服務于農業科技創新的農業科研檔案管理研究

摘要闡述了農業科研檔案的價值和在科技創新中的意義，分析了現階段農業科研檔案管理不利于服務科技創新的狀況，對如何管好農業科研檔案以更好地服務于農業科技創新提出了幾點思考和建議。

關鍵詞農業科研檔案；服務；科技創新

中圖分類號G273文獻標識碼A文章編號0517-6611（2017）17-0199-03

AbstractThe value of agricultural scientific research archives and its significance in scientific and technological innovation were expounded. The status that agricultural scientific research archives management is not conducive to the service of science and technology innovation at the present stage was analyzed. Some thoughts and suggestions on making good management for agricultural scientific research archives were put forward to serve agricultural science and technology innovation.

Key wordsAgricultural scientific research archives；Service；Scientific and technological innovation

作者簡介韓千紅（1968—），女，安徽合肥人，副研究館員，從事檔案管理工作。

收稿日期2017-04-28

農業是弱質產業，農業生產受到自然因素和人為因素的影響，因而科技水平是農業生產可持續發展的重要保障。近年來“大眾創業、萬眾創新”的理念已深入人心，農業科學的發展需要科技創新的引領。農業科研檔案是科技管理工作的重要組成部分[1]，是農業科研人員在科研活動中形成的各種有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等文件材料的總稱[2]。它完整地記錄了農業科研人員課題申報、科研準備、試驗研究、結題鑒定、推廣應用等階段的情況，是一種重要的信息資源，具有潛在的和現實的應用價值。如何管理好農業科技檔案，充分挖掘和利用其價值，以更好地服務于農業科技創新，是農業科研檔案管理人員和科研人員值得思考的問題，同時也是農業科研單位科研管理水平的體現，對農業科研單位的可持續發展有著重要的意義。

1農業科研檔案的價值和在科技創新中的意義

1.1有利于科研手段和方法的創新

農業科研檔案完整地記錄了農業科研人員在各自領域中科學技術研究活動情況，其研究成果通常都是在特定歷史條件下運用新技術、新方法、新成果集合產生的，一定程度上代表了當時的科技發展水平，同時也從某些方面記錄了農業科研活動中存在和發現的一些不足和問題，提出了相應的改進技術和方法。總結、分析農業科研檔案中潛在的這些科技價值，可為農業科研人員提供新思路和新方法，有利于科研手段和方法的創新。

1.2有利于揚長避短，發揮優勢學科強項

科學研究都是在前人研究的基礎上向前推進的，以此推動科學的不斷前進和發展。前人的科研成果資料往往記錄于農業科研檔案中，通過對前人科研成果的統計分析，分門別類，尤其是對學科和專業進行分類歸納和統計分析，可系統地了解本單位多年來在哪些學科、哪些專業方向具有較強的科研優勢，哪些學科或專業是弱勢，以便整合優勢學科和專業，揚長避短，在優勢學科研究方向取得新的研究成果和突破性進展；同時，加強和重視弱勢學科建設，彌補短板，促進學科平衡發展。

1.3有利于總結經驗和教訓，避免走彎路

農業科研檔案在記錄科研活動取得新成果、新技術、新方法的同時，必然會對科研活動過程中阻礙科學研究取得進展的各種約束條件如環境因素、理論和技術支撐不足、學術水平和人才限制、資金缺乏等進行概述和分析，歸納、統計和分析既往農業科研活動中的成功經驗和不足之處，可以避免或少走彎路。

1.4避免低水平的重復研究投入，也可以抑制抄襲等學術不端行為

分析農業科研檔案中科研人員的課題和項目研究情況，可以系統地了解他們已開展過的研究和正在開展的研究項目、采用的方法和手段、已取得的研究成果，比較不同學科和同一學科科研人員的研究情況，及時發現他們開展的研究項目是否雷同或屬于低水平的重復研究投入，并給予提示和警示，同時也可以預防和發現抄襲等學術不端行為[2]。

1.5啟發新思路，開拓新視野

對自己和他人已開展的研究思路、手段和方法進行成功經驗和失敗教訓總結，可以從中挖掘和提煉出新的思路、研究新的科研手段和方法，結合當今農業科技發展狀況和國家、地方農業發展中需要解決的問題，開展新的科學研究，以服務于國家農業發展戰略。

2現階段農業科研檔案管理不利于服務科技創新的狀況

農業科研單位普遍存在有查閱、利用科研檔案要求卻忽視其歸檔管理的現象，普遍存在領導重視不夠，檔案管理法律法規及歸檔制度執行不力，監督考核機制不健全，資金投入不足，管理水平不高，管理難度大，服務形式被動，檔案利用效率低，檔案管理人員綜合素質不高等問題，不利于服務于科技創新，主要表現在以下幾個方面。

2.1農業科研檔案歸檔材料質量不高，影響了檔案的開發利用價值

農業科研單位通常以科研工作為重，“檔案工作說起來重要，忙起來不要，檢查起來抱佛腳”為常態，對檔案的法律法規學習宣傳認識不夠，對視為輔助工作的檔案管理不夠重視。雖然制定了歸檔制度，但沒有配套保證歸檔質量的獎懲措施，沒有將科研檔案歸檔質量納入科研項目負責人年終考核，造成科研人員長期將研究資料擱置身邊，科研原始數據據為己有，缺少研究過程中相關原始記錄，文件材料缺少需要簽字蓋章的原件，人為造成檔案核心資料缺失；還有的立卷檔案封面標題表述不清，項目名稱、起止時間沒有標注。這極大地降低或失去了檔案作為憑證的利用價值，也加大了檢索利用的難度，影響了后續科研人員對項目檔案精髓的挖掘和對前人經驗、智慧的總結。

2.2農業科研檔案管理人員隊伍不穩定，綜合素質不高

許多農業科研單位的檔案管理工作都由綜合辦公室的一名工作人員承擔，學歷、專業、年齡和綜合素質參差不齊，且事業單位檔案工作始終處于幕后的默默奉獻的地位，難以吸引人才，造成從檔人員更換不斷，檔案隊伍極不穩定。由于隊伍不穩定，一些從業人員對檔案理論和業務知識技能掌握不夠，極大地影響了各單位檔案工作的開展。另外，缺乏既有扎實的檔案管理理論和實踐經驗，又有農業科研專業背景，還能熟練應用計算機、網絡知識的復合型檔案管理人才，使得農業科研檔案信息化管理工作沒有人才基礎，不能與時俱進跟上現代檔案管理的步伐。

2.3農業科研檔案數字化、信息化水平低

由于農業科研單位投入檔案管理的經費有限，致使檔案硬件設施設備不完備、信息管理系統軟件應用和更新不及時，檔案存儲主要還是采用紙質材料庫存的形式，檔案載體單一，有的單位甚至沒配備電腦，只有幾個檔案柜，資料整理、分類、擺放都不規范，查找檢索極不方便；缺乏針對農業科研檔案管理實際需要設計的專門軟件和網絡平臺，有的單位局域網建設都沒考慮檔案管理的要求，即使有也只是日常發文收文歸檔，沒有從科研檔案管理實際需求出發。再加上檔案數字化人才短缺，認識不足，多數單位農業科研檔案數字化、信息化工作進展緩慢。

3服務農業科技創新的農業科研檔案管理建議

信息化、網絡化便捷了人們日常生活的方方面面，農業科研檔案管理工作更是要融合高科技手段，改變工作模式，提高工作效率。高科技手段離不開智能化、電子化、現代化的管理設備，對檔案進行合理的整理歸檔，同時促進檔案管理制度與時俱進、充滿時代活力，助推農業科研檔案管理工作服務農業科技創新。

3.1提高檔案管理人員的創新意識

農業科研檔案管理工作應該與時俱進跟上科技創新的步伐，突破傳統管理理念和管理模式的束縛，緊緊圍繞農業科技創新的新要求，抓住農業科研檔案的特點，與農業科研人員一起利用現代信息技術、借助現代技術手段對過去許多有價值、有意義的科研觀點進行研究和分析，為科技創新獲得有價值的信息。

3.2建設一支綜合素質高的農業科研檔案管理隊伍

農業科研檔案管理工作者既要熟悉檔案管理的理論知識、管理流程及技能，還應具備農業科學知識及相關交叉學科、邊緣學科及綜合學科的常識，更應不斷學習緊跟時代步伐，適應網絡化、數字化發展的要求，加強計算機、互聯網、信息技術方面知識的學習，拓展其在農業科研檔案管理上的應用。

3.3建立健全合理的科研檔案管理體制機制（以農業科研院所為例）

合理的科研檔案管理體制機制是科研檔案歸檔材料齊全完整的重要保證，科研檔案歸檔 材料質量提高了才有查考利用的價值，才能為今后的開發利用工作奠定扎實基礎。

3.3.1形成合理的院所兩級管理網絡。農業科研單位（院所）科研檔案應實行統一領導分級管理原則，形成院科研處、辦公室、專業所協同管理，明確職責，即院科研處負責指導和督促課題組科研檔案的歸檔工作，會同院辦公室檔案管理部門督查在研課題的檔案收集保存情況，檢查課題驗收前檔案材料的完整性和規范性；院辦公室檔案管理部門指導各類科研檔案文件材料的收集、整理和歸檔，協助科研處開展在研課題檔案工作督查；研究所確定一名分管所長，專（兼）職檔案員具體指導課題組科研材料歸檔，明確專業研究所課題主持人為課題科研檔案歸檔的第一責任人。

3.3.2建檔做到“四同步”[3]。實行建檔工作和科研工作“四同步”，即下達科研計劃任務時課題建檔；檢查科研計劃進度時檢查在研檔案歸檔情況；課題驗收成果鑒定時完成科研檔案歸檔；成果評獎職稱申報時需檔案管理人員出具歸檔情況證明。從而形成項目檔案立項建檔、過程管檔、驗收存檔、成果歸檔及非項目檔案隨時歸檔的歸檔模式，文件材料歸檔滲透整個課題材料形成階段，確保收集材料無死角，歸檔案卷材料齊全完整，質量高。

3.3.3

建立歸檔工作獎懲制度。 院檔案管理部門對各所屬部門歸檔工作進行檢查，獎優罰劣，將課題主持人科研檔案歸檔優劣納入年終考評計分。

3.4規范農業科研檔案材料收集范圍

3.4.1按科研課題完成的4個階段確立規范的材料收集范圍。

①課題準備階段。收集的材料包括：申請書、可研報告、調研報告，合同（協議）、年度試驗方案、課題經費計劃文件。

②研究實施階段。收集的材料包括：室內（田間）原始記錄，發表的論文（論著），考察、交流、調研材料。

③課題驗收鑒定階段。收集的材料包括：項目技術（工作）總結；引進與育成品種（系）區試、生產試驗材料及推廣應用證明；經費使用決算、審計報告等材料；驗收申請、驗收材料、驗收證書，鑒定申請、鑒定材料、鑒定證書等。

④成果申報階段。收集的材料包括：科技成果申報表、登記表及附件；科技成果獎勵申報及評審材料；著作權、專利權、各種證書的申請、受理、評審材料。

3.4.2完善其他類別項目材料收集。包括國家及部省重點實驗室、工程中心等重大科研平臺的文件材料；科研成果獲獎、證書、獎牌等；科研過程中取得的新品種權、品種審定、軟件著作權、獸藥、農藥、發明專利等各類證書；科研活動中產生的照片、音像等材料；科研活動中產生的電子文件。

3.5與時俱進，加快檔案信息化建設的步伐

農業科研檔案信息化建設是建立在館藏資源數字化、材料收集網絡化基礎上的，一方面可通過構建科研檔案網絡歸檔平臺，將科研文件材料在網絡上運行辦理完畢后及時歸檔，上傳本單位內網平臺；另一方面把不同載體的農業科研檔案資源轉化為數字化信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個結構有序的農業科研檔案信息庫，在做好保密工作、注意網絡安全的前提下實現本單位范圍內資源共享、實現檔案檢索、查詢自動化，便捷利用，提高科研人員利用檔案滿意度[4]。農業科研檔案信息化建設應從用戶需求出發，按信息化建設要求，在推進檔案數字化進程中，做到既重視傳統紙質載體和內容資源的收集又重視新型載體的收集，構建一個門類齊全、內容豐富、載體多樣的檔案信息體系，把不同門類的檔案合理有序地分類、編目、建立網絡平臺，組織上網數據和信息，開發檔案信息在線查詢系統，為用戶適時查詢檔案信息資源，通過電子計算機對檔案信息進行加工存儲和檢索，提高檔案信息處理能力和查找能力。

檔案信息化建設是新形勢下檔案管理的必然趨勢，各單位應加大經費投入，將檔案信息化建設列入單位信息化建設規劃，作為重點推進工作實施。實現從傳統時代向信息化時代跨越，也是服務科技創新的要求。

3.5.1開發檔案信息管理系統軟件。開發切合農業科研檔案歸檔實際應用的系統軟件，實現網上檔案歸檔、檢索、統計以及部分原文閱讀，實現檔案信息管理系統與單位OA（辦公自動化）系統對接以及OA系統中的電子文件在線歸檔。

3.5.2館藏各類檔案文件進行數字化加工。完成館藏各類檔案文件掃描，建立文件級目錄數據庫，對利用頻繁、重要的紙質檔案建立全文數據庫，同時建立照片、音頻、視頻等多媒體數據庫[5]。完成館藏檔案數字化，形成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案室體系。

3.6改變服務方式，充分開發、利用、盤活檔案資源

利用是檔案工作的生命力所在。做好檔案各項基礎工作的同時，突出開發利用檔案信息資源，變被動服務為主動服務，改變坐等利用者上門查詢為根據農業科技創新工作的實際需要對館（室）藏資源進行挖掘提煉，變“死檔案” 為可以適時利用的“活信息”。

3.6.1編制功能互補的檢索工具。編制全宗指南，為科學研究和工作查考提供所需檔案線索，幫助檔案人員熟悉檔案內容，更好地開展檔案的整理、鑒定、檢索、提供利用、編研、對外宣傳報導等工作，提高科學管理水平；文書、科技、會計、音像、實物等不同門類檔案編制案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、分類目錄、專題目錄等不同形式、功能互補的檢索工具[5]。

3.6.2開展多種檔案利用方式。充分挖掘館藏資源，開展多種檔案利用方式。拓展編研新形式，可以創新思路，與各研究所和相關部門聯合編研《科技成果匯編》《專家錄》《自主創新成果匯編》等編研材料；編寫制作《※※※周年》系列書籍、畫冊、宣傳DVD等，對外宣傳、推廣應用成果、擴大單位影響力。

在財力條件允許情況下建立檔案利用新窗口——陳列室，可以利用館藏圖片、實物、電子翻書、視頻等方式展示單位發展歷程、科研成果、人物風貌等。

3.6.3提供創新形式的的檔案服務。在人們生活離不開手機、社交媒體廣泛應用的今天，如何將之引入檔案實踐，豐富檔案服務形式服務于農業科技創新值得思考。現階段應用社交媒體創新檔案服務模式切實可行。以檔案數字化信息化為基礎，引入社交媒體可以提供新形式、多層次的檔案服務內容，社交媒體憑借其強大的資源整合、發布與交互功能提供了檔案實體服務向網絡服務轉變的條件。它既能對現有服務進行變革，也能提供全新的服務形式。傳統檔案服務由人工提供借閱、檢索、編研、咨詢等，利用效率低，利用者滿意度也低。引入微信等社交媒體可以利用廣闊的查閱平臺，利用者打破時空限制隨時隨地根據需要提出查閱請求，在檢索環節上可以增強即時互動性，提高用戶滿意度；在編研環節可以減低傳統編研的出版成本，在編研過程中及時發布階段性成果，及時獲得用戶反饋，接納批評意見，增加了編研出版的開放和交互性，提高了編研的效率和質量；交互性社交媒體如QQ等的引入與查閱者實時互動交流，能及時為用戶答疑解惑。另外社交媒體還能衍生出新的服務方式，如根據用戶需求建立數據庫，定期向利用者推送有針對性的信息內容或解決方案；智能終端APP在溝通交流和信息傳播方面的巨大優勢可以引入檔案實踐，這些社交媒體的應用為手機用戶利用檔案提供了極大方便[6]。社交媒體具有巨大應用前景及影響力，引入檔案實踐后更能讓受眾了解農業科研檔案，挖掘利用農業科研檔案，體現農業科研檔案的價值所在，從而以此為契機形成管好農業科研檔案為科技創新服務的良好氛圍。

參考文獻

[1] 裴翠娟，王雙躍，王興發.對省級農業科研院所科技檔案管理工作的思考：以河北省農林科學院糧油作物研究所為例[J].農業科技管理，2013，32（3）：32-35.

[2] 黃鉞.農業科研檔案信息化構建與問題解析[J].湖北農業科學，2015，54（19）：4921-4924.

[3] 國家科委，國家檔案局.國家科委、國家檔案局關于印發《科學技術研究檔案管理暫行規定》的通知[A/OL].（1987-03-20）[2017-01-21].http：//www.pkulaw.cn/fulltext_from.aspx？Gid=10052.

[4] 郭秀萍.加強農業科研檔案數字化管理的策略探討[J].農業科技管理，2012，31（5）：49-52.

[5] 王莉芳，汪潔，辛紅霞，等.農業科研單位檔案管理探討與實踐：以江蘇省農業科學院為例[J].檔案與建設，2013（10）：67-69.

[6] 黃霄羽，郭煜晗，王丹，等.檔案館應用社交媒體創新檔案服務的內容[J].北京檔案，2017（1）：15-19.