數字化背景下加強聲像檔案管理的途徑探討

吳虹

摘 要：數字化時代為聲像檔案管理工作提供了更有利的手段，高度重視聲像檔案管理數字化的意義與作用，充分應用數字化處理技術與管理模式，促進聲像檔案管理工作效率不斷提升。這樣才能真正實現聲像檔案信息資源的共享，從而提升聲像檔案的利用率，為單位的建設與發展奠定良好的基礎。本文將闡述聲像檔案管理數字化的必要性，并分析其中存在的問題，最后提出了數字化背景下加強聲像檔案管理的策略。

關鍵詞：數字化；聲像檔案；管理

在單位的各項工作與活動過程中會形成大量的聲像檔案，如錄像帶、照片、錄音帶等，具備極高的保存價值。聲像檔案可以將單位發展歷史與科研成果如實反映出來，有著紙質檔案無法比擬的優勢。聲像檔案是單位檔案管理工作中的重要內容，隨著信息化建設的日益加快，必須盡快實現聲像檔案管理的數字化。這樣才能讓聲像檔案應有的價值體現出來，推動單位的快速、長遠發展。

1 聲像檔案數字化的必要性

從以往聲像檔案管理工作來看，因為受到年限、技術等方面的限制，各種珍貴的檔案容易出現損壞、丟失的問題，嚴重影響了檔案的使用價值，也為聲像檔案管理工作增加了更多困難。對聲像檔案中的磁介質信息載體而言，由于缺乏較強的穩定性，在保持期間容易對資料質量造成不利影響，且在頻繁使用的過程中，會逐步加劇聲像檔案的磨損，讓其變得不夠完整，甚至出現不能使用的情況[1]。此外，聲像檔案占據的空間較大，手工檢索效率不高，為解決這些問題，更需要盡快實現聲像檔案的數字化。數字化背景下加強聲像檔案管理工作，能夠最大限度節省保存空間，通過對移動硬盤、光盤等存儲工具的應用，可以讓聲像檔案保存更加安全、可靠。尤其是在提升聲像檔案管理數字化水平后，也便于對聲像檔案的查閱與下載，真正實現聲像檔案信息資源的共享，促進了聲像檔案管理效率和質量的不斷提升。

2 當前聲像檔案管理中存在的問題

在當前聲像檔案管理工作在還有著諸多問題，主要包括以下幾個方面：第一，缺乏較強的聲像檔案歸檔意識。在聲像檔案形成以后，沒有及時進行著錄與歸檔，并作出數字化處理，這樣很多珍貴的錄像帶、照片、錄音帶等資料會出現丟失?；蛘呤且驗槿狈ψ銐虻拇鎯臻g，攝錄人員隨意處理聲像檔案，也會影響其完整性和安全性。第二，聲像檔案管理不統一，為檔案的利用帶來了不便。檔案管理人員思想上不重視聲像檔案管理工作，未及時做好聲像檔案數字化處理工作，很多具備較高保存價值的聲像檔案分散在各個部門，為檔案的查詢、利用帶來了困難。第三，檔案管理人員綜合素質偏低。對聲像檔案管理而言，是一項專業、系統的工作，對檔案管理人員的素質與能力要求較高。但是在實際聲像檔案管理過程中，有的檔案工作者未接受過專業的培訓教育，缺乏足夠的檔案管理知識，不能熟練使用各種現代設備，因而不能勝任聲像檔案管理工作，無法實現數字化管理，聲像檔案管理工作效率很低。

3 數字化背景下聲像檔案管理策略

（一）錄像帶、錄音帶、光盤等數字化管理

利用現代計算機多媒體技術，可以將以往一些錄像帶、錄音帶、光盤等資料轉化成數字形式進行管理，將其數字化后再存入硬盤進行管理，既可以提高聲像檔案管理的保密性、穩定性和安全性，避免聲像資料被損壞，同時歸檔和查閱更方便，能夠顯著提高檔案管理效率[3]。對錄像帶、錄音帶、光盤進行數字化管理，可以根據時間或內容建立相應電子文檔，對其進行分類編目，并命名相應主題，這樣在查閱時輸入相應標號或關鍵詞便可進行檢索，大大降低了檔案管理人員工作量。將錄像帶、錄音帶、光盤等聲像檔案資料轉化為電子文檔進行數字化管理，可便于利用計算機軟件對電子檔案進行信息加工整合，能夠避免聲像檔案管理人員采用傳統手工方式進行信息整合的弊端，降低工作人員工作量，將聲像檔案管理人員從繁瑣的工作中釋放出來，同時還可以顯著提升聲像數字檔案信息利用時效性，相對于紙質檔案來說，數字化管理效率更好，使用更方便快捷。

（二）照片的數字化管理

對于機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數碼照片而言，一般情況下不需要處理，照片上的原始數據，除了記錄了拍攝日期和光圈、感光度等，還具備原始憑證的作用[2]。同時，用數碼相機拍攝的照片檔案，能夠直接通過數據線傳輸到計算機中，在硬盤上進行存儲，在編寫相關程序以后，能夠有效管理和利用這些照片檔案。如果照片檔案通過電子文檔的形式進行保存，其不僅是照片，還是底片，能夠從用戶需求出發，隨時打印出來。針對已經歸檔的紙質照片檔案，若是數量巨大，需要使用掃描儀分批掃描，同時做好標注說明，介紹照片主要內容等。對存儲數碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10 %，如發現問題應及時采取恢復措施。由此看來，照片檔案進行數字化管理，不僅調閱非常方便，還避免了損耗。

（三）統一管理，規范使用

聲像檔案管理數字化建設必須要有相應的數據庫和搜索引擎作為基礎，并且還要制定相應的數字化聲像檔案管理制度來作為保障，確保管理事項的有序進行。管理制定應對管理人員具體工作進行明確規定，定期或不定期檢查聲像檔案資料，保證檔案資料的安全性和保密性。在復制、借閱管理上要嚴格依照相關流程進行，借閱前后都需要仔細檢查聲像檔案，避免發生損壞。除此之外，為了加強聲像檔案的統一管理，可采用分級模式進行，依照聲像檔案資料的來源分部門、內容進行檔案劃分，一些珍貴的聲像檔案資料應盡量不借閱，或僅能在檔案儲存室查閱，提高聲像檔案資料使用的規范性，以此來確保聲像檔案管理的保密性和安全性。

（四）加強內部培訓，構建專業化檔案管理隊伍

聲像檔案管理對檔案管理人員技術要求較高，需要管理員具備較高的工作能力和業務水平，因此必須要重視檔案人員隊伍管理，注重檔案管理人員培訓工作。一是領導人員要加大重視，在召開重要會議或活動時著重強調聲像檔案管理工作的重要性，提高全體員工和檔案管理人員的管理意識[4]。此外，領導人員還要加大聲像檔案管理經費投入，確保數字化管理所需設備齊全，并結合時代形式和自身實際情況對管理設備進行更新。二是重視現有檔案管理隊伍人員專業能力和綜合素質培養，創新人員培訓方法，采用“請進來、走出去”的方式來提升現有聲像檔案管理人員綜合能力，從整體上提高隊伍整體素質。三是做好高素質人才的培養和引入，對于掌握有豐富現代管理知識的技術人才，應充分予以重視，做到人盡其才，為其創造較好工作環境，留住人才，并設定相應獎勵措施，對于工作中表現突出的聲像檔案管理人員予以獎勵。四是重視新職工崗前培訓工作，在入崗前進行針對性培訓，確保其后續管理工作的開展，讓他們能夠盡早熟悉工作，從而積極投入到工作中。

4 結語

總之，通過聲像檔案管理的數字化，可以讓聲像檔案得到永久保存，保證了聲像檔案的安全性與完整性，避免出現損壞、丟失的情況。對此在數字化背景下，同時需要對聲像檔案管理方式進行創新，合理選擇數字化處理軟件，讓聲像檔案得到妥善保存，為今后的查詢、利用提供方便，使之更加規范。真正發揮出聲像檔案應有的作用，為單位各項工作的開展提供可靠依據。

參考文獻

[1]王可.基于數字化的聲像檔案管理研究[J].科技展望，2016，（18）：254.

[2]鄭玉娥.數字化背景下企業聲像檔案管理[J].蘭臺內外，2016，（03）：39.

[3]吳曉輝，劉濤，蔡馨燕.淺談聲像檔案的數字化建設管理[J].電子世界，2016，（11）：93-97.

[4]吳暉.聲像檔案的數字化處理與長期保存對策[J].中國高新技術企業，2016，（09）：176-177.