淺談檔案管理工作在信息時代下的創新

王麗

摘 要：當前的社會在不斷進步，我們已進入到了信息化時代，而新環境下對于檔案管理工作提出了新要求，需要其能夠有效提高工作效率，使相關工作更加準確。檔案管理信息化也正是響應這一趨勢。本文主要對當前形勢下檔案管理工作的創新進行研究，僅作拋磚引玉之用，望為相關工作者的研究提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理工作；信息時代；創新策略

檔案對我當前社會來說是相當重要的資源，它主要就是通過文字、圖像或者聲音等記錄個人、企業以及國家相關的信息，檔案對于個人以及集體都有很重要的作用，因此新時代下需要重視檔案管理工作的開展。當前在我國的相關技術在不斷發展，社會各行業也都開始應用信息技術，傳統檔案管理工作于當前時代下已經不能適應時代的需要，應該有效借助信息技術，對上述工作進行創新，對于工作人員也應該適當革新管理理念，增強新環境下的學習能力以及工作適應能力，把握檔案管理工作創新的實質內涵。

1 檔案管理信息化的內涵

當前我們所處的環境需要創新，這也是刺激社會不斷進步的主要動力。由于信息技術在近些年的快速發展，使得周邊的一系列行業也得到發展。作為人類社會重要的工作，檔案管理也應該緊跟時代的腳步，將傳統的管理工作結合信息時代的先進技術進行有效創新，實現檔案管理信息化，這也是相關工作與時俱進的必然要求。

（一）檔案管理信息化概念

檔案管理工作信息化的內涵，需要在國家相關部門的統一協調下，把現有的信息技術與傳統的檔案管理工作整合，其中包括傳統工作中信息的收集、處理、保存以及查閱等各階段，通過檔案管理信息化建設能夠有效提升對信息與相關資源的使用效率，降低管理工作的成本，并且為大眾提供更好地服務。在檔案管理工作的信息化中，可分為以下三個過程，首先是將信息技術與檔案管理融合，其次就是將通過信息技術實現相關資源的共享與整合，最后就是讓檔案管理工作與社會發展的腳步同步，從而融入到信息化大潮中去。檔案管理信息化從傳統的管理走向了現代化，是科學技術不斷迭代的必然趨勢。

（二）檔案管理信息化的特點

目前我國進行檔案管理信息化建設的總目標就是通過將傳統工作與信息技術的有效融合，從而對相關資源進行整合與利用。其主要涵義就是將檔案管理工作中的相關資源進行信息化，在此基礎之上實現其社會化的過程。這種建設要建立在當前的信息技術基礎上，而不應該無意義地隨意利用資源，應該在技術范圍內去統籌建設，其中還需要相關工作人員具備相應的管理素質，及時革新工作理念，從而跟上時代的腳步。

檔案管理具有以下特點：首先，檔案管理信息化建設的準則需由相關行政部門統一制定，建設中需要遵守法規，檔案管理信息化是將傳統的檔案資源進行電子化，并且在相關工作中融入新的理念與模式，這也是相關行業與政府由傳統的工作走向信息化模式的重要階段。也正是由于檔案信息化建設借助了新興的技術，使得相關資源能夠數字化，工作人員也能夠提高工作效率，有效節省管理成本，這對于我國的檔案管理發展有一定的促進作用。

2 檔案管理信息化建設

（一）基礎設施建設

進行檔案管理信息化建設的前提就是具備相應的硬件設施支持，這也是保障相關工程能夠正常開展的關鍵。因此需要更快地推動我國的相關工作的創新，建立一個全國性的管理平臺，這樣有利于相關部門對相關工程的統一規劃，也需要各個區域的檔案信息化建設平臺能夠緊跟國家檔案管理機構的號召，更快地進行基礎設施的建設。

（二）標準規范建設

對于我國的檔案管理工作的信息化建設需要規范標準，只有在一定的規范之上才能保證相關工作的順利開展。相關工作單位需要充分考慮當地檔案管理工作的現實情況，要根據實際來規劃建設方向與規模，采取國家規定的規范，從而在不斷建設中摸索出適合的道路。不能一味地借助其它地區的建設模式。

（三）信息資源建設

在進行檔案管理信息化建設中，重要的就是對相關信息資源的建設。因為檔案信息資源也是我們社會不斷發展所依賴的資源，有著非凡的意義。檔案管理信息資源的建設應該更好地發揮出信息資源的價值，和有關單位的資源管理、檔案館等部門進行合作，保證相關資源的建設統一。

（四）應用系統建設

應用系統的建設是檔案信息化建設中的技術部分，需要相關部門能夠針對性地提供滿足需要的應用系統平臺，保障其能夠滿足相關工作的基本要求，此外還需要與相關部門規定的標準相符合，實用并且高效。

（五）人才隊伍建設

因為新時代下的檔案管理工作的內涵更加豐富，相關業務也更加繁雜，因此需要更加專業的人員進行管理，尤其是在計算機方面的技能要豐富。相關企業要能夠組織檔案管理人員進行培訓，為相關工作的開展奠定基礎。

3 新時代下檔案管理工作現狀與對策

（一）檔案管理信息化建設現狀

1.人才隊伍較為落后

由于我國在進行檔案管理信息化建設的過程比較短，而且相關工作處于起步狀態，沒有有效地法律體系作為保障，相關工作內容也較為繁瑣，因此對于統籌規劃的人員提出了新的要求。這些檔案管理工作者不僅需要熟練掌握檔案專業方面的內容，還應該懂得信息相關技術，但是當前可能出現的狀況就是有些專家和管理人員在溝通上存在隔膜，這就使得相關工作的技術與管理部分無法銜接得當，也就無形地加大了工作的難度。

對于檔案管理信息化建設來說，是新時代下的一項創新工程，因此需要相關管理人員革新工作理念，提高自身的素質。這項工作具有很大的前瞻性，由于一些工作人員長期處于傳統的工作模式中，因此在觀念上無法接受，在實際工作中也無法擺脫傳統模式的禁錮，導致有些新的管理體系無法被有效應用。

2.缺乏資金支持

當前的檔案管理信息化建設工作是一項浩大的工程，需要政府投入足夠的人力與財力。但是就目前的建設現狀來看，政府對于該工程的投入還沒有達到預期的目標，相關資金無法落實，也就造成了工作無法順利開展。這種現象的產生和檔案管理工作自身的性質也有關系，其中主要包括相關管理人員在相關建設中的態度，有些工作人員習慣了傳統的工作模式，在資金上并沒有努力爭取，在相關工程的建設中缺乏主動性，也就使得檔案信息化建設地較為緩慢。

3.開發利用滯后

檔案管理信息化建設過程較為復雜，其中包括了檔案資源的收集、整理、歸納、入庫等多個過程的信息化，每一個過程都要有響應的規范作為保障，但是目前的建設狀況不容樂觀。比如有些檔案館在實際整理資源時還是通過施工進行錄入等操作，即使有相關設備也沒有進行充分的開發，更不用說用信息技術實現相關資源的程序化管理了。沒有先進的理念作為支撐，也沒有開發出有效的資源管理平臺，導致相關工作在信息的采集、利用上具有滯后性。

4.總體規劃無序

這主要體現在相關工程缺乏政府的統一規劃。缺少了相關單位的整體調動與規劃，使得相關工作無法被統籌落實，很多地方建設多是各自為政，缺乏有序的引導。

5.信息資源整合問題

在進行檔案管理信息化建設工作中的重要步驟就是對相關資源進行整合，這個重任也必須由相關業務部門承擔，但是相關資源整合工作存在缺陷也導致檔案管理工作的開展受阻。這主要體現在以下兩點，在獲取電子信息資源時有很大阻礙，并且對于大量的檔案資源進行數字化存在一定的難度，因為相關工作還處于剛開始的狀態，業務員沒有經驗，一些電子資源的整合也沒有可靠渠道，這就使得很多的信息化工作無法深入開展，都堆積在表層等待解決。此外我國的檔案資源分布較為分散，在相關工作開展的過程中存在安全問題。

（二）檔案管理信息化建設的創新

1.加強人才隊伍的建設

前面已經提到，檔案管理工作信息化建設是一項非常浩大的工程，因此對于相關人員的素質要求較高，需要建立一支懂得信息技術、網絡技術以及檔案專業知識的人才隊伍，為整個工程的開展提供高效的資源整合工作，加快管理工作的創新。

2.增強服務意識

首先需要相關工作人員增強觀念意識，因為如果用傳統的檔案管理工作思想去進行新的工作，在模式上會受到一定的禁錮，因此要能夠將相關工作作為國家信息化不斷發展過程中的重要階段。對于相關信息資源要能夠拓寬其服務領域，從而將信息化工程與國家信息化發展同步，這樣能夠更好地吸引資金，在檔案管理信息化建設中投入更多的人力和財力。

再者就是需要對檔案管理信息化建設進行專業的指導，因為該工作需要得到相關行政部門的支持，在完善相關法律體系的情況下對相關資源合理開發、建設，將檔案資源的價值發揮到最大。在實現檔案管理產業化的過程中，不僅需要大力引入資金，還需要賦予其新的內涵，通過相關資源你的知識化來提升其價值。比如讓檔案管理工作與文化產業進行合作，將經濟收益與文化產權的開發同步，從而擴大其價值領域。

3.需求驅動發展

在進行檔案信息化建設的過程中，也不僅僅需要借助信息技術來建設，還需要擴大社會上的相關需求來刺激相關工程的發展。在工作初始階段，需要進行大量的調研，明確市場的需求，在這基礎之上在進行針對性地建設，這樣就能把控市場的需求與相關建設的方向同步。比如當前人們在索取檔案資源時更加需要的是全文搜索功能，因此可以根據市場需求開發此項功能，此外當前有很多珍貴的歷史檔案，而對于這些檔案就需要加速其數字化的速度，從而更好地保存相關資料。因此在進行檔案管理工作創新的過程依然需要以市場為導向，并且逐步設置階段性的建設目標。

4.加大對信息資源的開發和利用

在進行相關工作創新的過程，重難點就在于對現有資源進行高效的整合與開發。當前我們處于信息化時代，這也為相關工作帶來了很好地發展機會。需要在這種情況下轉變檔案管理理念，樹立以服務為基礎的工作模式，在面向市場需求的過程中加快對相關資源的開發利用。積極引入新技術，將傳統的存在缺陷的檔案管理方法及時摒棄，從而加快對相關資源的利用。

4 結束語

新時代下的檔案管理工作需要不斷創新才能更好地滿足社會日益升級的需求，當然新的時代下檔案管理工作也被賦予了更多的內涵，因此需要與時俱進。當然在進行檔案管理工作創新的同時，還需要維護相關利益，解決當前安全問題較為突出的網絡環境下的一系列問題，從而保證檔案管理信息化建設的安全。要能夠將檔案管理信息化建設與社會的發展更好地結合，讓信息技術從側面刺激檔案管理工作的更好開展，從而不斷實現工作的創新。

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