淺談電子檔案安全管理存在的問題與對策

李瑩

摘 要：隨著科技的發(fā)展及現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運用，檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案。如何保障這些電子檔案信息的安全，已成為各企事業(yè)單位需要面臨的問題。本文結(jié)合工作實踐，分析了電子檔案管理的特性及其在使用和維護過程中產(chǎn)生的安全問題，并提出相應(yīng)的改進措施。

關(guān)鍵字：電子檔案；安全；特性；問題；措施

1 電子檔案的特性

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

2 電子檔案管理工作中存在的安全問題

根據(jù)電子檔案所采用的載體及使用環(huán)境，將電子檔案管理中存在的安全隱患分為“硬件”和“軟件”兩個方面。

1. 電子檔案“硬件”方面。電子檔案通過磁盤、磁帶等載體儲存，這類載體成分較復(fù)雜，受外界環(huán)境影響較大，可能會因天長日久、磁電潮濕、意外事故等因素，而出現(xiàn)檔案失真的潛在隱患。也可能與儲存空間的介質(zhì)發(fā)生化學反應(yīng)或生化反應(yīng)，產(chǎn)生霉菌腐蝕、微生物侵害乃至發(fā)霉、變質(zhì)，會破壞記錄信息。這類存貯載體對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等要求較高，耐久性低，易損耗，保存年限低。

2.電子檔案“軟件”方面。從操作錄入方面看，電子檔案一般都具有重寫性，電子檔案都是通過計算機、網(wǎng)絡(luò)進行錄入及查看的，當有修改、變動時不留痕跡，存在著可變性及易丟失性，使電子檔案的真實性和可靠性難以保證；從網(wǎng)絡(luò)使用方面看，由于互聯(lián)網(wǎng)鏈接形式的多樣性和開放性，網(wǎng)絡(luò)極易受到黑客、惡意軟件等攻擊和病毒入侵，使得電子檔案存在泄密、假冒、信息失控、信息污染、信息干擾、信息過剩、信息丟失、信息竊取、原始資料被篡改、人為破壞、銷毀等不安全因素；從計算機硬件方面看，計算機硬件可能因各種原因發(fā)生故障，導(dǎo)致存儲在上面的電子檔案信息丟失，造成難以挽回的損失。應(yīng)用程序和系統(tǒng)程序在編程過程中存在未發(fā)現(xiàn)的錯誤和缺陷，也會使計算機在運行過程中出現(xiàn)意外，造成電子檔案被修改和泄露。同時，計算機技術(shù)的高速發(fā)展，使得計算機軟件、硬件升級換代頻繁，為了保證新舊軟硬件具有兼容性，電子檔案能繼續(xù)使用，就必須將電子檔案轉(zhuǎn)換成新的版式，轉(zhuǎn)換過程中也可能造成電子檔案信息的丟失、失真。

3 加強電子檔案安全管理的主要措施

電子檔案安全觀管理必須強化紅線意識，突出問題導(dǎo)向，通過人防、物防、技防等措施不斷加強和改進電子檔案安全工作。

1.不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作人員要自覺加強業(yè)務(wù)學習，積極參加檔案定期舉辦的檔案學培訓。要有目的地進行相關(guān)知識的自學與研究，快速適應(yīng)電子檔案新生事物，掌握新形勢下電子檔案的安全防護知識。

2.強化檔案人員責任落實。在電子檔案的形成、處理、收集、積累、整理、分類保管和利用等各個環(huán)節(jié)，分別經(jīng)過錄入、審核、審批、公布、發(fā)送等各個環(huán)節(jié)，都有專人負責。要重視每項工作的具體過程，并將過程一一記錄下來，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。從電子檔案的源頭上保證電子檔案的安全。

3.建立健全電子檔案管理相關(guān)制度。建立健全電子檔案管理制度及安全事故問責辦法，把兌現(xiàn)責任、追究責任的機制健全起來。

4.加密存儲。對電子檔案進行加密處理，確保不宜公開的電子檔案的非公開性。對電子檔案進行加密后存儲，沒有對應(yīng)的密鑰進行解密，就難以對電子檔案進行訪問和修改，電子檔案的真實性、完整性和安全性得到保障。對檔案信息進行簽名后存儲，可以保證電子檔案的可認證性。

5.落實使用者權(quán)限的掌控。對電子檔案進行用戶權(quán)限控制，不同的用戶開放設(shè)有不同的權(quán)限，就可以控制用戶對計算機中目錄、子目錄、文件和資料等的訪問，有效保證電子檔案的安全。

6.加強檔案信息操作過程的安全防護。加強加密、簽署、防寫、身份驗證、查殺毒等技術(shù)的應(yīng)用，檔案部門除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，同時也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進行殺毒；以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，應(yīng)用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)后的攻擊事件加強加密、簽署、防寫、身份驗證、查殺毒等技術(shù)的應(yīng)用，設(shè)置訪問權(quán)限和記錄檔、防火墻等，不斷改善電子檔案的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。。此外，檔案部門還需要制定信息安全防護計劃及緊急情況應(yīng)對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關(guān)條文調(diào)整，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的依據(jù)規(guī)。

7.建立電子檔案定期備份的觀念。將檔案信息備份于服務(wù)器中或備份于光碟或磁盤中，當計算機信息系統(tǒng)受損或崩潰而導(dǎo)致電子檔案信息丟失時，可以迅速完整地恢復(fù)數(shù)據(jù)。

8、配備電子檔案專用存儲設(shè)施。在溫度、濕度、避光、防塵、防變形等物理環(huán)境和化學環(huán)境及生化環(huán)境的改善上下工夫，保障電子檔案保存年限及使用壽命。

參考文獻

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