淺談信息時代下檔案管理工作創新路徑

摘 要：檔案管理一直以來都是各大單位的一項重要的后臺管理工作，不僅是因為檔案自身的政治屬性，更是因為其在人們生活中的方方面面所發揮的作用。當前，科技技術已經發展到空前的地步，信息技術的已經被運用到各大行業之中。在這種背景下，如何對檔案管理工作進行創新已成為各大檔案管理部門亟需解決的問題之一。

關鍵詞：檔案管理；信息技術；計算機；信息化

隨著科技的不斷發展，信息技術已經成為各大行業管理工作的重要輔助工具。計算機作為運用信息技術的重要載體之一，也已經變得不可或缺。在當前的信息時代下，各單位的檔案管理工作也必然將由以前的人為管理模式轉變為計算機管理模式。

1 檔案管理工作的現狀

目前，各大單位的檔案管理工作主要表現出兩種現狀。

第一種情況即部分單位目前仍然在沿用以前的老式管理模式，也就是檔案管理工作全程由檔案管理人員專門負責，而檔案也基本是以紙質的形式進行管理。

第二種情況即還有部分單位雖然目前已引入電子檔案管理系統，由專人分別負責檔案錄入、檔案修改、系統維護等，但管理效率仍然沒有得到提高，或者有新舊管理模式混合存在的情況等。

由于檔案的重要性不言而喻，因此對于這兩種情況，檔案管理單位必須及時改進并在計算機管理的基礎上進行創新。

2 檔案管理工作的創新

（一）管理理念的創新

在檔案管理創新正式落實前，單位的檔案管理人員必須在管理理念上有所創新，才能保障檔案管理信息化的順利進行。

一方面，檔案管理人員應當接受信息技術所帶來的新事物，并對檔案信息化的管理辦法進行充分了解，改變傳統的手工歸檔、人工翻閱等管理辦法，從而減少實際操作中的適應期，更快地融入新的管理模式之中。

另一方面，傳統的檔案管理方式具有很大的人為性，檔案的可信度也大打折扣。因此，單位管理部門也應當定期組織檔案管理人員參加培訓，并建立相關的新制度以規范管理人員的行為，以保證檔案管理信息化后的安全性、準確性、有效性。

（二）工作內容的創新

檔案管理的工作內容創新是檔案管理工作的重要環節，而這一點主要可以分為信息錄入、信息修改、信息維護、系統維護四個方面。

首先，在信息錄入方面，傳統的檔案管理模式主要是通過檔案管理人員手工錄入的方式進行。然而，這種方式具有很大的弊端，從而降低了檔案的可信度。對此，在檔案信息化的前提下，檔案的錄入工作全部轉到計算機平臺上進行，因此可以考慮采用當事人在線填寫信息，管理人員多重在線審核的方式進行信息錄入。在這種方式下，不僅保證了檔案信息的真實性和準確性，還提高了檔案管理的工作效率。

其次，在信息修改方面，傳統方式多種多樣，其中一種辦法便是當事人填寫修改信息并發出申請，經管理人員及上級層層審核同意后由其他檔案管理人員予以修改。這種多重審核的方式雖然保證了信息的有效性，但其效率卻十分低下。在檔案信息化后，這種情況將得到很大改善。當事人只需在線修改信息后，由相關管理人員進行在線審核同意后即可由計算機管理系統自動執行修改操作。全過程中不存在任何紙質材料的呈遞和審核，只需當事人輕點幾下鼠標鍵盤即可。

再次，在信息維護方面，傳統方式主要是由專人負責對紙質檔案進行分類整理和定期檢查。然而，對于存在大量檔案資料的單位而言，這種方式的效率往往極其低下，而檔案中存在的錯誤往往也不易被發現。不過，在計算機的協助下，這種情況發生的概率就十分低下了。檔案管理人員只需對檔案數據庫按需進行篩選，即可快速找出所需資料，以便于對檔案進行電子檔案的整理和檢查。當然，技術部門也能夠事先在單位的檔案管理系統中編入程序，以實現檔案數據庫的自檢功能。

最后，檔案信息化為各單位所帶來的一項新工作就是系統維護。我們知道，檔案信息化后，檔案均以電子存檔的方式保存在各單位的檔案管理系統中。然而，考慮到計算機病毒、系統漏洞、黑客入侵等風險因素可能導致檔案數據出現損失，各單位有必要安排專人定期對其檔案管理系統進行維護。維護的內容主要是防火墻的構建與更新，系統漏洞的修補等。值得注意的一點是，系統維護人員與檔案管理人員不應當共用同一套系統訪問密碼，從而防止系統維護人員篡改檔案數據或檔案管理人員在系統中植入后臺程序。

（三）管理制度的創新

在傳統檔案管理中，由于紙質檔案具有相當的靈活性，從而導致“人治”成為最為典型的管理方式。然而，隨著檔案信息化的推進，這種“人治”的管理方式應當逐漸被制度取代。由于電子檔案的客觀性較強，并且系統數據能夠隨時隨地由計算機執行監控，非專業人員隨意篡改其數據的可能性微乎其微。因此，單位上級部門在制定檔案管理制度時通常只需要關注檔案管理人員即可，其主要可以從以下兩點入手。

第一，設立操作制度。考慮到多數檔案管理人員可能從未接觸過電子檔案，也不一定能夠迅速熟悉新的工作方式，單位有必要制定一些具有輔導性質的操作制度，以幫助檔案管理人員迅速過渡。

第二，更新檔案保密制度。檔案保密是檔案管理工作中的重中之重，所以單位應當根據電子檔案的特點及時更新其檔案保密制度。由于電子檔案系統本身具有良好的安全性，因此這項保密制度更多地是針對系統的操作者，也就是系統維護人員和檔案管理人員。首先，雙方絕對不允許共用同一套訪問密碼；其次，在關鍵控制點設置雙人或多人驗證；再次，在數據庫中安裝監控系統，在出現異常訪問時及時通知上級管理部門；最后，嚴格控制各檔案工作人員的系統權限。

（四）其他創新點

檔案管理部門不僅可以從以上三個方面入手進行管理創新，還可以從服務手段、管理手段、人力資源、信息資源等方面進行創新。不過無論從哪一點出發，都應當以單位本身的情況作為出發點。

3 結語

信息化是未來檔案管理的必然趨勢。在這種趨勢下，各單位的檔案管理部門應當積極尋求創新，從而使其檔案管理工作能夠跟上日益增長的檔案管理需求。盡管電子檔案管理系統在各大單位的應用還存在諸多有待改善之處，但不得不承認的是，目前計算機檔案管理的效率已經遠超出人力檔案管理的效率，并且還能夠簡化檔案管理中的繁瑣步驟，克服傳統檔案管理中諸如可靠性不足、安全性不佳等一系列問題。因此，在檔案信息化的趨勢下，單位應當從管理觀念、工作內容、管理制度等方面入手，對檔案管理工作進行針對性地創新，以達到提高單位的檔案管理水平的目的。

參考文獻

[1]許靜.淺談信息時代下高校檔案管理工作的創新[J].亞太教育，2016，11：40.

[2]彭超.淺談信息時代下的醫院檔案管理工作[J].泰州職業技術學院學報，2011，06：44-46.

作者簡介

彭彩景，女，廣西省來賓市人，主要從事檔案管理和秘書工作。