人事檔案歸檔工作中存在的問題及強化措施

李瑩

摘 要：人事檔案是人事部門對個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現及工作實績等相關信息的真實記錄，是對員工進行全面考察和了解的重要依據。因此需要做好人事檔案歸檔工作，確保材料的及時、準確收信及歸檔，全面提高人事檔案的完整性和可靠性。文中分析了人事檔案歸檔工作中存在的問題，并進一步對做好人事檔案歸檔工作的強化措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：人事檔案；歸檔工作；問題；強化措施

人事檔案作為人事管理工作中非常重要的一項內容，是對一個人人生軌跡的記載，人事檔案與個人工資待遇、社會勞動保障組織存在十分緊密的關系，具有較強的法律效用，是各單位人員選拔、任用及考核的重要依據。為了保證人事檔案的完整性和真實性，需要做好人事檔案歸檔工作。

1 人事檔案歸檔工作中存在的問題

（一）歸檔材料內容更新不及時

在當前人事檔案材料中，多為參加工作前的各項材料內容，關于近期情況的材料多以獎勵、調資、入黨及職稱等材料為主，對于個人專業知識水平、科研成果、發明創造、業務能力及工作業績的考察、考核及個人技術專長的發展趨勢等相關材料較少，這就無法從人事檔案中更客觀、真實、全面的將一個人的實際情況反映出來，不利于人事管理工作的開展。

（二）歸檔材料內容不完整、不真實

由于檔案材料形成部門對人事檔案歸檔材料缺乏明確的要求，這就導致人事檔案歸檔材料上交不及時，而且隨時產生的人事檔案材料也做不到及時歸檔，這對檔案材料的內容的全面性和完整性帶來了較大的影響，導致人事檔案無法真實、全面的反映出一個人的實際情況。同時在人事檔案歸檔材料中，部分內容填寫缺乏完整性和真實性，部分填寫的材料存在前后矛盾的現象。這對人事管理工作帶來了較大的影響。

（三）歸檔制度不落實，缺乏有效的制約機制

人事檔案材料歸檔制度不健全，檔案形成部門對歸檔制度不重視，在具體工作中導致制度執行力度較差，從而使得檔案管理部門對歸檔材料的收集、鑒別、整理工作缺乏有效的制約手段。當前在人事檔案工作中人事檔案材料的收集、歸檔工作仍然存在較強的被動性，大量有價值的人事檔案材料不能及時、完整的歸檔，甚至丟失，嚴重影響了人事檔案的利用工作。

2 做好人事檔案歸檔工作的強化措施

（一）做好檔案材料的日常收集工作

由于人事檔案是對個人工作狀況以及能力的全面反應，為單位的人事管理工作提供重要的依據，所以對于檔案的歸檔工作應該保證時效性，從而能夠更加全面的反應出個人的工作狀況。為了保證歸檔工作的時效性，應該建立完善的檔案收集、移交轉遞、歸檔制度，形成一系列的流程化管理。明確各種類型檔案的歸檔要求、歸檔時間和歸檔職責，以確保在規定的時間全部檔案歸檔工作順利完成。通過長期的檔案管理工作，應該對每種類型檔案的來源以及歸檔時間總結規律，為檔案歸檔工作管理提供重要依據，確保檔案歸檔工作的高效運行。人事檔案的來源主要有個人形成和單位形成兩部分，針對個人形成部分，要做好宣傳工作，加強單位職工人事檔案歸檔意識，及時將個人最新檔案材料移交檔案管理部門。對于單位形成部分，要做好主動收集工作，加快檔案歸檔工作的進程。保證人事檔案歸檔的時效性，是人事檔案管理工作的重要基礎，也為加強人事檔案開發利用創造良好的條件。

（二）明確人事檔案材料歸檔的具體要求

首先，人事檔案歸檔材料必須是完整、規范的正式材料。首先，歸檔材料內容要真實、文字要清楚、對象要明確、形成部門要有審核意見，并蓋章，填寫落款時間。各部門對歸檔材料要嚴格審核，對各種表格要求填寫完整、規范，時間要填寫準確，單位蓋章要清晰。各歸檔部門要按檔案館的規定，及時、準確、完整地移交各類人事檔案材料。人事部門要按照國家人事部和中共中央組織部的有關規定，嚴格把關，杜絕一切不合格的檔案材料歸檔。審核合格后，為了檔案材料的完整、規范，人事部門還必須制定相關的人事檔案材料歸檔制度。制度中對相關部門應有一定的約束，可把人事檔案材料歸檔工作記入年終考核范圍，以引起各部門的重視。

其次，人事檔案歸檔材料必須手續完備。歸檔材料必須是經本人簽字的材料。任免審批材料須注明任免職務的批準機關、時間和文號。改變學歷的材料，要有學籍材料，或學歷證明；國家教育部門不承認學校所發的學歷、未經審核的學歷證書不能歸檔。人事部門在審核材料過程中，如出現這類不合格、不完備或偽材料，要及時糾正，或拒收。必要時，可制定一些細則規范檔案材料入檔，使其手續更加完備。

最后，歸檔材料內容必須真實、準確。凡是需要歸入人事檔案的材料，人事部門要逐一核對年齡、工齡、黨齡及學歷，如發現前后矛盾、不一致的情況，要認真審核、認定，經本人簽字后交檔案館歸檔。在日常工作中形成的個人德、能、勤、績等考核材料應嚴格審查、核對、仔細鑒別，不得接收不符合要求、內容不實、模糊不清、不屬歸檔范圍的材料，嚴格把握入口關，從根本上杜絕人事檔案材料內容不真實、不準確現象的發生。各相關部門必須保證人事檔案材料內容的真實性、準確性，保證為人事管理工作提供真實而準確的職工個人信息資源。為此，各相關部門要嚴格按照內容真實、準確的制度執行，經人事部門、組織部門聯合審核，嚴禁不真實、不準確的材料入檔。

（三）完善人事檔案歸檔制度

人事檔案歸檔工作是整個檔案管理工作中的重要環節，起到承上啟下的重要作用，一方面是對檔案收集、分類、整理工作的收尾，充分體現出前期檔案管理工作的成效。另一方面也是人事檔案開發利用的重要基礎，只有保證歸檔工作的時效性、真實性、完整性和規范性，才能夠為檔案信息資源的開發利用提供重要的保障。所以應該強化人事檔案歸檔的落實執行制度，建立完善的檔案管理制度，根據單位的實際情況，對人事檔案的材料的內容、范圍、要求以及工作流程制定完善的管理制度，在實際運行過程中，確保每個環節的工作都嚴格按照規章制度執行，為人事檔案歸檔工作的高效運行提供有利的依據。為了更好的落實歸檔執行，可建立相應的制約機制，將個人工作表現納入考核范圍，以績效考核的方式制約歸檔工作，從而提高檔案歸檔的效率和質量。

3 結束語

為了全面提升人事檔案工作的質量，需要進一步規范人事檔案歸檔工作，確保人事檔案歸檔材料的完整性、齊全性，這樣才能更真實、全面的反映出一個人的全貌，更好的發揮出人事檔案的憑證和參考作用，使其成為人事管理工作中重要的依據。

參考文獻

[1]馬麗.對高校人事檔案管理若干問題的思考[J].北京檔案，2012（03）.

[2]任秀靜.新時期加強人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 人才資源開發，2015（02）.

[3]董慧.人事檔案歸檔管理存在的問題及改進方法[J].辦公室業務，2017（1）.