淺析《高等學校檔案管理辦法》與實際操作間的差距

張文+李薇

摘 要：通過比對《高等學校檔案管理辦法》，以普通檔案工作者的視覺挖掘出高校檔案管理中存在的差距，揭示了檔案本身的重要作用與高校檔案部門的教輔地位之間的矛盾。意在勇于正視問題，積極解決問題，使高校檔案機構真正成為發展教育，傳播文明的愛國主義教育基地。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；人員管理；檔案實體

本文系2016年國家檔案局科技項目“基于Flash技術實現檔案在新媒體時代應用的研究”（項目編號：2016-X-17）和2016年黑龍江檔案局科技項目“高校人事檔案管理現狀與創新研究”（項目編號：HDK2016-7）階段性成果。

檔案記錄歷史、傳承文明，檔案工作服務社會、造福人類，檔案事業一直受到高度重視。高等學校檔案，是高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動的歷史記錄。高校檔案不僅承載著高校歷史發展的記憶和高校開展各項工作重要的查考依據；更重要的是高校檔案工作的服務和利用價值，其重要性突出表現在為組織人事、為社會發展服務。然而，在高校的普遍認識和實際工作中，教學是高校工作重點，一切以教學為中心，一切圍繞教學。檔案部門自然歸為教輔單位。檔案的重要作用與高校檔案部門教輔地位顯然是矛盾的，這對矛盾日益凸顯，必然反映在高校檔案管理中。下面比對《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），探討高校檔案管理中存在的問題。

1 高等學校檔案管理中政策層面的問題

二〇〇八年八月二十日，根據檔案法和有關規定，教育部和國家檔案局聯合發布了《辦法》。辦法中要求檔案工作要納入學校整體發展規劃，高校要積極促進檔案信息化建設，與學校其他工作同步發展；要求建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、事業發展所需設備及經費；在機構設置與人員配備、檔案管理檔案的利用與公布以及獎勵與處罰方面都有說明和規定。因此，《辦法》成為高校開展檔案工作規范和高等學校檔案工作的政策依據，是提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案的有效方法。然而在《辦法》第一章總則第四條，只提到國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查；并沒有在行政管理層面的監督、檢查和考核。第五章附則第四十二條提到高等學校可以根據本辦法制訂實施細則；高等學校附屬單位的檔案管理，由學校根據實際情況自主確定。表面上是給高校檔案管理充分的自主權，另一方面也會出現高校檔案工作的隨意性。并沒有在行政管理監督，在遇上不重視檔案工作的高校，《辦法》將遠離實際，很難貫徹到位。

2 高等學校檔案管理中管理層面的問題

高校檔案管理包括檔案人員管理、檔案實體管理、檔案信息化建設、檔案的服務與利用等方面。高校檔案管理工作情況直接反映高校檔案管理水平，反映高校各部門各時期工作的質量，影響高校發展的快慢與發展方向。依據《辦法》，高等學校檔案管理中出現的問題也很明顯，特別是高校檔案的人員管理、檔案實體管理創新、檔案的信息化建設等方面問題較多。

2.1 高校檔案管理中的人員管理

高校檔案管理中的人員管理從館長到普通官員，良莠不齊。《辦法》第二章機構設置與人員配備第九條，明確指出高校檔案館館長或檔案機構負責人，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員。而很多高校檔案館館長都是為解決處級指數而安排的行政管理人員，沒有檔案管理工作經歷，也沒有高級以上專業技術職務任職資格。第十條指出高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員；高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。從宏觀上看高校檔案工作人員有了保障，實際上“應該”限制了“必須”，“其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。”削弱了高校檔案工作人員的社會地位。事實上，高校專職檔案工作人員很多來自于解決家屬工作安排問題[1]。

2.2 高校檔案管理中的檔案實體管理

現在，高校檔案管理對象主要是檔案實體管理，工作人員的大量時間用于負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料。表面上看符合邏輯，實際上高校檔案管理的仍處于原始狀態模式，遠不適應高速發展的現代化管理手段。《辦法》第三章檔案管理第十八條規定高校檔案材料歸檔時間為：學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；各院系等應當在次學年寒假前歸檔。然而，這個時間段正是高校學生畢業季和高校整體工作考核時期，在雜亂繁忙的事務中很難整理出形成高質量的檔案材料[2]。

2.3 高校檔案管理的信息化建設

信息化已滲透生活的每個環節，高校檔案管理的信息化也是必然趨勢。《辦法》第三章檔案管理第十五、第十六條條明確規定高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度，高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。但受傳統檔案管理方式和檔案保密意識強于檔案利用意識的影響，加之領導工作方法行政化，使得高校檔案的信息化建設裹足不前。導致的結果就是開發檔案信息資源，組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作力度不夠。更談不上高等學校檔案材料形成單位、課題組立卷歸檔的紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。

2.4 高校檔案管理的開發與利用

檔案管理最終目的是檔案的開發、服務與利用。《辦法》第四章檔案的利用與公布第三十四條、第三十五條指出高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。高校檔案機構應當積極開展多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等）的檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。這幾條，只在極少數有檔案專業的高校中開展，其他學校很少見或根本沒有，特別是檔案的編研以及在高校相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課少之又少[3]。

3 條件、保障與獎勵層面的問題

條件與保障、獎勵與處罰是穩定檔案管理人員、保護檔案、發展檔案事業的前提。《辦法》第三章第十二條、第十三條對高校工作人員給出了條件保障，高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。高等學校檔案工作人員長期接觸發霉等有毒有害物質的，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。待遇補助沒有，職稱更難[4]。近些年，隨著高校招生不斷擴大，教師隊伍不斷壯大，以教學為中心的高校對教輔人員提職指數控制得十分嚴格，檔案人員提職稱面臨三關：參加學校評審、參加全省職稱考試、參加省檔案系統評審。第三十九條規定高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵。這種表述寬泛不具體，實際操作很難把握。

實際上，《辦法》的頒布執行，給高校檔案事業帶來無限生機，高校檔案及檔案工作前所未有受到關注。發現差距是為了檔案管理工作的進一步提升，沒有問題等同于止步不前，不前進則后退。高校檔案管理硬條件，如設立專項經費、配置檔案庫房、辦公條件等比較強；軟實力，如開發檔案信息資源、開展電子文件歸檔工作、檔案的開放和利用工作、檔案工作人員的業務培訓、開展國內外檔案學術研究和交流活動等還較弱。勇敢正視問題、解決問題，使高校檔案機構真正成為發展教育，傳播文明的愛國主義教育基地。

參考文獻

[1]李敏.淺談檔案人員的配備[J].辦公室業務，2014，（19）：217.

[2]李福剛.淺議檔案的歸檔制度[J].現代交際，2012，（12）：83.

[3]陳傳華.高校應重視《檔案管理》公選課[J].浙江檔案，2012，（06）：59.

[4]張晶.高校檔案系列職稱現狀的思考：瓶頸與對策分析[J].科教文匯（中旬刊），2015，（02）：157-158.

作者簡介

張文，女，東北農業大學檔案館，副研究館員，研究方向：高校檔案管理。