信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用探析

陳海波

摘要：當(dāng)前，我國(guó)已逐漸進(jìn)入信息化的時(shí)代，而信息技術(shù)的迅速發(fā)展與進(jìn)步推進(jìn)了我國(guó)社保檔案管理工作的發(fā)展。信息技術(shù)也逐漸成為社保檔案管理中的最主要的工具，其可以改變傳統(tǒng)檔案管理工作中的弊端，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性，是將來(lái)社保檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 社保檔案 管理 應(yīng)用探析

信息技術(shù)可以為社保檔案信息的接收、傳遞實(shí)現(xiàn)一體化服務(wù)，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)參保人員社保檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和社保信息的社會(huì)共享化。因此相關(guān)部門的工作人員應(yīng)重視信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用，以提升工作效率，促進(jìn)我國(guó)社保檔案管理的健康發(fā)展。本文就對(duì)信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行些一探析并提出相關(guān)建議。

一、社保檔案信息化管理的重要性

（一）社保檔案管理的特點(diǎn)

當(dāng)前我國(guó)社保檔案管理特點(diǎn)主要表現(xiàn)為：管理與服務(wù)對(duì)象具有社會(huì)性，如：我國(guó)當(dāng)前的社保主要對(duì)象是城鄉(xiāng)居民、個(gè)體工商戶、企事業(yè)單位等，而隨著社保范圍的不斷擴(kuò)大，其社會(huì)性逐漸明顯。社保檔案管理作為社保工作中的重要內(nèi)容，故同樣具備較強(qiáng)的社會(huì)性；檔案來(lái)源廣泛，內(nèi)容復(fù)雜，如：社保檔案具備社會(huì)性的性質(zhì)，故檔案涵蓋了各行各業(yè)參保人員，且內(nèi)容對(duì)象復(fù)雜、繁瑣且流動(dòng)性較強(qiáng)，工作量較大。這樣的情況下傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法適用于當(dāng)前的社保檔案信息化管理。

（二）社保檔案管理重要性

社保即社會(huì)保障，是我國(guó)社會(huì)事業(yè)中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，可以為人們提供切身的利益保障，同時(shí)也影響著社會(huì)事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2015年我國(guó)參加城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)的人數(shù)已超過(guò)5億人，并仍處于持續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)。這一發(fā)展現(xiàn)狀增加了我國(guó)社保檔案管理工作人員的工作量，為有效降低其工作量提升其工作效率，相關(guān)部門應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)輔助社保檔案的管理，從而在與時(shí)俱進(jìn)中逐漸提升檔案管理的質(zhì)量。

二、社保檔案信息化管理發(fā)展趨勢(shì)

（一）網(wǎng)絡(luò)化

社保檔案信息化管理發(fā)展具有網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，其具體表現(xiàn)在：相關(guān)工作人員可以將參保人員信息錄入系統(tǒng)中，方便查詢與通知。如：相關(guān)社保部門可以加強(qiáng)與信息技術(shù)部門的合作，為參保人員提供相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)查詢功能。同時(shí)可以通過(guò)信息提示繳費(fèi)，進(jìn)行催款等。另外，參保人員在通過(guò)查詢發(fā)現(xiàn)自己個(gè)人信息出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，可以借助網(wǎng)絡(luò)便利登錄相關(guān)的網(wǎng)站提出修改內(nèi)容。

（二）一體化

其次，社保檔案信息化管理發(fā)展具有一體化的趨勢(shì)，其具體表現(xiàn)在：可以統(tǒng)一對(duì)參加社保人員基本信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，對(duì)其特征進(jìn)行記錄，以此為社保檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。另外，借助信息技術(shù)的一體化可以對(duì)參保人員的繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與繳費(fèi)記錄進(jìn)行監(jiān)控。一體化可以保證社保檔案信息化管理與社保工作相互融合，從而構(gòu)成有效的一體化管理模式。

（三）智能化

另外，社保檔案信息化管理發(fā)展具有智能化的趨勢(shì)，其具體表現(xiàn)在：在社保檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)將符合條件的參保人員進(jìn)行識(shí)別與匯總。如：相關(guān)管理人員可以借助信息技術(shù)設(shè)置自動(dòng)篩選功能，對(duì)60歲以上參保人員進(jìn)行篩選，及時(shí)更新數(shù)據(jù)。另外，可以對(duì)超時(shí)沒(méi)有繳費(fèi)的參保人員進(jìn)行篩選以方便通知。以此可以有效減少工作人員的工作量，同時(shí)有助于提升其工作效率。

三、社保檔案信息化管理方法策略

（一）建立健全的社保檔案管理制度

分析當(dāng)前我國(guó)社保檔案管理模式可以發(fā)現(xiàn)，其是由各地域自行管理。沒(méi)有統(tǒng)一的管理模式，其在一定程度上限制了人才的合理流動(dòng)。為改善這一情況，相關(guān)部門應(yīng)積極建立健全的社保檔案管理制度，如：建立全國(guó)通用的區(qū)分類別，檔案保管期限、編號(hào)與編制檢索工具等檔案管理方法；建立查閱、轉(zhuǎn)出、接收、退出等規(guī)章制度，以實(shí)現(xiàn)社保檔案的款地區(qū)交接，保證并推進(jìn)了人才的合理流動(dòng)。

（二）建設(shè)先進(jìn)的信息技術(shù)管理隊(duì)伍

在我國(guó)傳授的社保檔案管理中，一些工作人員沒(méi)有具備相關(guān)的信息技術(shù)技能，甚至沒(méi)有具備相關(guān)的檔案專業(yè)知識(shí)與技能，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法科學(xué)、規(guī)范的發(fā)展。針對(duì)這一現(xiàn)象，相關(guān)管理人員可以通過(guò)組織參加相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)提升工作人員的知識(shí)與技能，通過(guò)培訓(xùn)使其熟練掌握相關(guān)的信息技術(shù)。另外，可以積極招聘、引進(jìn)一批社會(huì)專業(yè)性人才，通過(guò)嚴(yán)格的測(cè)試與考核為其安排適合的崗位。通過(guò)以上形式逐漸建立起一支先進(jìn)的信息技術(shù)管理隊(duì)伍。

（三）引用先進(jìn)的信息技術(shù)輔助管理

相關(guān)管理人員可以：首先建立起電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，以此實(shí)現(xiàn)集中管理相關(guān)地域的歸檔電子文件。其次可以建立查詢、下載等工具服務(wù)，以此實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與利用。另外，對(duì)社保檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，不斷補(bǔ)充一些新材料以實(shí)現(xiàn)檔案的連續(xù)性。

總而言之，信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作具有重要的促進(jìn)意義，所以相關(guān)工作人員可以通過(guò)建立健全的社保檔案管理制度；建設(shè)先進(jìn)的信息技術(shù)管理隊(duì)伍與引用先進(jìn)的信息技術(shù)輔助管理這些措施來(lái)提高社保檔案管理工作的質(zhì)量，提高工作人員的管理效率，進(jìn)而為我國(guó)的社保檔案管理工作注入新的生機(jī)與活力。