淺談醫院文書檔案管理的規范化和信息化

摘 要：文書檔案管理的水平的好壞是反映醫院在檔案管理水準方面一個重要的指標，會對檔案資料所呈現的完整性和質量形成較大的影響。必須要增強對于文書檔案的規范化和標準化管理，才能真正提升利用文書檔案的效率。本篇文章首先就醫院文書檔案加強規范管理的方法進行了探討，繼而分析了在醫院文書檔案管理當中對于信息技術應用，以期為我國各衛生部門的文書檔案管理工作者提供一些思路。

關鍵詞：醫院；文書檔案；規范化管理；信息技術

1 醫院文書檔案加強規范化管理的方法

1.1 文書檔案管理水平的加強

為了確保醫院在文書檔案的管理工作中更加的規范，院內相關管理人員應該將文書檔案的管理工作提上會議日程，從人力、物力以及財力給予大力的支持。

1.1.1組織保障

將文書檔案的管理工作列入到醫院當下的一個重點的任務去抓，醫院內部成立起由一把手擔任組長，其它分管領導擔任副組長的文書檔案管理工作領導小組，跟每個科室都要簽訂一份文書檔案管理的責任書。

1.1.2人員保障

在任用文書檔案管理人員的時候，應該選擇專業與之相符、思想品德較好、工作態度認真負責的人員，同時要確保其能夠在較長時間內保持工作的穩定。在對文書檔案加以審核的時候，要遵從嚴格、細致、全面、準確的原則，對那些手續不夠齊整，或者不夠真實的材料，嚴格杜絕其歸入到文書檔案當中。

1.1.3物質保障

醫院要加大對文書檔案工作配套設備和設施的資金投入，將檔案室加以重新的裝修和改造，安裝上鐵窗和鐵門，并且配備鐵質的檔案密集柜，對各種設備加以更新，如空調、電腦、打印機、掃描儀、滅火器以及除塵器等，并且對防火、防水、防塵以及防盜等設施加以不斷的完善。

1.2 文書檔案建設的加強

1.2.1規范化

嚴格依據國家相關法規以及醫院對于文書資料管理相關規定，切實做好對文書檔案管理的制度建設。

1.2.2環節化

對文書檔案實施的收集、保管、整理以及更新等環節要設置專門的人員加以管理，要定崗、定期、定責的設置相關工作人員進行交叉方式的審核，從而保證文書檔案的收集具備及時性，整理具備明晰性，保管具備嚴密性，更新具備現勢性以及利用具備嚴密性。負責檔案管理的工作人員一定要保證文書檔案的歸檔具備一定的完整性和準確性，繼而使得對文書檔案進行查閱的時候更加的清晰明朗。

1.2.3培訓化

對負責文書檔案管理工作人員加以專業知識和技能方面的培訓，從而提升他們的管理能力、專業素質以及理論水準。培訓的具體內容應該包含檔案的立卷操作、部門立卷、檔卷展評以及檔案信息化等等。

1.2.4實效化

對醫院的文書檔案進行分類、編號以及存放，保證立卷清晰，從而能夠隨時給業務辦理供給出第一手的文書檔案材料。

1.3文書檔案工作效能的加強

1.3.1方便快捷

將查閱文書檔案的特點加以有機的結合，醫院管理人員應該任用專業的工作人員實現對其管理的文書檔案加以合理的編排以及存放，在查取文書檔案的時候應該做到隨調隨查，并且能夠隨查隨用。

1.3.2主動服務

在對查閱文書檔案進行接待的時候，應該注意創設一種更為優質的查閱環境，時刻為服務質量的提升做出努力，繼而及時、主動并且準確的提供服務。

1.3.3及時歸檔

應該對文書檔案的歸檔加以定期的檢查，防止文檔丟失的情況出現。對文書檔案加以及時的整理和填充，繼而做到對文書檔案的分類精準、外觀整齊以及材料完整。管理人員在實施文書檔案的收集工作時要積極加強自身的責任感，做到細致耐心的展開工作。

1.3.4嚴格防范

醫院管理人員要將單位內部的實際狀況結合起來，繼而制定出一套較為完善針對文書檔案的管理制度，對制度當中的規定要加以嚴格的遵守，實施定期或者是不定期的檢查，將各種防范措施落實到實處。要細致認真的編輯好文書檔案的查取工作臺賬，始終對工作的標準和紀律加以堅守，對進出文書檔案加以嚴格的把關，確保將一切必要的手續履行齊全，從而保證文書檔案的管理工作能夠實現萬無一失。

2 在醫院文書檔案管理當中應用信息技術

近些年來，信息技術得到了高速的發展，這就給文書檔案的管理工作提供了契機，為文書檔案實現規范化管理供給出了非常多的有利條件。在醫院的文書檔案管理工作當中應用現代高新信息技術，實現了信息檢索方式逐步朝著網絡和智能檢索的方向發展，使得文書檔案管理所呈現的利用率得以提升。與此同時，還可以對文書檔案的相關信息資源加以更為良好的加工、提取、分析以及分類，提升了工作效率和質量。而且數字檔案較之以往的書面檔案更加容易查詢、修改以及保存，傳遞起來也十分方便，使醫院在文書檔案管理工作當中所耗費的成本大大降低，使得檔案管理人員重復勞動量得以減少[1]。

2.1 基本內容

計算機技術在醫院文書檔案的管理工作當中的應用是其信息化最為核心的內容之一，其具體表現主要是對文書檔案當中的信息資源采用計算機實現管理，其基本內容包括以下幾點：

2.1.1網絡化

信息化技術的應用讓醫院文書檔案的管理工作從理念、形式以及規模上較之以前都產生了許多新的改變，從以往整體性和獨立性缺失的管理模式逐漸演變成現代化的信息管理模式，從而實現了更為及時的存檔，以及對文本資料加以更為高效的更新。對于文書檔案的服務已然逐漸變化成了將網絡服務作為主體，利用互聯網對醫院文書檔案的相關管理部門提出利用申請即可，在很大程度上提升了對文書檔案應用的效率。

2.1.2信息化

醫院文書檔案在管理工作中信息化的前提就是數字化，醫院相關管理人員應該將信息化技術加以高效的利用，繼而實現對文書檔案更為規范化和程序化的管理，實現管理工作的數字化進程，利用拍攝照片、文件掃描之類的方式將傳統檔案全部轉變成為數字化的文件，這樣就可以對文書檔案的相關資料加以更為高效和大量的處理，同時還能夠對檔案數據信息加以全面的保存、錄入以及查核，非常有利于對文書檔案數據所實施的保護和利用[2]。

2.1.3自動化

讓信息檢索更加的自動化。利用計算機進行的檢索可以實現更多角度的同時檢索，呈現出效率更高、速度更快等特點，這是在傳統的文書檔案管理工作當中所無法呈現的，尤其是在檔案數量比較龐大的時候，這些特點顯現的會更為突出。

2.2 建設措施

2.2.1文書檔案信息化建設培訓的加強

對于文書檔案實施的管理工作應該說是醫院內部最為基礎的一項工作，所以應該切實加強對其信息化培訓的建設。利用集中學習、自學等方式能夠有效的促進文書檔案管理人員對信息化管理認識程度的提升。集中學習可以歸納成兩種方式：①選擇派遣檔案管理工作的業務骨干去參加各級部門組織的培訓課程；②醫院內部定期組織對全部檔案管理人員實施集中化的培訓。而在培訓的過程中應該注意到要將本醫院所具備的實際情況結合起來，同時對一些相關的規范加以細致的解讀。

2.2.2安全性原則的遵循

在現代信息化高度發達的時代中，在實施信息傳播的過程當中應該對其安全性加以高度的重視。而文書檔案的安全通常指的是其利用以及儲存這兩個方面的安全。首先，應該加強文書檔案的安全保密相關工作，將國家相關的法律法規加以充分的結合，讓每一名檔案管理工作人員都能夠樹立起安全保密的基本意識。其次，利用一些技術手段，將文書檔案數據的回復以及備份機制加以及時的設立。最后，為保證文書檔案的安全性，應該盡量去避免醫院文書檔案的內部局域網跟外網相互連接[3]。

3 結束語

總而言之，醫院一定要將以往對于文書檔案實施管理的模式加以轉變，繼而適應新時代的變化，創造出更為新穎、實用的管理流程。創建出一種規范化和信息化程度更高的文書檔案管理模式，這是文書檔案管理工作實現現代化的一個基本的要求，更是管理水平提升的必經之路，只有這樣才能給醫院現代化管理的實現提供了有力的支撐和保障。

參考文獻

[1]陳家義.醫院文書檔案管理工作[J].中國醫學創新，2012，23 （10）：120-124.

[2]史群.文書檔案管理人員應加強修養、提高素質[J].大家健康 （學術版），2013，18（19）：143-146.

[3]房云鵬.醫院文書檔案管理創新的有效途徑研究[J].蘭臺內外，2013，22（05）：156-160.

作者簡介

薛冰（1982-），女，上海，本科，畢業于上海中醫藥大學，經濟師。