淺述面向檔案信息資源本體的開發

王宏亮

面向檔案信息資源本體的開發是指以已經存在的檔案信息資源本體為開發對象，通過對檔案信息資源本體的分類、排列、提煉、總結等活動實現檔案信息資源的價值提升。

由于在檔案信息資源概念中，檔案信息資源根據加工層次的不同被劃分為三個等級，即一次檔案信息資源、二次檔案信息資源和三次檔案信息資源。因此在研究面向檔案信息資源本體開發的具體方法前有必要先闡述一下這三個等級的檔案信息資源。

一、檔案信息資源本體概述

1、一次檔案信息資源

一次檔案信息資源即檔案本身以及檔案匯編，也就是指記述和反映人們在社會活動、生產活動、科學技術活動中的客觀實際情況和歷史，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像以及其他各種載體的文件材料。檔案本身具有原始性、真實性和可靠性，這使得它在整個信息資源家族中具有非常特殊的地位和作用，是一種極具價值的信息資源。一次檔案信息資源即檔案本身在整個檔案信息資源中數量大、種類多、使用廣、影響大。這些檔案信息資源具有創新性、實用性和學術性等明顯特征，是科技查新工作中進行檔案信息資源對比分析的主要依據。

一次檔案信息資源在檔案信息資源的等級結構中，是研究人員利用頻率最高的檔案信息資源層次，它在科研中具有不可替代的價值。其一，一次檔案信息資源是作者本人依據科研成果而創作的檔案信息資源，這是定義的核心部分，質的規定；其二，一次檔案信息資源的內容必須具有詳盡和系統化的特點；其三，含有前所未有的發明、發現或創造，這也是科研成果自身具有的特點；其四，一次檔案信息資源是公開發表的也包括不公開發表的檔案信息資源。

2、二次檔案信息資源

二次檔案信息資源是指在原始檔案信息資源（一次檔案信息資源）基礎上進行加工、編制而形成的記錄檔案文獻內容特征和形式特征的檔案信息資源系統，包括各種類型的檔案目錄、檔案文摘、索引、指南等形式。

二次文獻型檔案目錄的組織形式應當能夠從不同的角度反映檔案文獻的內容和形式，以便于檔案用戶根據自己的需要來利用檔案文獻，對其管理功能可以不作太多的考慮。“檔案目錄組織是按照科學的規則和方法，把檔案條目組成系統的檔案二次信息系統的過程，也是一個具體的檔案目錄的形成過程，檔案目錄組織是檔案著錄的繼續和發展，它使檔案條目由個體到整體，由無序到有序，形成一個具有獨立檢索意義的目錄形態”。通過組織二次文獻型檔案目錄，由檔案工作者代替檔案用戶完成了信息的初選，把內容豐富、形式多樣的檔案信息簡潔明晰地標示出來，以便檔案用戶能快速檢索到相關文獻。二次檔案信息資源信息服務必須努力做到兩點：一是及時；二是新鮮。

3、三次檔案信息資源

三次檔案信息資源是按照需求，充分利用二次檔案信息資源并對檔案原生文獻的信息進行重組和集成的信息再生產品。其信息的單元是事實、數據、概念、觀點等，其功能是通過易檢方式，集中提供某方面、某類型的信息，這些檔案信息可直接被利用者所使用，而不是像二次文獻那樣僅提供文獻信息的檢索。三次文獻中的參考工具書，主要是對檔案文獻信息進行集成和重組，一般不增加信息含量。但綜述、述評、專題研究等三次文獻，通過對多種檔案信息的比較、研究并提出某種結論、推測和建議，從而增加了信息的含量。

二、面向檔案信息本體開發的方法

1、整理加工型

檔案信息資源非常的豐富，但同時這些信息資源多數處于比較原始的狀態，若要想其被檔案用戶及時準確地利用，從中獲取有價值的檔案信息，我們必須采取一定的手段對檔案中包含的信息進行加工和整理，將原始的檔案材料轉變成信息密集的二次文獻乃至三次文獻。其主要采取檔案著錄、檔案標引、編織檔案檢索工具、檔案編研等方法。

2、翻譯與轉化型

翻譯與轉化型開發，是指根據用戶需求，將不同類型、不同載體、不同形式、不同文種的檔案信息資源進行形式轉換以方便檔案用戶利用的開發活動。這里的翻譯主要是指克服各類語言的限制，將外文檔案資料翻譯成本土語言；轉化是指將檔案信息資源在不同的類型、載體、組織結構、表現形式間轉化。具體來說就是多語言化：將外文的檔案書籍或檔案資料提供借閱或翻譯并出版；多介質化：將口述檔案信息資源、實物檔案信息資源通過筆錄、錄音、拍攝等方式轉化為文獻型的和視頻型的，將網絡檔案信息資源通過下載打印成文獻型的；數字化：文獻型也可以通過一定的技術手段轉化為電子型、傳輸到網絡上成為網絡型；多文件類型化：將 TXT文本轉化為 Word 文檔、CAJ 文檔或 PDF 文檔；多媒體化：將檔案信息內容以文本、圖形、聲頻、視頻等形式結合成多媒體信息形式。在這幾種形式中，數字化、網絡化和產品化、產業化是現時期所開發的重點內容。

3、研究評價型

即通過對某一時期某一學科或某一專題的現有檔案信息資源進行歸納整理和系統分析，從而做出綜合敘述、評價建議，或根據其發展規律，預測未來一段時間的發展動向和趨勢的開發活動。這種開發是一種研究性的再創造活動，其結果將形成三類信息產品：

（1）綜述類：包括各種綜述、科研總結、專題總結、年度總結等。

（2）述評類：包括各種述評、點評和評論等。

（3）預測類：包括各種預測、趨勢分析和未來展望等。

三、兩種模式劃分的意義

1、有利于進一步加強館藏建設

檔案館藏是檔案館工作的基礎和前提，館藏建設也是衡量檔案館工作水平的重要標志。檔案館根據本館的任務，系統地規劃、建立和發展館藏體系的全過程，又稱檔案館藏建設。館藏建設的意義在于檔案館收集和整理文獻，以利用文獻記錄中的知識與情報。館藏建設的目標是經過精心選擇與組織而形成具有特定功能的知識體系。

2、有利于豐富檔案管理策略

面向用戶的檔案信息資源開發模式的實質在于方便用戶充分利用檔案信息資源，所以其管理策略應更注重檔案的智能控制；而面向檔案信息資源本體的開發模式則更注重于檔案的實體控制。

智能控制與實體控制是檔案管理工作中的兩個重要手段或方面，無論是在傳統紙質文件時代，還是在電子文件時代兩個方面的任何一個方面都不可或缺。但實體控制和智能控制在檔案工作中的應用有不同的側重。它們在檔案管理具體工作中具有不同的工作方法，體現不同的特點。在檔案管理的策略上應該以實體控制和智能控制并舉。

三、有利于完善檔案學科體系的構建

對于檔案學科體系，目前不同的學科有不同的見解，如王心海認為，是指檔案學研究的具體內容和范圍，以及由這些具體內容和范圍而形成的互相聯系的理論、觀點和方法的有機整體。任遵圣認為，檔案學的科學體系包括以下內容：

（1）檔案學的整體科學體系結構；

（2）研究各知識單元在檔案學的科學體系結構中居何種位置；

（3）組成檔案學的科學體系結構的各知識單元之間的結合方式，應該要相對穩定。

檔案學科體系，是指檔案學內部分支學科構成的有機整體，它的實質是檔案學的內部結構，而中心問題是檔案學內部各學科分支的劃分和歸屬。對于這樣各種學術見解我們不作深究。但是有一點是無可爭議的，檔案學作為一門獨立的科學學科，已為世人所公認。

隨著時代的飛速發展和檔案工作實踐的不斷豐富，檔案學研究的觸角正逐漸伸向檔案工作的各個領域，使這一學科的研究內容越來越廣泛，范圍越來越寬，檔案學分支學科不斷發展。從一個學科的長遠發展觀點來看，弄清它的科學體系的構建出發點，不僅可以從整體上促進本學科的豐富和發展，而且還將會決定某些分支學科的產生及其發展方向。