芻議事業單位財務檔案管理存在的弊端及優化

韋華方

摘 要：隨著事業單位改革的不斷深入，檔案管理工作內容在不斷整合，作為事業單位財務檔案管理來說也需要進行新的調整，基于此檔案管理員的自身業務水平也要不斷強化，在事業單位發展過程中，強化檔案管理，提升其利用價值是非常值得重視的方面，在此，本文分析了相關工作內容，也明確了財務檔案管理過程中的弊端，同時也提出了提高檔案優化效率的有效措施，旨在通過簡明分析，提高認識，也為事業單位財務檔案管理工作盡有效助力。

關鍵詞：事業單位；財務檔案管理；弊端；優化策略

在事業單位財務檔案管理工作中，工作任務較為繁瑣，涉及到諸多財務數據的收集與整理，所以財務檔案管理應該從具體內容出發，通過管理的合理性，提高對于財務檔案的利用效率，也為相關人員提供更加科學的借鑒，下面通過分析，也進一步明確財務檔案利用的價值，以此也能為財務檔案管理的有效發展做出應有貢獻，下面具體分析：

1 事業單位財務檔案管理存在的弊端

1.1 缺乏規范的管理制度

對于財務檔案管理機構的建立，雖然在財務檔案管理規章制度上做了明確規定，但由于財務檔案管理制度的落后，在實際工作中，常常出現崗位設置不明確、檔案借閱查詢流程不規范等問題。很多管理工作人員沒有根據具體規定來進行財務檔案數據的查找與翻閱，同時財務檔案管理部門和其他部門間的協調性不強。在對檔案進行利用的背景下，無法實現便利性與快捷性，同時檔案提取過程中允許工作人員自己提取檔案，所以，檔案的接轉存在不密封的情況，還存在借出時間長而不歸還的問題。另外，還有個別人會將財務檔案抽取出來并涂改，甚至是造假。以上情況對于財務檔案真實性與可靠性，包括機關檔案管理工作的正常開展都具有不利影響，應該給予重視。

1.2 財務檔案管理信息化發展存在缺失

事業單位在財務檔案管理信息化發展過程中仍然存在許多問題。因為紙質財務檔案在裝訂、整理的過程中沒有進行有效的分類，在進行電子檔案管理以后，紙質檔案的歸檔是極為繁瑣、復雜的工程，沒有充分發揮財務檔案信息化管理的優勢。在對認識檔案使用記錄進行分析的過程中，可以發現，財務檔案所服務的對象已經擴展到諸多部門，而財務檔案利用的形式也更加多樣化。通過實踐研究調查顯示，很多單位仍然運用手工操作的形式展開財務檔案管理工作，所以，工作量極大。在這種情況下，檔案跨單位利用很難充分展現管理系統自身的實用性，所以，仍然要有紙質檔案作為支撐，這對于檔案保管工作的開展十分不利，而且會影響到工作開展的效率。

1.3 財務檔案過程的利用率低

首先，財務檔案本身就應該具有有效的利用價值，但從實際事業單位發展過程中看，財務檔案的利用價值不高，也是重要弊端之一，沒有被廣泛使用，財務檔案的存儲過程中都是較為私密的，同時財務檔案管理過程中也有部分檔案屬于政府文件等資料，并沒有很大的利用價值，若有公眾提出想要的財務檔案資源，檔案部門無法提供也是實際問題，所以，在財務檔案的利用價值方面，沒有形成良好的利用效率。其次從財務檔案的整理中涉及到諸多內容，因檔案收集與開放過程中尚且有一定時間，所以財務檔案的利用時效性可能會因保存時間問題受到限制，尤其在財務檔案管理過程中一些重要的財務數據，必須滿足一定要求，才能開放，可以說財務檔案不是新聞，并不存在時效性，這就對于人們的利用產生阻礙，尤其在信息時代，財務檔案管理過程往往與其脫軌，造成了財務檔案信息超載現象，基于時代發展，人們對于財務檔案的關注也會越來越少，這就造成了相關利用率問題低等問題產生。

2 事業單位財務檔案管理的優化途徑

2.1 提升財務檔案管理的意識與重視

要想做好事業單位財務檔案管理工作，必須要從提升財務檔案管理的重視程度著手。事業單位內部必須要意識到財務檔案管理工作的必要性與重要性，切實加強內部的檔案管理意識，檔案管理人員不僅要做好財務檔案管理工作，同時還要做好財務檔案的監督工作，真正形成主人翁意識，針對財務檔案實施細致、嚴格地鑒定與審核，將財務檔案管理機構的協調能力與監管作用充分發揮出來。與此同時，事業單位領導層也必須要意識到財務檔案對事業單位經濟活動開展與發展的重要性，必須要清楚財務檔案管理對提升事業單位科學決策的重要作用，通過領導層以身作則，切實提升事業單位內部員工的財務檔案管理意識，力爭為財務檔案管理工作構建一個良好的內部環境，從而有效保障事業單位財務檔案管理工作的有序進行。

2.2 加強培訓，提高素養

科學技術的不斷發展，使得信息化管理已經成為社會發展的必然，新常態下行政事業單位財務檔案管理工作也必定會朝著電子檔案的管理模式發展。為了滿足這一要求，行政事業單位應該考慮到實際情況來有針對性地培訓檔案管理工作者，提高管理人員的檔案素質，從而培養一只具備綜合素質與素養的管理隊伍。第一，在形式上加強員工的財務檔案培訓，讓財務檔案管理的相關人員擁有學術交流和培訓的機會，利用業務交流會議、專家講座、專業課程學習等多種方式來完成培訓，以此來提高財務檔案管理人員的專業水平。第二，注重內容方面的財務檔案培訓，能夠結合行政事業單位的實際要求來開展財務相關知識、檔案管理以及信息化管理等方面的專業知識內容培訓，以此來完善從事檔案管理人員的知識結構體系，幫助財務檔案管理人員提升工作能力。

2.3 實現對財務檔案規范化的管理

面對當前財務檔案管理現狀，必須改變傳統的財務檔案管理方法，建立完善的會計電算化管理體制，以保證會計檔案工作的順利進行。無論在財務會計檔案裝訂、立卷上，還是在檔案歸檔及銷毀工作上，都必須嚴格按照制定的規范操作。其中，在裝訂會計憑證上，應按照要求使用符合要求的裝訂封皮、黏封裝訂線，并且要求會計人員在黏封處印章。對于封皮表面內容的填寫，嚴格按照規定填寫，并按照相關規定編排順序存檔；在對財務檔案的保存上，應嚴格按照綜合檔案室的要求，將財務檔案移交給綜合檔案室的相關單位，并由財務部門保管。為了保證財務檔案的有效性，嚴格按照《會計檔案管理辦法》中的相關規定，明確規定會計檔案的保管期限，并確保檔案室內保持干燥，配飾相應的防盜、防蛀、防火等安全設施，以保證財務檔案的完整性和安全性。

3 結束語

綜上所述，本文在明確了事業單位財務檔案管理弊端后，又提出了相關的優化策略，基于此，作為財務檔案管理工作人員，應該重視發展，明確相關的管理工作的具體實施策略，同時，應該給予高度重視，在管理過程中要結合本單位的發展與實際，有的放矢的實施各種合理措施，以此推動事業單位財務檔案管理工作能夠更進一步發展。

參考文獻

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