辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作探討

曹梅

摘 要：辦公室工作是企業(yè)管理的重要組成部分，辦公室工作中文書(shū)檔案的整理和歸檔工作又是重中之重。文書(shū)檔案記載著企業(yè)發(fā)展的歷程，可以真實(shí)反映出企事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中出臺(tái)的一系列制度，反映出企事業(yè)單位的決策，還可以真實(shí)的記錄政府部門(mén)、組織或團(tuán)體在一段時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)的問(wèn)題和改進(jìn)的措施及效果。文書(shū)檔案的收集和歸檔工作關(guān)系到企事業(yè)單位的整體效益和管理效益，我們要保證文書(shū)檔案的完整和真實(shí)。本文指出了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔的重要意義，分析了當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作存在的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出了改進(jìn)的建議和措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書(shū)檔案；收集與歸檔

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各事業(yè)及企業(yè)單位對(duì)辦公室管理工作提出了更高的要求，文書(shū)檔案收集、整理、歸檔等工作是辦公室基礎(chǔ)性的工作之一，對(duì)提高企事業(yè)單位的管理水平有著至關(guān)重要的作用。辦公室文書(shū)檔案涉及的內(nèi)容很多，包括會(huì)議決議、文件、單位規(guī)章制度、工作計(jì)劃、人員評(píng)價(jià)管理資料、單位工作運(yùn)作資料等等，做好這些檔案的收集和歸檔關(guān)系到企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策提供科學(xué)的依據(jù)，因此，必須高度重視文書(shū)檔案的管理工作。

1 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔的重要意義

1、文書(shū)檔案管理工作至關(guān)重要

辦公室的文書(shū)檔案資料眾多，主要記錄辦公室的具體工作，辦公室的一個(gè)重要職能就是做好文書(shū)檔案的收集、整理與歸檔。對(duì)一些資料和文件進(jìn)行及時(shí)整理，有助于推動(dòng)辦公室管理工作水平的穩(wěn)步提升，有利于提高企事業(yè)單位的管理效率。辦公室文書(shū)檔案的收集和整理工作要依靠專(zhuān)業(yè)的辦公室人員，要提高工作人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的管理。

2、文書(shū)檔案主要用于記錄單位的發(fā)展歷程

辦公室的文書(shū)檔案主要記錄的內(nèi)容有企事業(yè)單位的基礎(chǔ)資料、單位的發(fā)展演進(jìn)、會(huì)議資料、決策資料、人員資料、重大事項(xiàng)資料、員工管理制度、員工管理?xiàng)l例等等，涉及單位管理工作的方方面面。這些信息和資料都反映著單位的發(fā)展歷程和變化，還有單位開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的目的和真實(shí)效果。對(duì)企事業(yè)單位在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程用書(shū)面材料記錄下來(lái)，并進(jìn)行科學(xué)的收集和歸檔，可以供單位查閱，為決策提供依據(jù)，未考核提供參考資料。

3、有助于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)的決策

文書(shū)檔案是辦公室實(shí)際工作中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件以及電子文件，企事業(yè)單位做好文書(shū)檔案的收集和整理可以為后續(xù)的工作提供參考的資料，為單位管理者做出科學(xué)合理的決策提供必要的依據(jù)。管理者可以通過(guò)查閱原始資料，掌握單位的發(fā)展情況和發(fā)展方向，進(jìn)而結(jié)合企業(yè)的顯示狀況，制定貼近單位發(fā)展實(shí)際的重大決策。

2 辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔中的問(wèn)題

1、文書(shū)檔案的收集和歸檔不夠重視

部分企事業(yè)單位對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性，尤其部分企事業(yè)單位的管理人員重視企業(yè)生產(chǎn)和事業(yè)單位發(fā)展，忽略了檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)自身要求不高，不重視基礎(chǔ)資料管理，只重視一些重大事件資料的收集與整理，如紅頭文件等等，對(duì)于一些基礎(chǔ)資料的管理力度不夠。目前，我國(guó)企事業(yè)單位辦公室工作的一個(gè)弊端是文書(shū)檔案信息不齊全，信息存在缺損現(xiàn)象，工作人員責(zé)任心有待進(jìn)一步提高，文書(shū)檔案的收集和歸檔工作力度較為薄弱。

2、文書(shū)檔案收集不全面

目前，在辦公室文書(shū)檔案管理工作中存在一個(gè)顯著的問(wèn)題就是文書(shū)檔案收集不夠全面，檔案管理人員在收集檔案時(shí)不細(xì)心，忽視了一些基礎(chǔ)資料和松散資料的整理和收集。對(duì)于任何一個(gè)企事業(yè)單位而言，文書(shū)檔案資料的內(nèi)容十分龐雜，材料來(lái)自的渠道眾多，材料價(jià)值也各不相同，文書(shū)檔案的遺漏和丟失現(xiàn)象依然存在，導(dǎo)致企事業(yè)單位信息泄露，威脅到企事業(yè)單位的安全。

3、檔案收集及歸檔管理人員素質(zhì)有待提高

目前，企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，部分檔案管理人員在實(shí)際開(kāi)展工作的過(guò)程中缺乏責(zé)任心，缺乏系統(tǒng)的管理意識(shí)，注重對(duì)重要文件的收集和整理，忽視了基礎(chǔ)資料的整理和歸檔，導(dǎo)致很多資料缺失和數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤等問(wèn)題。其次，企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員的管理和培訓(xùn)力度不夠，使部分檔案管理人員不具備專(zhuān)業(yè)化的文書(shū)檔案收集與歸檔的技能，檔案管理質(zhì)量有待提高。

4、管理方式與技術(shù)落后

部分企事業(yè)單位的辦公室文書(shū)檔案管理工作還停留在較為傳統(tǒng)的管理模式上，文書(shū)檔案收集和歸檔方式及技術(shù)較為落后，大量采用人工的方式，導(dǎo)致檔案收集和歸檔工作效率較低，檔案管理工作開(kāi)展存在一定的難度。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)對(duì)辦公室檔案的管理水平提出了更高的要求，檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，采用多元化創(chuàng)新的技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案收集和歸檔方式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。

3 辦公室文書(shū)檔案收集及歸檔的有效策略

1、加強(qiáng)檔案收集與歸檔工作的宣傳

企事業(yè)單位要做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作的宣傳，使員工意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性。首先，企事業(yè)單位可以通過(guò)編制簡(jiǎn)報(bào)的形式加大檔案管理工作的宣傳力度，提高員工的責(zé)任意識(shí)和管理能力，建立文書(shū)檔案管理目標(biāo)。其次，擴(kuò)大文書(shū)檔案工作的宣傳范圍，利用多媒體技術(shù)提升宣傳效率，規(guī)范檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，定期核查檔案室?guī)齑妫l(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施處理。通過(guò)加強(qiáng)宣傳，加深對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視。

2、建立健全的文書(shū)檔案管理制度

企事業(yè)單位要建立健全文書(shū)檔案管理制度，內(nèi)容涉及檔案的收集與歸檔的方式方法，使文書(shū)檔案收集與歸檔工作有章可循。文書(shū)檔案管理制度中要規(guī)定文書(shū)檔案收集的范圍，那些資料可列入收集范圍，哪些資料沒(méi)有價(jià)值不用收集，還要明確收集與歸檔的時(shí)間，做好各項(xiàng)記錄，表明檔案保存的時(shí)限。制定詳細(xì)的文書(shū)檔案管理細(xì)則，確定檔案編碼、做好歸檔，確定文書(shū)檔案的存放位置，提高檔案管理的質(zhì)量。

3、采取有效措施提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想保證辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔的質(zhì)量，首先要從管理人員身上入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，企事業(yè)單位要定期開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，提高員工的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能，幫助管理人員樹(shù)立正確的責(zé)任意識(shí)和管理觀念，進(jìn)而提升文書(shū)檔案的收集與歸檔的水平。辦公室工作人員在日常工作中要注意做好文檔分類(lèi)，為文書(shū)檔案的收集與歸檔工作打好基礎(chǔ)。

4、創(chuàng)新文書(shū)檔案收集歸檔工作方式和技術(shù)

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案收集和歸檔工作較為被動(dòng)，且人工工作效率較低，因此，創(chuàng)新文書(shū)檔案收集與歸檔形式，采取新的技術(shù)完善檔案管理體系是至關(guān)重要的。首先，要建立單位的文書(shū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，方便管理人員做好檔案收集與整理，利用信息技術(shù)做好編碼，將文檔信息輸入電腦，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，方便文檔歸檔和查閱，進(jìn)而提高文書(shū)檔案的管理效率，提升檔案資料的價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

受傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式的影響，辦公室文書(shū)檔案管理工作存在一些亟待改進(jìn)的問(wèn)題，相信企事業(yè)單位通過(guò)建立完善的管理制度，加大宣傳力度、提高員工素質(zhì)、創(chuàng)新工作方式等措施，提高文書(shū)檔案收集及歸檔工作的質(zhì)量，進(jìn)而為單位決策提供依據(jù)，為促進(jìn)企事業(yè)單位的快速發(fā)展提供保障。

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