是如何一步步發(fā)展、完善起來的。醫(yī)院檔案管理，包括文書管理和人事檔案管理、財務(wù)管理等方面。下面，就從文書管理和人事檔案管理兩個方面談?wù)勧t(yī)院檔案管理的重要性、規(guī)范性和與時俱進(jìn)性。

1 文書管理是醫(yī)院的自身建設(shè)和發(fā)展的重要見證

醫(yī)院文書管理原則上可以整理成四大方面內(nèi)容：醫(yī)政管理、醫(yī)藥管理、財務(wù)管理、黨工群管理。為方便查閱，在每年年初都會把上一年的所有收文和發(fā)文整理歸檔，按照對應(yīng)的內(nèi)容規(guī)整到相應(yīng)的材料里。一般原則上，必須遵從檔案保管的原則，選擇一個干燥的空間，對文書檔案按年按冊進(jìn)行排序保管，由專人負(fù)責(zé)對檔案目錄進(jìn)行保管。

由于醫(yī)院屬于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)范疇，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制的不足和缺失，大部分的檔案管理工作一般是由辦公室行政人員兼任，而這些行政人員大多都是非檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)知識稍微欠缺，這就需要通過繼續(xù)教育、外出培訓(xùn)等途徑對這些人員進(jìn)行專業(yè)知識、檔案歸檔整理技能的培訓(xùn)。這就需要爭取到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視和支持，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，在經(jīng)濟(jì)、時間上給予充分支持，才能促進(jìn)相關(guān)工作得以順利進(jìn)展。但現(xiàn)實(shí)是，大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)注重臨床工作，輕視行政后勤工作，沒有充分認(rèn)識到文書檔案管理對一個醫(yī)院各方面發(fā)展的基礎(chǔ)性重要作用，對這方面的支持力度不夠，外出進(jìn)修學(xué)習(xí)不夠充分，繼續(xù)教育經(jīng)費(fèi)要管理人員自己負(fù)擔(dān)，這在很大程度上影響到了檔案管理人員學(xué)習(xí)、完善知識儲備的積極性，不利于檔案管理的進(jìn)一步規(guī)范化。

2 人事檔案管理是醫(yī)院人事管理的重要依據(jù)

醫(yī)院人事檔案是反映一個人整體情況的重要依據(jù)，一般包含著個人的身份信息、學(xué)業(yè)信息、家庭信息等。人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。①但是，由于人事檔案管理不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，同文書檔案管理一樣，領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠，在制度的管理、手段的管理、模式的管理、人員的管理方面，都存在一定問題。這就導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案管理存在很多問題：

（一）沒有經(jīng)過專人審核導(dǎo)致資料的真實(shí)性和完整性不足：現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案里的資料，大部分只包括畢業(yè)證、身份證、辦理聘任錄用相關(guān)材料，并不足以完全體現(xiàn)個人信息。而且，很大一部分信息由個人提供，沒有專人去對信息的真實(shí)性進(jìn)行核對，這就導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性和完整性不足。

（二）社會在不斷進(jìn)步，但是人事檔案管理制度卻止步不前。由于傳統(tǒng)制度對人事檔案管理制度的影響，襯托出現(xiàn)在人事檔案管理制度的落后性，改革創(chuàng)新是可以給檔案管理工作帶來巨大突破，但如前面所說，由于各種原因限制，在大部分醫(yī)院，人事檔案的制度管理并沒有得到多少的創(chuàng)新、改進(jìn)，甚至出現(xiàn)隨意亂涂亂改的現(xiàn)象。同時，很多醫(yī)院存在只有制度，沒有落實(shí)的現(xiàn)象，這些都限制了醫(yī)院人事檔案管理制度的與時俱進(jìn)的改革和創(chuàng)新。

（三）在新時期，醫(yī)院人事檔案管理的信息化相對落后。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的改革、創(chuàng)新與完善是當(dāng)前的當(dāng)務(wù)之急的事，與信息科相關(guān)配合，利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理的進(jìn)一步創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事管理的智能化和科學(xué)化、準(zhǔn)確性，可以減少人力資源的消耗，很大程度上可以降低工作的難度，提高工作的效率。

3 將文書檔案管理和人事檔案管理統(tǒng)一起來，提高認(rèn)識，加大投入，改善規(guī)范

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，提高檔案管理的意識。現(xiàn)在的情形是，檔案管理人員的正規(guī)意識較為淡薄，受傳統(tǒng)觀念影響，管理的方式、理念都相對落后，不能很好地做到與時俱進(jìn)，適應(yīng)時代需求。所以，在資本快速發(fā)展的現(xiàn)代化，醫(yī)院要想得到長足發(fā)展，人員的意識觀念必須要有所突破，上到院領(lǐng)導(dǎo)階層，下到管理人員，都必須意識到檔案管理的重要性，改進(jìn)管理模式，更新管理理念，才能滿足對檔案信息需求者的各種需求。可以說，檔案管理的宗旨是為查閱檔案信息人員提供便利，服務(wù)意識和責(zé)任意識就必不可少，嚴(yán)格按照一定的規(guī)章制度和查閱流程開展工作，在保證資料真實(shí)性和完整性的前提下，確保醫(yī)院檔案能更好地為臨床一線、科研技術(shù)研究服務(wù)，以確保檔案信息利用最大化。

（二）引進(jìn)信息化建設(shè)，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理模式。在要求相關(guān)工作人員必須掌握檔案工作的專業(yè)知識基礎(chǔ)上，還必須掌握信息化管理相關(guān)的計算機(jī)知識，以滿足醫(yī)院檔案管理的日常需求。可以鼓勵自學(xué)，也可以通過繼續(xù)教育的模式，重點(diǎn)對如何加強(qiáng)現(xiàn)代化信息處理技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，只有掌握這些技術(shù)，才能勝任醫(yī)院檔案信息化管理工作，從而實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。

（三）新與舊、手工與信息管理相結(jié)合，促進(jìn)檔案信息管理一體化。與信息管理科室相互配合，引進(jìn)相應(yīng)軟件設(shè)備，人事檔案管理方面，通知相關(guān)人員對個人信息部分在網(wǎng)上進(jìn)行填報提交后，指定專人對提交的各類信息進(jìn)行校驗(yàn)審核通過，形成人力資源管理信息庫。對文書檔案管理方面，可由專人對文書檔案進(jìn)行分門別類后，采用圖片或者PDF的形式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上傳，形成圖文資料庫。同時，建立相關(guān)電子檔案的傳遞、處理、查閱的相關(guān)制度，并做好紙質(zhì)材料和電子材料之間的關(guān)系，兩者做到相輔相成，從而確保醫(yī)院檔案管理工作的高效率運(yùn)行。

在“大健康”的醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的基本保障，一定要引起各方的重視，任重而道遠(yuǎn)，是一項(xiàng)漫長而復(fù)雜的工作。只有把文書檔案、人事檔案等各方面的檔案規(guī)范化管理起來，領(lǐng)導(dǎo)重視、提高認(rèn)識、與時俱進(jìn)，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，才能使檔案管理更加快捷、高效地為醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供便捷服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙萍.淺談醫(yī)院人事檔案管理.醫(yī)學(xué)創(chuàng)新研究（2008）08

作者簡介

李琦芳（1987-），女，漢，泉州南安，泉州市婦幼保健院，學(xué)士學(xué)位，助理館員，醫(yī)院檔案管理。